Digiforma vous permet de personnaliser vos modèles d'emails afin d'envoyer tous vos documents directement depuis la plateforme.
Comment personnaliser les modèles d’emails ?
Pour cela, rendez-vous dans le Menu Configuration > Modèles d'emails :
Dans la section qui vous intéresse sélectionnez le modèle d'email à modifier. Vous aurez alors cet aperçu :
Nom du modèle : pour renommer à votre guise le modèle d'email, saisissez le texte dans ce champ. Ce nom vous permettra de distinguer les différents modèles dans la fenêtre d'envoi.
Langue : ce champ vous propose uniquement les langues dans lesquelles l'interface Digiforma est traduite.
Initialiser avec un autre modèle : si vous souhaitez récupérer la trame d'un email déjà existant sur votre compte ou si vous souhaitez retrouver le modèle par défaut fourni par Digiforma.
Objet de l'email : personnaliser l'objet de votre email pour permettre à vos destinataires de bien identifier vos communications.
Corps de l'e-mail : composez ici le message que vous souhaitez adresser à vos destinataires. Créez autant de modèles que nécessaire pour couvrir les différentes situations et communications.
Paramètres à glisser-déposer : vous retrouvez ici toutes les balises disponibles et intégrables dans le corps de votre message.
📤 Envoyer les emails depuis Digiforma
Pour utiliser ces modèles d'e-mail, il existe 2 chemins :
1. Email associé un document 📃
Rendez-vous dans le Menu de la session pour générer le document lié à cet email (une convocation par exemple). Une fois le document généré, vous pouvez l'envoyer par mail en cliquant sur l'icône associée.
Vous n'aurez alors plus qu'à choisir le modèle de mail que vous souhaitez utiliser, et à cliquer sur le bouton "Envoyer" :
2. Email simple (relance, instructions ou rappel) :
L'envoi d'email dit "simple" correspond aux emails qui ne contiennent pas de pièce jointe. Deux méthodes s'offrent à vous selon le type de message et le destinataire concerné. Ainsi, l'email simple sera disponible :
au sein des sessions via la page Suivi > Emails et en utilisant les boutons "Apprenants", "Clients" et "Intervenants".
depuis la page d'opportunité commerciale du Tunnel de vente, via la section "Contacts" et à condition d'avoir bien des contacts renseignées dans vos fiches entreprises et/ou apprenants.
Comment réinitialiser un modèle d'e-mail avec le modèle d'origine de Digiforma ?
Pour réinitialiser vos modèles de mails avec la version la plus récente proposée par Digiforma, rendez-vous sur la page Configuration > Modèles d'emails, puis sélectionnez le modèle de mail concerné. Dans le menu déroulant, choisissez alors "Modèle par défaut Digiforma" et cliquez sur le bouton "Initialiser" :
Pour aller plus loin :
Comment envoyer les convocations par e-mail à mes apprenants ?
Comment envoyer des emails sans pièce jointe depuis Digiforma ?
Comment créer et envoyer des e-mails "autres" aux apprenants et intervenants ?
À vous de jouer !