Les champs personnalisés vous permettent d'ajouter vos propres informations, en plus des champs standards de Digiforma, sur vos fiches de données (entreprise, apprenant, intervenant, financeur externe, lieu de formation) et sur vos sessions de formation. Vous pouvez ensuite les afficher sur vos formulaires de préinscription, les réutiliser comme balises dans vos documents et e-mails, et les exploiter comme colonnes dans vos rapports d'activité.
💡 Note : fonctionnalité disponible avec l'option Admin+. Le menu Champs personnalisés et les boutons d'ajout n'apparaissent que pour les utilisateurs disposant de l'accès « modification champs personnalisés ».
Créer un champ personnalisé
Vous pouvez créer un champ depuis une page centrale ou directement là où vous travaillez. Un champ créé s'applique à toutes les fiches ou sessions concernées, existantes comme futures.
Depuis le menu Configuration
Le menu Configuration > Champs personnalisés centralise tous vos champs. Il comporte deux onglets :
Fiches de données : sous-onglets Entreprises, Apprenants, Intervenants, Financeurs externes, Lieux de formation.
Sessions : sous-onglets Initialisation, Clients, Intervenants.
Choisissez l'onglet et le sous-onglet voulus, cliquez sur Ajouter un champ, paramétrez-le, puis cliquez sur Enregistrer.
Directement depuis une fiche ou une session
Vous pouvez aussi créer et gérer vos champs sans quitter la fiche (apprenant, entreprise, intervenant, financeur, lieu) ou la session sur laquelle vous travaillez. Vos champs personnalisés y sont surlignés en violet pour les distinguer des champs standards ; ce surlignage n'est visible que par vous, pas par vos apprenants ou clients.
Créer : cliquez sur Ajouter un champ personnalisé en bas de la section souhaitée (cf partie La section : où le champ s'affiche), renseignez-le, puis Enregistrer. Le champ est créé dans cette section.
Modifier : survolez le champ et cliquez sur l'icône de modification.
Déplacer : utilisez la poignée de glisser-déposer pour le réordonner dans sa section ou le déplacer dans une autre section.
Les champs propres aux sessions peuvent également se créer depuis leur écran de configuration dédié : Configuration > Initialisation de la session (champs d'Initialisation), Configuration > Apprenants en modifiant un client (champs Clients), Configuration > Intervenants en modifiant un intervenant (champs Intervenants).
Focus sur les champs de session
Pour une information qui change à chaque session et doit ressortir dans vos documents (code projet, numéro de dossier, référence de commande…), ajoutez un champ à l'un des trois niveaux de la session. La valeur saisie est propre à cette session.
Initialisation : le champ s'affiche dans l'onglet Initialisation de la session.
Clients de la session : le champ s'affiche dans la fiche d'un client, depuis l'onglet Clients de la session. La valeur est propre à ce client sur cette session.
Intervenants de la session : le champ s'affiche dans la fiche d'un intervenant, depuis l'onglet Intervenants de la session. La valeur est propre à cet intervenant sur cette session.
Les champs de session ont un usage plus ciblé que ceux des fiches de données :
Session : balises dans les modèles de documents et dans une partie des modèles d'e-mails, et colonnes du rapport d'activité (vue Sessions).
Clients de la session : balises dans les modèles de documents et dans certains e-mails adressés aux clients (ex. envoi de convention ou de devis), et colonnes du rapport d'activité (vues Analyse par client et Liste des apprenants).
Intervenants de la session : balises dans les modèles de documents uniquement (aucun e-mail), et colonnes du rapport d'activité (vue Analyse par intervenants).
⚠️ Les champs de session ne sont pas disponibles dans tous les modèles d'e-mails : pour savoir si un champ est utilisable dans un e-mail, recherchez son nom dans la liste des balises de ce modèle. Les champs des intervenants de la session ne sont disponibles dans aucun e-mail. Ils ne remontent pas non plus dans les formulaires de préinscription, le catalogue en ligne, l'import Excel ni les autres tableaux de Digiforma : uniquement dans le rapport d'activité.
💡 Bon à savoir : deux champs actifs d'un même niveau ne peuvent pas porter le même nom. Lorsque vous dupliquez une session, ses champs personnalisés et leurs valeurs sont copiés
Paramétrer un champ personnalisé
La section : où le champ s'affiche
La section détermine l'endroit précis de la fiche où le champ apparaît. Les sections disponibles dépendent de l'onglet choisi au moment de la création.
Fiches de données
Entreprises : Informations générales, Adresses de facturation, Comptabilité, Informations pour les financeurs, Autres.
Apprenants : Informations générales, État civil, Coordonnées, Statut, Informations pour les financeurs, Autres.
Intervenants : Informations générales, Informations légales, Contrat, Activité, Compétences, Autres.
Financeurs externes : Informations générales, Autres.
Lieux de formation : Informations générales, Adresse, Contact, Autres.
Sessions
Initialisation : Informations générales, Formation professionnelle, Lieu de formation, Autres.
Clients : Informations générales, Financement, Financeurs externes, Autres.
Intervenants : Temps de formation, Facturation de l'intervenant sur cette session, Autres.
Les options des champs
Label du champ : le nom (ou la question) affiché sur la fiche.
Suggestion : un exemple de format pour guider la saisie (indisponible pour les types Date, Vrai/Faux et Liste déroulante).
Type de champ : le format de la donnée (voir ci-dessous). Il ne peut plus être modifié une fois le champ enregistré.
