Pour vous aider dans la gestion de vos formations longues organisées par vos Centre de Formation des Apprentis, l'équipe Digiforma a rassemblé les astuces à connaître.
1️⃣ Gestion des formations longues
📆 Organisez les sessions de formation longues avec les modules
Les modules vous permettront d'organiser votre formation en la divisant par thématique, par modalité d'apprentissage (présentiel, distanciel), ou par exemple par mois. Vous pourrez également créer des périodes de stage.
🔎 Pour en savoir plus : Comment fonctionnent les modules dans une session ?
Formations longues : 🧾 choisissez le mode de facturation adapté (cliquez pour dérouler)
Formations longues : 🧾 choisissez le mode de facturation adapté (cliquez pour dérouler)
💡Si vous souhaitez facturer mensuellement les formations, pensez à vérifier la configuration de vos modules.
Pour cela, RDV sur la page Configuration > Dates et prix de la session (1), cliquez sur le "crayon"(2) pour modifier le module concerné :
Il ne vous reste plus qu'à cocher la case "Permettre la création de factures mensuelles incorporant ce coût au prorata des heures réalisées" (3).
Sur la page Finance, Digiforma vous proposera ensuite de créer automatiquement des factures au prorata du temps passé par le stagiaire chaque mois.
Effectivement, le suivi des émargements sera lié à ces factures mensuelles.
🔎 Notre article à ce sujet : Comment générer des factures mensuelles au prorata des présences des apprenants sur le mois ?
2️⃣ Gestion des contrats & documents
Digiforma vous permet d'abord de préciser le type de formation créée (action de formation professionnelle ou par l'apprentissage) dans la Configuration > Initialisation de la session.
Ensuite, le type de contrat pourra être précisé dans le financement du client :
- Contrat d'Apprentissage
- Contrat de Professionalisation
🔎 Notre article à ce sujet : Comment gérer un contrat de professionnalisation ou d'apprentissage (CFA) ?
Il sera important de bien connaître le fonctionnement de subrogation de paiement pour gérer les financements (OPCO).
🔎 Pour en savoir plus : Comment gérer une situation de subrogation de paiement par un financeur externe dans une session de formation ?
3️⃣ Personnalisation & partage via l'Espace Apprenant
L'Espace Apprenant vous permettra de garder le lien avec les apprenants tout le long de la formation.
💡 Profitez de l'Espace Apprenant pour partager le livret d'apprentissage, dans les documents partagés.
Cet espace peut également vous permettre de partager des documents avec des tiers :
- entreprise de l'apprenant
- contacts de cette entreprise : maître de stage / tuteur
Rendez-vous dans l'Espace Apprenant de la session > onglet Documents :
Comment donner accès à des documents aux contacts de l'entreprise ?
Comment donner accès à des documents aux contacts de l'entreprise ?
Pour donner accès aux documents partagés à un client entreprise ou un financeur, vous pourrez leur envoyer le lien générique de l'espace apprenant de la session.
Ce lien est disponible sur la page Espace apprenant > Accès.
Vous pourrez également l'envoyer depuis le Suivi des emails, via la balise "URL générique de l'extranet".
Espace apprenant > Accès | Envoi de la balise via le Suivi des emails |
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Notre article à ce sujet : Comment ajouter des contacts sur une fiche Entreprise et renseigner un label ?
👨🏻🏫 Les formateurs pourront réaliser le suivi pédagogique directement sur cet espace, et utiliser les fonctionnalités interactives du module LMS +.
4️⃣ Personnalisation de la base de données des apprenants
Pour un suivi précis de vos apprenants, vous pouvez personnaliser les fiches des apprenants dans la base de données en ajoutant des champs personnalisés.
Ces champs pourront figurer dans les documents sous forme de balises, et dans vos exports excel.
Exemples :
- Maître d'apprentissage / Tuteur
- Points de suivi
🔎 Notre article : Comment fonctionnent les champs personnalisés ?
🔎 Répondre aux enjeux de l’indicateur 20 du référentiel Qualiopi
L’indicateur 20 de la certification Qualiopi concerne uniquement les Centres de formation d’apprentis (CFA). Il implique que l’organisme de formation dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.
✅ Bonnes pratiques conseillées
Pour se conformer aux exigences de l’indicateur 20, voici une liste de bonnes pratiques que le CFA peut mettre en place :
nommer officiellement les personnes responsables pour chaque rôle clé et partager leur contact via l’espace apprenant ;
organiser des réunions régulières du conseil de perfectionnement ;
former spécifiquement le référent handicap aux enjeux de l’inclusion ;
établir des partenariats solides pour faciliter la mobilité des apprenants ;
documenter systématiquement toutes les actions menées et leurs résultats via la page d’Amélioration continue de Digiforma ;
impliquer l’ensemble de l’équipe pédagogique dans ces initiatives ;
évaluer régulièrement l’efficacité des mesures mises en place via le tableau d’Amélioration Continue.
👉 Consultez notre page dédiée à l'indicateur 20 sur notre guide Qualiopi.
💭 Pour plus de partages de bonnes pratiques, rejoignez le canal #CFA de la Communauté #OFConnect : https://www.digiformag.com/ofconnect/