Pour garantir un usage optimum de Digiforma, il est plus que recommandé de renseigner chaque apprenant de manière nominative avec leur propre mail en base de données.
Mais ce n’est pas toujours possible en fonction de vos clients.
Si cela n'est pas possible, voici 4 méthodes pour administrer sereinement votre session de formation.
1.Permettre à l'intervenant d'ajouter les apprenants
Si votre intervenant dispose d'un compte d'accès avec les droits nécessaires, il peut ajouter lui-même les apprenants le jour de la formation.
Pour cela :
Se rendre dans la session concernée.
Aller dans l'onglet Configuration > Apprenants.
Renseigner les noms, prénoms et adresses e-mail fournis directement par les apprenants.
💡 Conseil : Pour configurer cette option, consultez les guides concernant la création d'un compte d'accès et la configuration des droits d'accès intervenant:
2. Transmettre le lien du formulaire individuel à l'intervenant
Cette méthode est idéale si vous ne souhaitez pas donner de compte d'accès ou de droits spécifiques à votre intervenant sur le logiciel. L’intervenant pourra renseigner les informations des apprenants grâce à ce formulaire.
Voici comment procéder :
Dans la session de formation, allez dans Configuration > Initialisation > Inscriptions.
Cliquez sur “Voir la page” pour récupérer et partager le lien du formulaire individuel à l'intervenant.
L'intervenant renseigne au fur et à mesure le nom et l'e-mail des apprenants.
⚠️ Attention : Vous devrez valider les préinscriptions manuellement pour que les apprenants soient définitivement inscrits dans la session.
3. Utiliser le QR code de l'extranet global
Le jour de la formation, vous pouvez demander aux apprenants de scanner un QR code pour s'enregistrer de manière autonome.
Pour cela :
1. Affichez le QR code général depuis la session de formation dans Espace Apprenant > Accès.
2. Les apprenants scannent le code et indiquent leur adresse e-mail.
3. L'e-mail n'étant pas reconnu, l'apprenant doit cliquer sur "Faites une demande d'accès à l'intervenant" et remplir ses informations.
4. L'intervenant reçoit un e-mail avec les données, qu'il vous suffira de reporter dans le logiciel.
4. Indiquer un nombre d'apprenants et générer des émargements vierges
Dans la session, allez dans Configuration > Apprenants.
Au moment d'ajouter un client entreprise, indiquez le nombre d'apprenants à inscrire.
Générez et imprimez les feuilles d'émargement à imprimer.
📘 Note : Les feuilles d'émargement contiendront autant de lignes vierges que le nombre d'apprenants déclaré, permettant une saisie manuscrite le jour J.
⚠️ Important : Sans l'adresse e-mail des apprenants, l'envoi automatique des convocations et des évaluations est impossible.