1. Créer une facture
Rendez-vous dans l'onglet "Finance" dans la session de formation concernée. Tous les clients à facturer se retrouvent dans l'encart "Produits".
Cliquez ensuite sur "Créer une facture". La facture est générée automatiquement, mais tous les champs peuvent être modifiés :
- Renseigner un préfixe à votre facture. Vous pouvez ajouter de façon automatique un numéro à votre facture. Pour cela, appuyez sur "Affecter Automatiquement" :
Une fois le préfixe renseigné, il sera conservé à la génération de la prochaine facture. Si vous utilisez également l'affectation automatique du numéro, il choisira la suite du dernier numéro généré.
Pour plus d'information au sujet du fonctionnement de la numérotation des factures dans Digiforma, vous pouvez consulter ➡️ cet article !
- Personnaliser le libellé qui sera affiché sur votre facture :
La personnalisation du nom s'affichera dans votre facture générée :
NB : Chaque ligne du tableau correspond à un module créé dans votre session.
- Renseigner une Mention libre, des Modalités de règlement (Délai de paiement, Frais de recouvrement, Taux de pénalités) indiquer un Code comptable analytique :
- Renseigner un destinataire :
Enfin, pensez bien à cliquer sur le bouton "Enregistrer" en bas pour la sauvegarder.
Situation de subrogation par le financeur externe :
Si le financeur externe avance les frais de formation (subrogation) et qu'il doit être destinataire de la facture, nous vous recommandons de suivre cette ressource : Comment gérer une situation de subrogation de paiement par un financeur externe dans une session de formation ?
Si la facture créée est égale au montant de la formation, l'indicateur Total facturé passera en vert :
Si aucun montant n'est facturé, ou si le montant n'est pas égal au montant de la facture, l'indicateur restera gris :  | Si le montant facturé est supérieur au coût de la formation, l'indicateur deviendra jaune :
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2. Télécharger la facture et l'envoyer à votre client
- Pour télécharger votre facture, cliquez sur le menu depuis votre facture et sélectionner le modèle de facture à utiliser :
- Une fois la facture générée, l'enveloppe à côté du document n'est plus grisée. Elle peut être envoyée par email directement à votre client, en sélectionnant le contact concerné et le modèle d'email que vous souhaitez utiliser :
L'indicateur vert sur l'enveloppe vous indiquera que l'email a bien été envoyé. Vous pouvez cliquer dessus pour obtenir plus d'information :
Dans cette vidéo, il y a deux adresses email destinataire à sélectionner. L'adresse email sélectionnée par défaut est celle de la fiche entreprise (ou de l'adresse de l'apprenant si celui-ci est un particulier ou indépendant). Si un contact de votre entreprise a le label Contact principal finance, c'est son adresse qui sera sélectionnée par défaut, comme dans cette vidéo.
Pour en savoir plus sur les contacts Entreprise et les labels à renseigner : Comment ajouter des contacts sur une fiche entreprise
3. Activer la relance automatique des factures
- Pour activer la fonction de relance automatique des factures en attente de paiement, rendez-vous depuis votre profil en haut à droite de votre écran, puis cliquez sur Mon organisme - Comptabilité :
- Si la relance automatique des factures a été activée après la création de votre facture, il vous suffit de rafraichir la page finance de votre session et d'activer la relance pour la facture concernée :
- Votre facture sera relancée si le total payé n'est pas atteint. La facture en format PDF sera intégrée à l'email automatiquement envoyé.
- Si vous déactivez la fonction Relance automatique des factures en attentes de paiement depuis les paramétrages de votre organisme, toutes les relances paramétrées seront désactivées.
La relance automatique suit la même logique que la sélection du destinataire de la facture lors d'un envoi par email :
Destinataire entreprise : en priorité le contact principal finance puis l’adresse mail générique de l’entreprise si celui-ci n’existe pas.
Destinataire particulier / indépendant : le contact de l'apprenant.
Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans le cas d'une subrogation de paiement. Si le destinataire de la facture est le contact du financeur externe, la relance de la facture doit être effectuée manuellement.
4. Quelles sont les factures non éligibles à la relance automatique ?
Les factures non concernées sont :
les factures payées (lorsque l'indicateur Total payé passe en vert, l'automatisation de la relance est désactivée pour cette facture)
les factures non générées (une fois la facture créée, n'oubliez pas de générer votre document)
les factures en état de brouillons
les avoirs
les factures qui ont un avoir qui leur est lié
5. Personnaliser le modèle de facture et l'email de relance
- Vous avez la possibilité de personnaliser le modèle de vos factures depuis la rubrique Configuration - Modèles de documents, puis dans la partie Factures et devis pour le modèle Facture :
Lorsque vous cliquez sur "Facture", un éditeur apparaît et vous pourrez alors modifier le modèle de document comme vous le souhaitez ! Quand vous avez terminé, pensez bien à cliquer sur le bouton "Enregistrer", en haut à gauche.
- Pour modifier le modèle d'email de relance automatique des factures en attente de paiement, rendrez-vous dans l'onglet Configuration - Modèles d'email :
Lorsque vous cliquez sur "Relance de facture", un éditeur apparaît et vous pourrez alors modifier le modèle de document comme vous le souhaitez ! Quand vous avez terminé, pensez bien à cliquer sur le bouton "Enregistrer", en haut à gauche.
Pour personnaliser vos modèles de documents ou d'email, nous vous recommandons ces ressources :
Personnaliser vos modèles de documents : Comment personnaliser les modèles de documents en utilisant les balises ?
Personnaliser vos modèles d'emails : Comment personnaliser les modèles d'emails
6. Renseigner un paiement
Lorsque le paiement reçu n'est pas égal au total facturé, l'indicateur reste gris :
Lorsque le paiement reçu est égal au total facturé, l'indicateur passe en vert :
Le montant de la formation indiquera "Payée" :
Au contraire, si aucun paiement n'est renseigné une fois la date d'échéance passée, l'indicateur affichera "En retard" :
7. Les factures non rattachées à un client
Attention : chaque facture est liée à un client
La suppression d'un client d'une session transfère donc la facture préalablement créée dans la rubrique "Autres" de l'onglet Finance :
La vidéo explicative
Cette petite vidéo vous expliquera comment générer une facture depuis une session de formation et comment paramétrer votre compte Digiforma pour correspondre à vos besoins en termes de comptabilité !
À vous de jouer ! 🚀