Digiforma vous permet d'ajouter des champs personnalisés à vos fiches client, entreprise, apprenant, financeur ou lieux de formation dans votre base de données.
Cette fonctionnalité vous permet ainsi :
D'ajouter des nouveaux champs à renseigner dans vos fiches depuis vos bases de données ;
D'utiliser ces champs comme balises dans vos modèles de document ;
D'intégrer ces champs dans vos formulaires individuels de préinscription mais également ceux de votre catalogue en ligne ;
D'utiliser ces champs comme colonnes dans vos rapports d’activité ;
Découvrons dans cet article comment cela fonctionne. 🚀
Note : cette fonctionnalité est disponible en option - pour en savoir plus 👈 |
Créer un champ personnalisé
Prenons l’exemple d’un besoin d'un organisme, qui dispense des apprentissages et dont le besoin est de renseigner un maître d’apprentissage par apprenant. Depuis le menu Données, cliquez sur la base de données souhaitée (dans ce cas, Apprenants) et puis sur Champs personnalisés comme encadré ci-dessous :
Une fois sur la page souhaitée, vous aurez la possibilité d'ajouter autant de champs personnalisés que souhaité, que vous pourrez ensuite retrouver dans vos fiches de contact, formulaires individuels de préinscription et formulaires du catalogue en ligne, générer dans vos modèles de documents en tant que balise ou encore filtrer et extraire depuis vos rapports d'activité.
Types de champs
Plusieurs types de champs sont disponibles :
Texte : pour saisir du texte libre (ex : un nom)
Paragraphe : pour des réponses plus longues (ex : commentaires, remarques)
Date : pour sélectionner une date (ex : date d’entrée en formation, date d'anniversaire d'un apprenant.. )
Nombre : pour saisir des valeurs numériques
Vrai/Faux : idéal pour des choix binaires (ex : l'apprenant a-t-il remis les documents ?)
Liste déroulante : un champ très utile pour proposer à l'utilisateur un choix prédéfini parmi plusieurs options.
Focus sur la liste déroulante
Focus sur la liste déroulante
Celle-ci fonctionne comme les autres champs et peut même être utilisée comme balise dans les modèles de documents personnalisés. Pour ajouter vos différentes options, il suffit de cliquer sur la petite flèche en bas à droite du champ lors de sa création !
Une fois la flèche sélectionnée, renseignez les choix de la liste déroulante avant d'enregistrer les modifications :
Vous retrouverez ensuite cette liste dans les différents emplacements pouvant contenir des champs personnalisés, par exemple ci-dessous dans la fiche de contact d'un apprenant :
Paramétrage des champs personnalisés :
Pour chaque champ personnalisé, trois réglages seront possibles :
Label du champ qui correspond au nom du champ ou autrement dit ce que vous souhaiter poser comme question ou demandez à remplir ;
Suggestion du champ qui permettra de donner un exemple du format attendu à la personne qui renseigne l'information. Par exemple Nom Prénom dans notre exemple de pouvoir renseigner un maître d'apprentissage ;
Obligatoire permet de rendre un champ obligatoire à compléter pour pouvoir enregistrer la fiche dans la base de données ou valider un formulaire d'inscription par exemple.
Ordre d'apparition des champs
Pour choisir l'ordre dans lequel vos champs apparaitront dans vos fiches ou sur vos pré-inscriptions, cliquez sur la flèche qui se trouve à gauche du champ puis effectuez un glisser/déposer :
Utiliser les champs dans les modèles de document
Une fois le champ créé, vous pouvez l'utiliser en tant que balise dans vos modèles de documents. Si le champ a été créé depuis la base de données apprenants, la balise sera disponible dans les documents concernant les apprenants, comme dans la convocation par exemple (et ainsi pour les champs créés depuis une fiche entreprise, intervenant ou financeur).
Vous pouvez utiliser la barre de recherche à droite de l'éditeur afin de la retrouver plus facilement et ensuite la glisser et la déposer dans le document comme d'habitude :
👉 Pour plus de détails concernant la personnalisation de vos modèles de documents, nous vous conseillons cet article !
Configurer les pages de préinscription
Formulaires individuels de préinscription sur les sessions
Une fois les champs créés, vous verrez la section "Champs personnalisés" apparaitre dans la configuration du formulaires individuels de préinscription de vos sessions de formation. Pour rappel, ces formulaires sont personnalisables par session à la création de celle-ci ou ensuite depuis l'onglet Initialisation :
Vous pourrez cocher la case correspondante afin que le champ soit visible sur le formulaire. Également vous disposez d'une case "Obligatoire" si vous souhaitez que cette information soit nécessaire pour enregistrer la préinscription :
💡 Note : si vous avez marqué ce champ comme étant obligatoire lors de sa création, il sera marqué comme obligatoire par défaut au sein de cette section.
Pour plus de détails concernant le paramétrage de votre formulaire de préinscription publique, nous vous conseillons cet article !
Préinscription via le catalogue en ligne
De même que pour les formulaires individuels de préinscription, la section "Champs personnalisés" apparaitra aussi pour la configuration de vos préinscriptions via le catalogue en ligne. Cela vous permettra de récupérer de plus amples informations dès la phase de prospection.
👉 Pour plus de détails concernant le paramétrage de votre formulaire de préinscription catalogue en ligne, nous vous conseillons cet article !
Utiliser les champs pour filtrer vos rapports d’activité
Les champs personnalisés seront également disponibles dans vos rapports d’activité, sous forme de colonnes, afin de vous aider à réaliser une analyse complète de votre activité.
De même que pour les balises dans les modèles de documents, les champs créés se retrouveront dans la vue qui correspond à la fiche dans laquelle le champ a été créé. Ainsi si le champs a été créé dans une fiche apprenant, on le retrouvera dans la vue "Apprenant" en cliquant sur "Choisir les colonnes" depuis le Rapport d'activité par Apprenants :
👉 Pour plus de détails concernant l'utilisation des rapports d'activités, nous vous conseillons cet article !
Inclure les champs personnalisés lors d’un import Excel de votre base de données
Si vous souhaitez importer une information liée à un champ personnalisé en masse pour toutes les fiches de l'une de vos bases de données (apprenants, entreprise ou intervenant), c'est tout à fait possible !
Afin que Digiforma puisse importer les informations, il faudra télécharger la matrice Excel disponible dans l'onglet Données, en cliquant sur Importer :
Il faudra ensuite copier l'intitulé du champ personnalisé et le coller en tant que colonne à la fin des colonnes présentes par défaut dans le fichier Excel. Cela créera une nouvelle colonne correspondant au nouveau champ.
Ensuite, importez votre fichier Excel avec les informations renseignées et votre base de données disposera directement de ce champ personnalisé :
👉 Pour plus de précisions concernant l'import Excel de vos bases de données, nous vous conseillons cet article et pour la mise à jour de vos bases de données ce sera plutôt cet article.
À vous de jouer !