Dans Digiforma, deux méthodes vous permettent de gérer vos envois d'e-mails de manière différée pour réduire votre charge mentale :
La planification manuelle : vous rédigez un e-mail ponctuel et choisissez une date et une heure d'envoi précises. C'est idéal pour garder le contrôle sur le contenu sans risquer d'oublier l'envoi le jour J.
L'automatisation : vous définissez des règles d'envoi systématiques (scénarios). Une fois configurés, les e-mails s'envoient seuls selon le cycle de vie de la formation, sans intervention humaine.
Fonctionnement de l'automatisation des e-mails
L'automatisation permet de configurer des e-mails qui seront envoyés avant, pendant ou après une session à vos apprenants, clients ou intervenants.
⚠️ Règle d'or de l'automatisation : Le système d'automatisation décrit ici sert exclusivement à envoyer des e-mails libres (catégorie "Autres") basés sur un déclencheur de date. Il n'est pas possible d'automatiser l'envoi de documents natifs de la session (convocations, émargements, évaluations) via ce menu.
Configuration générale des automatisations
Pour définir vos règles par défaut qui s'appliqueront à toutes vos prochaines sessions :
Rendez-vous dans Configuration > Automatisations > E-mails.
Définissez le délai d'envoi (ex: x jours avant/après le début de la formation).
Sélectionnez le modèle d'e-mail "autre" souhaité.
Enregistrez votre configuration.
ℹ️ Note : Cette configuration n'est pas rétroactive. Elle s'appliquera uniquement aux sessions créées après l'enregistrement de ces règles.
Adapter les e-mails automatiques à une session spécifique
Vous pouvez personnaliser les règles pour une session précise sans modifier votre configuration générale :
Allez dans l'onglet Suivi > E-mails > E-mails automatiques de la session concernée.
Modifiez le délai ou le modèle pour cette session uniquement.
Ajoutez ou supprimez des e-mails selon les besoins spécifiques du projet.
💡 Information technique : Le nombre d'e-mails automatiques est limité à 5 modèles par type de destinataire (5 pour les apprenants, 5 pour les clients, 5 pour les intervenants).
Consulter et gérer les envois de la session
Pour piloter les envois en temps réel, rendez-vous dans l'onglet Suivi > E-mails > E-mails planifiés.
Prévisualisation et contrôle
Vérification du contenu : Visualisez le corps de l'e-mail avant son envoi.
Date d'envoi précise : Le tableau affiche la date exacte calculée pour chaque destinataire.
Annulation : Vous pouvez annuler une ligne d'envoi spécifique. Un e-mail annulé peut être réactivé depuis l'onglet E-mails automatiques.
Gestion des parcours individuels (Duplication)
Si votre règle est basée sur la date de début de formation de l'apprenant, le système génère autant de lignes que nécessaire pour respecter le calendrier de chacun.
Exemple : Si l'Apprenant A commence le 1er et l'Apprenant B le 8, ils recevront le même e-mail avec 7 jours d'intervalle.
Mise à jour dynamique et limites critiques
L'automatisation s'adapte en temps réel aux évolutions de votre session :
Modifications de dates ou de participants : Si vous décalez une session ou ajoutez des inscrits, la liste et les dates de diffusion des prochains e-mails sont recalculées automatiquement.
Pas d'envoi rétroactif : Si vous ajoutez un participant alors que l'e-mail a déjà été envoyé au groupe, il ne le recevra pas.
E-mails dans le passé : Si une modification de date projette un envoi à une date déjà passée, celui-ci ne sera jamais envoyé.
Fonctionnement de la planification manuelle des e-mails
La planification manuelle s'utilise pour des documents précis ou des messages ponctuels.
Procédure d'envoi planifié
Depuis un document généré ou une session, cliquez sur "Envoyer par mail".
Sélectionnez vos destinataires et votre modèle.
Cliquez sur les trois petits points (⋮) à côté du bouton "Envoyer".
Choisissez "Planifier l'envoi".
Définissez la date et l'heure, puis validez.
Consulter et gérer les e-mails planifiés manuellement
Tous les e-mails dont l'envoi est différé sont listés dans Suivi de session > E-mails > E-mails planifiés.
Utilisez les filtres par colonne (destinataire, date, sujet) pour vos recherches.
Cliquez sur la flèche pour prévisualiser ou annuler un envoi en cas d'erreur.
Limites de la planification manuelle
Pour la planification manuelle, la liste des destinataires est figée au moment de la planification.
Si vous ajoutez un apprenant à la session après avoir planifié l'envoi, il ne recevra pas l'e-mail. Il faudra alors annuler la planification existante et en recréer une nouvelle pour inclure les nouveaux participants.
Autres types d'envois automatiques dans Digiforma
Pour une gestion optimale, nous vous recommandons d'utiliser systématiquement les fonctions automatisées lorsqu'elles sont disponibles, car elles sécurisent vos parcours.
Toutefois, ne confondez pas l'automatisation des e-mails libres (traitée ici) avec les outils dédiés aux documents officiels qui possèdent leurs propres réglages :
Émargements numériques : L'automatisation des liens d'émargement se configure dans les paramètres d'émargement.
Évaluations : L'envoi automatique des questionnaires se gère dans les paramètres de vos évaluations.
Convocations : L'envoi automatique est lié à la génération des documents de session.
💡 Conseil d'expert : Préférez toujours l'automatisation à la planification manuelle dès que possible. Cela évite d'avoir à mettre à jour vos mails planifiés en cas de modification de dates, de statut ou de destinataires dans votre session.