Grâce à sa fonctionnalité d'import de données, Digiforma vous permet d'importer facilement et de mettre à jour vos bases de données intervenants via un fichier Excel (matrice). Vous pouvez ainsi centraliser l'ensemble de vos données sur votre compte en vue d'une utilisation optimale du logiciel.
⚠️ Ajouter un intervenant consomme votre quota d'intervenants inclus dans votre abonnement. Si votre quota est atteint, l'ajout sera bloqué et vous devrez faire évoluer votre abonnement. Vérifiez votre quota disponible avant l'ajout.
🚀 Place à la pratique
Rendez-vous dans le menu « Données > Intervenants », cliquez sur l'option « Importer » puis sur le lien hypertexte contenant le tableau Excel :
Vous pouvez maintenant ouvrir la matrice spécialement conçue pour l'import des données de vos intervenants 👍
La matrice se présente comme suit 👇
Une fois la matrice d'import téléchargée, insérez-y l'ensemble de vos données par copier / coller, sans modifier l'ordre et le titre des colonnes.
⚠️ Attention aux cellules vides lors d'une mise à jour : si vous importez un fichier pour mettre à jour des fiches déjà présentes dans Digiforma, une cellule laissée vide écrase (supprime) la donnée existante correspondante. Ne laissez une cellule vide que si vous souhaitez effacer cette information ; sinon, reportez-y la valeur actuelle. Pour l'ajout de nouvelles fiches, une cellule vide reste simplement non renseignée.
La couleur jaune indique le caractère obligatoire de certaines colonnes. Pour les données Intervenants, il s'agit des colonnes NOM et PRENOM. Il est impératif d'y inscrire des données, faute de quoi l'import ne pourra pas aboutir. Pour la bonne réussite de votre import, assurez-vous que ces colonnes sont correctement renseignées.
Après avoir renseigné les informations de vos intervenants dans la matrice, retournez sur votre compte Digiforma. Depuis la page « Import d'intervenants », sélectionnez l'option « IMPORTER UN FICHIER.XLSX », qui vous dirige vers votre stockage. Sélectionnez alors la matrice d'import complétée des données Intervenants que vous souhaitez ajouter à votre base Digiforma :
À la fin de l'opération, un message de succès précisant le nombre d'intervenants importés s'affiche automatiquement.
⚙️ Ajout de champs personnalisés
En dehors des champs disponibles par défaut (noms, prénoms, emails, statuts, adresses, etc.) pour remplir votre base de données intervenants, vous pouvez créer des champs personnalisés pour compléter précisément votre base. Pour les créer (page Configuration > Champs personnalisés ou directement depuis une fiche), consultez l'article Comment fonctionnent les champs personnalisés ?
Ces champs sont pris en compte lors de vos imports, afin de préserver la cohérence de votre base. Pour alimenter un champ personnalisé, il suffit de créer une nouvelle colonne dans votre matrice d'import, avec l'intitulé exact du champ personnalisé en en-tête, puis de renseigner les valeurs. Les champs personnalisés n'ont pas besoin d'être obligatoires pour être alimentés à l'import.
💡 Si un champ personnalisé est paramétré comme obligatoire, toutes les lignes de la colonne correspondante devront être remplies dans votre matrice. À défaut, l'import ne pourra pas s'effectuer.
Lors de votre import, faites bien attention aux points suivants :
Les colonnes suivantes sont conditionnées à ces valeurs précises, ou à une case vide :
CIVILITÉ : « M » ou « Mme ».
STATUT : « Externe » ou « Interne ».
MODÈLE TARIFAIRE DE L'INTERVENANT : « Au forfait », « Par heure » ou « Par jour ».
LANGUE : « en » ou « fr ».
La date de naissance doit être au format « JJ/MM/AAAA ».
Les colonnes « EMAIL » et « CODE INTERNE » ne doivent comporter que des valeurs uniques.
NB : pensez également à vérifier que votre fichier ne contient pas de doublon pour limiter les erreurs et garantir la fiabilité de vos données.
💡 Comprendre les erreurs
Le logiciel détecte automatiquement les erreurs à l'origine d'un éventuel échec de votre import, pour vous aider à identifier les corrections à apporter. Cela peut se présenter dans les cas suivants :
Absence de données dans les colonnes obligatoires « NOM » et « PRENOM »
Modification d'un ou plusieurs noms de colonnes de la matrice (❌ ici, modification de la colonne RUE en LOCALITE ❌)
Valeurs uniques (EMAIL et/ou CODE INTERNE) en doublon
Format incorrect des données dans la colonne « Date de naissance »
⌛️ N'attendez plus, vous pouvez dès à présent créer une session afin d'y intégrer vos intervenants nouvellement importés !