Peut-on ajouter des pièces jointes à un e-mail depuis Digiforma ?
À ce jour, il n'est pas possible d'ajouter des pièces jointes lors de l'envoi d'un mail depuis Digiforma.
En effet, Digiforma relie chaque document à un e-mail spécifique qu'il sera possible d'envoyer depuis la section dédiée. En définitive, 1 document = 1 e-mail.
Par exemple, si vous souhaitez envoyer la convention de formation à vos clients, il vous faudra vous rendre dans la section "Gestion > Convention" de votre session, et générer la convention avant de pouvoir l'envoyer par mail. Celle-ci sera alors automatiquement jointe à l'e-mail, et il ne sera pas possible d'ajouter d'autres pièces jointes :
Solutions alternatives
Pour envoyer plusieurs documents dans un seul et même mail, les solutions que nous pouvons vous proposer sont les suivantes.
Positionner les documents en annexe
Depuis vos modèles de documents, vous pouvez positionner des documents tels que vos CGV ou encore votre programme en annexe de d'autre documents.
Pour savoir comment faire, nous vous conseillons ces articles :
Insérer les documents en liens hypertexte dans votre mail
Lorsque vous téléchargez les documents générés depuis Digiforma, ceux-ci s'ouvrent dans un premier temps dans un autre onglet de votre navigateur avec une adresse URL spécifique. Vous pouvez copier cette adresse URL puis l'insérer en tant que lien hypertexte dans votre mail pour que vos interlocuteurs aient accès à plusieurs documents différents à partir d'un même mail. Ils pourront ensuite le télécharger sur leur ordinateur s'ils le souhaitent.
Voici un exemple en vidéo avec le programme et les CGU ajoutés dans le mail d'envoi de la convention :
Envoi via une boite mail externe
Vous pouvez également télécharger tous les documents qui vous intéressent et les envoyer par mail via votre messagerie habituelle, sans passer par Digiforma.
Déposer tous les documents sur l'Espace Entreprise
Une autre solution serait de déposer tous les documents sur l'Espace Entreprise de votre client, puis de l'informer par le biais d'un simple mail que tous ses documents ont été déposés pour éviter un envoi multiple de mails.
Où choisir les destinataires de mes e-mails ?
Lorsque plusieurs destinataires de la base de données sont destinataires d'un même type de document, Digiforma vous permet de générer l'ensemble de ces documents en un seul clic en .zip et de les envoyer aux différents interlocuteurs en un seul clic également.
C'est le cas par exemple pour les conventions, les convocations, les attestations etc. pour lesquelles une génération de tous les documents est proposée d'un coup en .zip tout en haut de la page concernée :
Il est possible de désélectionner une partie des destinataires de ces e-mails généraux si vous ne souhaitez pas envoyer votre document à l'ensemble des destinataires. Il vous faut pour cela cliquer sur "Sélection des destinataires" sur le mail :
Vous pourrez ensuite désélectionner tous les destinataires d'un coup ou seulement ceux souhaités puis enregistrer avant d'envoyer votre mail :
Lors de l'envoi, cela enverra à chaque apprenant le bon document le concernant contenu dans le zip 😊