Digiforma vous permet d'ajouter des champs personnalisés à vos fiches client, entreprise, apprenant, financeur ou lieux de formation dans votre base de données.
⚠️ Note : Cette fonctionnalité est disponible en option. Pour en savoir plus, contactez notre support ou consultez votre abonnement.
Présentation des champs personnalisés
Cette fonctionnalité permet d'enrichir votre gestion quotidienne via plusieurs leviers :
Personnalisation des fiches : Ajoutez des champs spécifiques (ex: Maître d'apprentissage) directement dans vos bases de données.
Automatisation documentaire : Utilisez ces champs comme balises dynamiques dans vos modèles de documents.
Collecte de données : Intégrez ces champs dans vos formulaires de préinscription et votre catalogue en ligne.
Analyse de données : Utilisez ces champs comme colonnes de filtrage dans vos rapports d’activité.
Créer et paramétrer un champ personnalisé
Procédure de création
Pour ajouter un champ, suivez ces étapes :
Rendez-vous dans le menu Données.
Sélectionnez la base de données souhaitée (ex : Apprenants).
Cliquez sur l'onglet Champs personnalisés.
Types de champs disponibles
Vous pouvez choisir parmi plusieurs formats selon la donnée à collecter :
Texte : Pour du texte libre court (ex : un nom).
Paragraphe : Pour des commentaires ou remarques longues.
Date : Pour sélectionner un jour précis (ex : date de naissance).
Nombre : Pour des valeurs numériques uniquement.
Vrai/Faux : Pour des choix binaires (ex : documents reçus ?).
Liste déroulante : Pour proposer un choix prédéfini. Cliquez sur la flèche en bas à droite du champ lors de la création pour ajouter vos options.
Focus sur la liste déroulante
Celle-ci fonctionne comme les autres champs et peut même être utilisée comme balise dans les modèles de documents personnalisés. Pour ajouter vos différentes options, il suffit de cliquer sur la petite flèche en bas à droite du champ lors de sa création !
Une fois la flèche sélectionnée, renseignez les choix de la liste déroulante avant d'enregistrer les modifications :
Vous retrouverez ensuite cette liste dans les différents emplacements pouvant contenir des champs personnalisés, par exemple ci-dessous dans la fiche de contact d'un apprenant :
Options de paramétrage
Chaque champ dispose de trois réglages fondamentaux :
Label du champ : Le nom ou la question qui apparaîtra sur la fiche.
Suggestion du champ : Un exemple de format attendu pour guider l'utilisateur.
Obligatoire : Rend la saisie indispensable pour enregistrer la fiche ou valider un formulaire.
Organiser l'affichage
Pour modifier l'ordre d'apparition des champs dans vos fiches ou formulaires, utilisez la flèche située à gauche du champ pour effectuer un glisser-déposer.
Utiliser les champs dans les outils Digiforma
Insertion dans les modèles de document
Une fois créé, un champ devient une balise utilisable.
Les balises sont segmentées par origine : un champ créé en base "Apprenants" sera disponible uniquement pour les documents liés aux apprenants (ex : convocations).
Utilisez la barre de recherche à droite de l'éditeur pour trouver votre balise et effectuez un glisser-déposer dans le document.
👉 Pour plus de détails concernant la personnalisation de vos modèles de documents, nous vous conseillons cet article !
Configuration des pages de préinscription
Vous pouvez afficher ces champs sur vos formulaires de préinscription (individuels ou catalogue en ligne) :
Accédez à la configuration du formulaire via l'onglet Initialisation de votre session.
Cochez la case correspondante dans la section Champs personnalisés.
Note : Vous pouvez rendre le champ obligatoire spécifiquement pour ce formulaire, même s'il ne l'est pas par défaut.
Pour plus de détails concernant le paramétrage de votre formulaire de préinscription publique, nous vous conseillons cet article !
Analyse dans les rapports d’activité
Les champs personnalisés s'ajoutent comme des colonnes exploitables dans vos rapports.
Allez dans votre rapport d'activité.
Cliquez sur "Choisir les colonnes" pour faire apparaître vos champs personnalisés et filtrer vos données.
👉 Pour plus de détails concernant l'utilisation des rapports d'activité, nous vous conseillons cet article !
Importation de données en masse via Excel
Il est possible d'alimenter vos champs personnalisés lors d'un import Excel :
Téléchargez la matrice Excel depuis l'onglet Données > Apprenants
Copiez l'intitulé exact de votre champ personnalisé créé dans Digiforma.
Créez une nouvelle colonne à la fin du fichier Excel en collant cet intitulé en entête.
Renseignez les données et importez le fichier.
👉 Pour plus de précisions concernant l'import Excel de vos bases de données, nous vous conseillons cet article et pour la mise à jour de vos bases de données ce sera plutôt cet article.