Dans Digiforma, le numéro de facture est constitué d'un préfixe et d'un numéro :
Préfixe : Vous pourrez le générer dans la page d'édition de votre facture, vous n'avez à le paramétrer qu'une seule fois (il peut s'agir de l'année, de l'année et du mois, ou d'une mention spécifique, le préfixe n'est pas imposé) :
Numéro = par défaut, lorsque vous cliquez sur la numérotation automatique, Digiforma va se baser la facture dont le numéro est le plus élevé dans votre année comptable et proposer le préfixe qui était associé à cette dernière en ajoutant + 1.
Dans le Suivi d'activité, vous pouvez ajouter la colonne "préfixe" en plus de la colonne numéro pour effectuer un tri supplémentaire.
Par exemple, si on souhaite faire apparaître toutes les factures ayant comme préfixe "2021" :
Puis-je réinitialiser la numérotation des factures dans Digiforma ?
Attention, Digiforma se base sur le numéro de facture le plus élevé et non pas sur le préfixe. Ainsi, si vous changez de préfixe en cours d'année (vous aviez 2020 - 89 et mettez 2021 - 001), Digiforma se basera pour la numérotation automatique sur le numéro de facture le plus élevé et proposera donc par défaut 2020 - 90 (ou 2021 - 90 en fonction du préfixe que vous aurez choisi).
Si vous aviez mis par exemple 1999 - 120, alors 120 deviendrait le numéro le plus élevé et Digiforma proposerait 1999 - 121 (ou 2021 - 121 en fonction du préfixe que vous aurez choisi) par défaut.
La numérotation repart à "zéro" à la fin d'une année fiscale, mais les règles comptables n'imposent pas de mettre 01. Vous pouvez mettre le numéro 02, ou autre chose. En revanche, pensez à utiliser un autre préfixe comme l'année fiscale en cours par exemple.
Les préfixes des factures peuvent-ils se mettre automatiquement à jour ?
Non, le préfixe ne s'actualise pas automatiquement, à vous de le modifier à chaque fois que vous souhaitez en changer. Attention donc, si votre préfixe de factures correspond au mois en cours, il faudra le réinitialiser chaque mois.
À noter : lorsque vous créez une facture d'acompte, un préfixe se génère automatiquement mais pas un numéro, vous indiquerez ce dernier au moment de l'envoi.
Comment créer une facture sur l'année comptable précédente ?
Pour établir une facture avec le préfixe de l’année dernière alors que le préfixe a déjà été modifié sur l'année en cours, il faut changer la DATE de la facture, ce qui mettra automatiquement à jour le préfixe lors de la génération de la facture.
Il faut changer la date de la facture car le logiciel se base sur le préfixe de l’année comptable lié à la date indiquée sur la facture. Sinon le préfixe se basera sur le numéro de la dernière facture de l’année réalisée.
N'hésitez pas à visionner notre vlog dédié à ce sujet, dans lequel vous trouverez le détail du fonctionnement de la numérotation des factures sur Digiforma 🎥