En tant que Centre de Formation des Apprentis (CFA), vous gérez des formations longues, des contrats d'apprentissage et de professionnalisation, des financements par OPCO et des obligations Qualiopi spécifiques. Cet article rassemble les astuces Digiforma pour organiser vos sessions, gérer vos contrats et votre facturation, partager des documents via l'Espace Apprenant, personnaliser vos fiches apprenants et répondre à l'indicateur 20.
1️⃣ Gestion des formations longues
Organiser les sessions de formation longues avec les modules
Les modules vous permettent d'organiser votre formation en la divisant par thématique, par modalité d'apprentissage (présentiel, distanciel) ou, par exemple, par mois. Vous pouvez également créer des périodes de stage.
🔎 Pour en savoir plus : Comment fonctionnent les modules dans une session ?
Choisir le mode de facturation adapté aux formations longues
Si vous souhaitez facturer mensuellement les formations, vérifiez la configuration de vos modules. Rendez-vous sur la page Configuration > Dates et prix de la session (1), cliquez sur le crayon (2) pour modifier le module concerné, puis cochez la case « Permettre la création de factures mensuelles incorporant ce coût au prorata des heures réalisées » (3).
💡 Cette option ne génère pas automatiquement les factures. Elle permet d'obtenir automatiquement les montants à facturer chaque mois, calculés au prorata des heures réalisées par le stagiaire.
Sur la page Finance, Digiforma vous propose alors ces montants mois par mois, à partir desquels vous créez vos factures mensuelles. Le suivi des émargements est lié à ces factures.
🔎 Notre article à ce sujet : Comment générer des factures mensuelles au prorata des présences des apprenants sur le mois ?
2️⃣ Gestion des contrats et des documents
Digiforma vous permet d'abord de préciser le type de formation créée (action de formation professionnelle ou par l'apprentissage) dans la Configuration > Initialisation de la session.
Ensuite, le type de contrat se précise dans le financement du client :
Contrat d'apprentissage
Contrat de professionnalisation
🔎 Notre article à ce sujet : Comment gérer un contrat de professionnalisation ou d'apprentissage (CFA) ?
Il est important de bien connaître le fonctionnement de la subrogation de paiement pour gérer les financements (OPCO).
🔎 Pour en savoir plus : Comment gérer une situation de subrogation de paiement par un financeur externe dans une session de formation ?
3️⃣ Personnalisation et partage via l'Espace Apprenant
L'Espace Apprenant vous permet de garder le lien avec les apprenants tout au long de la formation.
💡 Profitez de l'Espace Apprenant pour partager le livret d'apprentissage, dans les documents partagés.
Cet espace vous permet également de partager des documents avec des tiers :
l'entreprise de l'apprenant ;
les contacts de cette entreprise : maître de stage ou tuteur.
Rendez-vous dans l'Espace Apprenant de la session > onglet Documents :
Donner accès aux documents aux contacts de l'entreprise
Pour donner accès aux documents partagés à un client entreprise ou à un financeur, envoyez-leur le lien générique de l'Espace Apprenant de la session. Ce lien est disponible sur la page Espace Apprenant > Accès. Vous pouvez également l'envoyer depuis le Suivi des emails, via la balise « URL générique de l'extranet ».
Espace Apprenant > Accès | Envoi de la balise via le Suivi des emails |
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Notre article à ce sujet : Comment ajouter des contacts sur une fiche Entreprise et renseigner un label ?
👨🏻🏫 Les formateurs peuvent réaliser le suivi pédagogique directement sur cet espace, et utiliser les fonctionnalités interactives du module LMS +.
4️⃣ Personnalisation de la base de données des apprenants
Pour un suivi précis de vos apprenants, vous pouvez personnaliser leurs fiches dans la base de données en ajoutant des champs personnalisés. Ces champs peuvent figurer dans les documents sous forme de balises, et dans vos exports Excel.
Exemples :
Maître d'apprentissage ou tuteur
Points de suivi
🔎 Notre article : Comment fonctionnent les champs personnalisés ?
5️⃣ Répondre aux enjeux de l'indicateur 20 du référentiel Qualiopi
L'indicateur 20 de la certification Qualiopi concerne uniquement les Centres de Formation d'Apprentis (CFA). Il implique que l'organisme dispose d'un personnel dédié à l'appui à la mobilité nationale et internationale, d'un référent handicap et d'un conseil de perfectionnement.
Bonnes pratiques conseillées
Pour se conformer aux exigences de l'indicateur 20, voici une liste de bonnes pratiques que le CFA peut mettre en place :
nommer officiellement les personnes responsables pour chaque rôle clé et partager leur contact via l'Espace Apprenant ;
organiser des réunions régulières du conseil de perfectionnement ;
former spécifiquement le référent handicap aux enjeux de l'inclusion ;
établir des partenariats solides pour faciliter la mobilité des apprenants ;
documenter systématiquement toutes les actions menées et leurs résultats via la page d'Amélioration continue de Digiforma ;
impliquer l'ensemble de l'équipe pédagogique dans ces initiatives ;
évaluer régulièrement l'efficacité des mesures mises en place via le tableau d'Amélioration continue.
👉 Consultez notre page dédiée à l'indicateur 20 sur notre guide Qualiopi.
💭 Pour plus de partages de bonnes pratiques, rejoignez le canal #CFA de la Communauté #OFConnect : OFConnect.