Section : l'endroit précis de la fiche où le champ s'affiche (voir « La section : où le champ s'affiche »).
Obligatoire : rend la saisie indispensable pour enregistrer la fiche ou valider un formulaire.
⚠️ N'utilisez pas de caractères spéciaux dans le label d'un champ, en particulier les deux-points. Un champ dont le nom en contient n'est pas lu à la génération d'un document : la balise s'insère mais le document sort vide à cet emplacement, sans message d'erreur. Si un champ ne remonte pas dans vos documents, vérifiez d'abord son nom, renommez-le sans caractère spécial, puis regénérez le document.
Les types de champs disponibles
Choisissez le format selon la donnée à collecter :
Texte : un texte libre court (ex. un nom).
Paragraphe : un commentaire ou une remarque longue.
Nombre : des valeurs numériques uniquement.
Date : un jour précis (ex. une date de naissance).
Vrai/Faux : un choix binaire (ex. documents reçus ?).
Liste déroulante : un choix prédéfini parmi au moins deux options.
Créer une liste déroulante
Pour une liste déroulante, cliquez sur la petite flèche en bas à droite du champ lors de sa création.
Renseignez ensuite chaque option avec le bouton Ajouter un choix, puis enregistrez.
Réordonner et déplacer les champs
Pour changer l'ordre d'affichage des champs dans une fiche ou un formulaire, utilisez la poignée de glisser-déposer à gauche du champ. Vous pouvez aussi déplacer un champ d'une section à une autre, à tout moment.
Utiliser les champs personnalisés dans Digiforma
Dans les modèles de documents et d'e-mails
Une fois créé, un champ devient une balise utilisable dans vos modèles de documents et d'e-mails. Les balises sont segmentées par origine : un champ créé en base Apprenants n'est disponible que pour les documents liés aux apprenants (ex. convocations). Les champs de session, eux, se trouvent dans les catégories de balises Session de formation, Client (infos de la session) et Intervenant (infos de la session), cette dernière étant réservée aux modèles de documents. Utilisez la barre de recherche à droite de l'éditeur pour trouver votre balise, puis faites-la glisser dans le document.
Pour aller plus loin sur la personnalisation de vos modèles, consultez l'article Modèles de documents : comment les personnaliser en utilisant les balises.
Dans les formulaires de préinscription
Vous pouvez afficher les champs des fiches apprenant et entreprise sur vos formulaires de préinscription (individuels ou catalogue en ligne) ainsi que lors de l'inscription nominative. Accédez à la configuration du formulaire via l'onglet Initialisation de votre session, puis cochez la case correspondante dans la section Champs personnalisés.
💡 Conseil : vous pouvez rendre un champ obligatoire spécifiquement pour un formulaire, même s'il ne l'est pas par défaut dans la base de données.
Dans les rapports d'activité
Les champs personnalisés s'ajoutent comme des colonnes exploitables dans vos rapports. Dans votre rapport d'activité, cliquez sur Choisir les colonnes pour faire apparaître vos champs personnalisés et filtrer vos données. Les champs de session remontent dans les vues suivantes (et uniquement dans le rapport d'activité) : vue Sessions pour les champs de session, vues Analyse par client et Liste des apprenants pour les champs des clients de la session, vue Analyse par intervenants pour les champs des intervenants de la session.
Pour aller plus loin, consultez l'article Comment utiliser le rapport d'activité (Suivi de l'activité).
Lors d'un import Excel
Vous pouvez alimenter les champs personnalisés de vos fiches de données lors d'un import Excel (les champs de session ne sont pas concernés). Téléchargez d'abord la matrice Excel depuis l'onglet Données > Apprenants.
Copiez l'intitulé exact de votre champ personnalisé créé dans Digiforma.
Créez une nouvelle colonne à la fin du fichier Excel en collant cet intitulé en en-tête.
Renseignez les données, puis importez le fichier.
Pour plus de précisions, consultez Comment importer une base de données apprenants et, pour la mise à jour, Comment mettre à jour mes données sur Digiforma.
Archiver et restaurer un champ
Vous ne souhaitez plus compléter un champ, sans perdre les réponses déjà collectées ? Archivez-le : il est retiré de vos formulaires et ses réponses sont conservées.
Archiver un champ
Depuis une fiche ou une session : ouvrez la modification du champ, cliquez sur Archiver le champ, puis sur Confirmer.
Depuis Configuration > Champs personnalisés : cliquez sur l'icône d'archivage à droite du champ, puis sur Enregistrer.
Effets de l'archivage
Le champ est retiré de tous les formulaires de votre compte, formulaires de préinscription compris.
Les réponses déjà enregistrées sont conservées, mais ne sont plus affichées nulle part.
Le champ n'apparaît pas dans les rapports d'activité, les exports ni les imports Excel.
Dans vos modèles de documents, la balise d'un champ archivé n'affiche aucune valeur : elle apparaît sous forme de pastille rouge portant le nom du champ.
Restaurer un champ archivé
Dans Configuration > Champs personnalisés, ouvrez le bloc Champs archivés en bas de l'onglet, cliquez sur Restaurer puis sur Enregistrer. Le champ revient en fin de liste avec son nom, son type, ses options et les réponses déjà enregistrées.
⚠️ Si le champ était affiché dans vos formulaires de préinscription, ses réglages (affiché ou non, obligatoire ou non) ne sont pas conservés à l'archivage. Après une restauration, le champ reprend les réglages par défaut : vérifiez-les dans la configuration de vos formulaires de préinscription.