1. Découvrir le fonctionnement du Tunnel de vente
Grâce à son outil de Gestion commerciale aussi appelé CRM (Customer Relationship Management), Digiforma vous permet de gérer le cycle de vie complet de vos prospects depuis la détection d'une affaire jusqu'à la conclusion de la vente et son suivi.
Paramétrer son Tunnel de vente
Il est possible de paramétrer les noms des colonnes de votre Tunnel de vente afin de le faire correspondre au cycle de vie de votre client. Pour cela, depuis le menu "Gestion Commerciale > Tunnel de vente" il est nécessaire de cliquer sur Configuration :
Sur la page qui s'affiche vous allez donc pouvoir personnaliser le nom des colonnes et leur nombre :
Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des motifs de perte des opportunités, je vous invite à lire notre article dédié 📖
Filtrer ses opportunités
Dans votre Tunnel de vente vous pouvez filtrer vos opportunités afin de mieux gérer le suivi de vos prospects et clients. Vous pouvez ainsi trier vos opportunités suivant différents filtres :
Par Statut de l'opportunité :
Par gestionnaire ou commercial associés à vos opportunités :
En fonction d'une plage de date définie, que ce soit la date de la session rattachée à l'opportunité ou la date de l'opportunité en question :
Pour rappel, la "date de fin" de l'opportunité correspond à sa date de cloture. Vous retrouverez plus d'informations à ce sujet dans cet article : A quoi correspond la date de clôture d'une opportunité ? ⬅️
Ou encore en fonction d'informations relatives au type de session (Inter/Intra) et au type de client (Particulier-Indépendant ou Entreprise). Ces filtres sont accessibles via le bouton "Tous les filtres" :
Enfin, pour faciliter la lecture de votre tunnel de ventes, vous avez la possibilité de choisir l'ordre d'affichage de vos opportunités via le bouton "Tri". Sélectionnez d'abord le champ sur lequel le tri se basera (nom de l'opportunité/date de session/montant de l'opportunité) puis l'ordre d'affichage (croissant ou décroissant).
2. Création d'une nouvelle opportunité
Parfois appelée "affaire" ou "projet commercial", une opportunité peut être créée dès la prise de contact avec un prospect, qu'elle soit entrante (ex : pré-inscription sur votre catalogue en ligne) ou sortante (ex : prospection téléphonique).
Notez qu'une opportunité correspond au suivi d'une nouvelle affaire (ou projet), mais peut tout à fait être créée pour un client déjà présent dans votre base de données Digiforma qui a déjà participé à une de vos formations et pour lequel vous avez déjà créé d'autres opportunités.
1️⃣ La page d'opportunité étant désormais bien définie, rendez-vous en haut du Tunnel de Vente, puis cliquez sur "Créer une opportunité entreprise ou particulier" selon le type de client entrant dans votre tunnel de vente :
Notez que dans la vue globale de votre suivi commercial montrée ci-dessus, chaque carte / vignette dans les différentes colonnes représente une opportunité. En cliquant dessus vous serez également redirigé sur la page d'opportunité correspondante.
2️⃣ Sur la page suivante, déterminez :
Le nom de votre opportunité avec votre prospect ;
Le prospect à l'origine de cette opportunité.
Tapez les premières lettres s'il fait déjà partie de votre base de données puis sélectionnez-le pour l'associer à l'opportunité ou cliquez sur Sélectionner une entreprise / un particulier pour créer une nouvelle fiche entreprise et afin qu'elle s'associe à votre opportunité mais s'incrémente également dans votre base de données globale ;Le gestionnaire/commercial si votre abonnement Digiforma permet de créer des comptes d'accès afin de facilement identifier l'apporteur d'affaire par la suite ;
Le nombre d'apprenants à comptabiliser pour l'édition du devis
Le type de financement si à ce stade de création vous connaissez déjà le mode de financement du client pour cette formation (ex : via son CPF). Vous pourrez bien entendu revenir dessus plus tard.
3️⃣ Cliquez sur Enregistrer : votre opportunité est désormais créée ! Voyons désormais comment celle-ci se compose afin d'exploiter le potentiel de suivi de votre prospection sur Digiforma.
3. Tour d'ensemble de la page d'opportunité
La page d'opportunité est désormais créée et comme vous pouvez l'observer, celle-ci se décline en deux onglets relatifs à la gestion commerciale de votre opportunité :
🔵 L'onglet Information et Session
Vous retrouverez au sein de cet onglet les sections permettant de créer, compléter et détailler votre opportunité. En en-tête, vous visualiserez les détails généraux de l'opportunité tels que paramétrés sur l'onglet précédent :
🟢 Contact
C'est ici que vous pourrez récupérer les informations de contact essentielles de votre prospect en un clin d'œil sans avoir à quitter la page d'opportunité. Celles-ci sont basées sur la fiche de contact créée au préalable pour votre prospect. Si vous souhaitez modifier le numéro de téléphone, e-mail, fax ou autre, cliquez sur le bouton "Modifier la fiche entreprise / apprenant" directement.
Pour les clients entreprises, les contacts mentionnés sont ceux créés via l'onglet "Contacts" de votre fiche entreprise. Pour les créer/modifier, cliquez sur "Modifier la fiche entreprise" puis rendez-vous dans l'onglet "Contacts". Cliquez sur "Ajouter un contact" et pensez à bien leur associer un label via le champ dédié.
Pour plus d'informations concernant l'ajout de contacts entreprise, nous vous conseillons cet article : Comment ajouter des contacts sur une fiche Entreprise ?
🔴 Session
C'est ici que vous pourrez alimenter les informations essentielles à la préparation de la session et du devis à faire parvenir à votre prospect. En plusieurs étapes vous pourrez préparer en amont une session brouillon afin d'y renseigner les modules, prix, programmes et autres informations à faire figurer sur votre devis.
C'est également ici que vous pourrez transformer votre session brouillon utilisée pour élaborer le devis en véritable session de formation ou affecter le prospect à une session existante une fois son devis validé. Pour plus d'informations, rendez-vous sur cet article : Comment créer un devis depuis la page d'opportunité ? 👈
🟣 Documents
Cet espace vous permet de charger tout type de document nécessaire au suivi de votre opportunité tel qu'un recueil des besoins envoyé par votre client, un cahier des charges ou tout autre document.
🟠 Autres opportunités
Vous retrouverez ici toutes les autres opportunités passées ou en cours avec ce même client ainsi que des informations clés telles que le statut de prospection sur ces autres affaires ainsi que le montant discuté. Cliquez sur le nom de l'opportunité pour être redirigé directement sur la page correspondante.
🔵 Onglet Suivi de l'opportunité
C'est dans cette première section que vous pourrez sélectionner les différents types d'actions commerciales effectuées avec votre prospect afin de conserver un historique chronologique du cycle de prospection entretenu avec votre prospect. Cela vous permettra de modifier son avancement dans les différentes phases du tunnel de vente configuré dans Digiforma, modifier son statut d'acquisition, garder une trace des appels et e-mails échangés lors du processus de vente dans le but final de pouvoir observer en un clin d'œil les actions effectuées avec votre point de contact.
Pour découvrir le fonctionnement détaillé du suivi de l'opportunité, rendez-vous sur cet article dédié : Comment fonctionne le suivi de l'opportunité ? 👈