Grâce à sa fonctionnalité d'import de données, Digiforma vous permet d'importer facilement vos bases de données apprenants via un fichier Excel (matrice). Vous pouvez ainsi centraliser l'ensemble de vos données sur votre compte en vue d'une utilisation optimale du logiciel.
🚀 Place à la pratique
Rendez-vous dans le menu « Données > Apprenants », cliquez sur l'option « Importer » puis sur le lien hypertexte contenant le tableau Excel :
Vous êtes alors redirigé vers une nouvelle page depuis laquelle vous pouvez télécharger la matrice spécialement conçue pour l'import des données de vos apprenants.
Ce fichier Excel vous servira de base pour le transfert de vos données apprenants. Il se présente comme suit 👇
Une fois la matrice d'import téléchargée, insérez-y l'ensemble de vos données par copier / coller, sans modifier l'ordre et le titre des colonnes.
⚠️ Attention aux cellules vides lors d'une mise à jour : si vous importez un fichier pour mettre à jour des fiches déjà présentes dans Digiforma, une cellule laissée vide écrase (supprime) la donnée existante correspondante. Ne laissez une cellule vide que si vous souhaitez effacer cette information ; sinon, reportez-y la valeur actuelle. Pour l'ajout de nouvelles fiches, une cellule vide reste simplement non renseignée.
La couleur jaune indique le caractère obligatoire de certaines colonnes. Pour les données Apprenants, il s'agit des colonnes « NOM » et « PRENOM ». Il est impératif d'y inscrire des données, faute de quoi l'import ne pourra pas aboutir.
Les colonnes « EMAIL » et « CODE INTERNE » ne doivent comporter que des valeurs uniques.
Pour la bonne réussite de votre import, assurez-vous que ces colonnes sont correctement renseignées !
Après avoir renseigné les informations de vos apprenants dans la matrice conformément aux consignes, retournez sur votre compte Digiforma pour continuer l'opération. Depuis la page « Importer ou mettre à jour ses données apprenants », sélectionnez l'option « IMPORTER UN FICHIER.XLSX », qui vous dirige vers votre stockage. Sélectionnez alors la matrice d'import complétée des données des apprenants que vous souhaitez ajouter à votre espace Digiforma.
À la fin de l'opération, un message de succès précisant le nombre d'apprenants importés s'affiche automatiquement.
⚙️ Ajout de champs personnalisés
En dehors des champs disponibles par défaut (noms, prénoms, emails, statuts, adresses, etc.) pour remplir votre base de données apprenants, vous pouvez créer des champs personnalisés pour compléter précisément votre base. Pour les créer (page Configuration > Champs personnalisés ou directement depuis une fiche), consultez l'article Comment fonctionnent les champs personnalisés ?
Ces champs sont pris en compte lors de vos imports, afin de préserver la cohérence de votre base. Pour alimenter un champ personnalisé, il suffit de créer une nouvelle colonne dans votre matrice d'import, avec l'intitulé exact du champ personnalisé en en-tête, puis de renseigner les valeurs. Les champs personnalisés n'ont pas besoin d'être obligatoires pour être alimentés à l'import.
💡 Si un champ personnalisé est paramétré comme obligatoire, toutes les lignes de la colonne correspondante devront être remplies dans votre matrice. À défaut, l'import ne pourra pas s'effectuer.
Les règles à suivre :
L'identification de l'entreprise de l'apprenant peut se faire via le nom de l'entreprise (à condition qu'il soit unique dans vos données), le numéro SIRET ou le code interne de l'entreprise. L'entreprise doit donc déjà être présente dans votre base de données Digiforma pour que cela fonctionne.
Le champ FONCTION ne sera enregistré que si une ENTREPRISE et le STATUT « Employé » sont sélectionnés.
Les colonnes suivantes sont conditionnées à ces valeurs précises, ou à une case vide :
CIVILITÉ : « M » ou « Mme »
STATUT : « Particulier », « Indépendant » ou « Employé »
MODE ACTIVITÉ PRINCIPALE (DPC) : « Libéral », « Mixte », « Salarié » ou « Service de santé des armées »
LANGUE : « en » ou « fr »
NB : pensez également à vérifier que votre fichier ne contient pas de doublon pour limiter les erreurs et garantir la fiabilité de vos données.
💡 Comprendre les erreurs
Le logiciel détecte automatiquement les erreurs à l'origine d'un éventuel échec de votre import, pour vous aider à identifier les corrections à apporter. Cela peut se présenter dans les cas suivants :
Absence de données dans les colonnes obligatoires « NOM » et « PRENOM »
Modification d'un ou plusieurs noms de colonnes de la matrice (❌ ici, modification de la colonne EMAIL en COURRIEL ❌)
Absence de l'entreprise dans la base de données entreprises de Digiforma
Valeurs uniques (EMAIL et/ou CODE INTERNE) en doublon
Une fois votre base importée, vous pouvez créer une session afin d'y intégrer vos apprenants nouvellement importés.