Cet article guide les intervenants, formateurs et animateurs invités par un organisme de formation sur Digiforma dans l'exécution de leurs tâches quotidiennes. Il permet d'appréhender le fonctionnement de la plateforme, de naviguer dans l'interface et d'assurer le suivi pédagogique et administratif des sessions de formation.
Conseil : Téléchargez le guide de l'intervenant vous accompagner au quotidien dans votre utilisation.
Configuration des accès, droits et limitations
L'accès aux modules de Digiforma est défini par l'organisme de formation récepteur et comporte des règles strictes.
Visibilité des onglets et gestion des droits d'accès
Les fonctionnalités visibles dans votre compte dépendent des droits accordés par l'administrateur de l'organisme. Si un onglet est absent ou un bouton inaccessible, contactez l'administrateur de l'organisme, lui seul peut modifier votre niveau d'accès.
Selon la configuration attribuée par l'organisme de formation, l'intervenant dispose de deux niveaux de permissions :
Modification complète : L'intervenant accède à l'ensemble des fonctionnalités de gestion et d'édition autorisées.
Lecture simple : L'intervenant dispose d'un accès restreint incluant généralement l'agenda, les documents administratifs, l'envoi d'e-mails ou la consultation des évaluations.
Limitations structurelles du compte intervenant
Même avec l'ensemble des droits d'accès activés, certaines actions restent structurellement réservées aux comptes administrateurs de l'organisme, quelle que soit la configuration accordée :
Déplacement des cartes de sessions d'une colonne à une autre sur le tableau de bord.
Modification poussée du compte via l'onglet Mon Compte (très limité pour les intervenants).
Accès à la liste détaillée des apprenants et au Rapport d'activité (le droit "rapport d'activité" n'existe pas sur les comptes intervenants).
Création de devis.
Si une manipulation est impossible malgré tous vos droits, il s'agit d'une limitation structurelle de la plateforme. Pour toute question sur les fonctionnalités disponibles, la configuration de vos droits ou une action bloquée, contactez directement l'administrateur de l'organisme de formation, lui seul peut intervenir sur votre compte.
Distinction des espaces de travail et navigation
La plateforme Digiforma sépare l'environnement global d'administration et l'environnement d'animation des sessions.
Différences entre le compte d'accès et l'espace extranet intervenant
La plateforme Digiforma distingue deux espaces principaux pour l'intervenant :
L'espace extranet intervenant : Cet espace dédié permet d'animer les sessions à distance, de communiquer avec les apprenants, d'envoyer les émargements et de consulter les documents administratifs de la session.
Le compte d'accès intervenant : Identifié par une adresse e-mail et un mot de passe, ce compte attribue des fonctionnalités d'administration globales sur Digiforma, modulées selon les autorisations et droits configurés par l'organisme de formation pour chaque session.
Pour en savoir plus : Quelle est la différence entre l'Espace Intervenant et le compte d'accès intervenant ?
Changement d'organisme de formation dans l'interface
Lorsqu'un intervenant est invité par plusieurs organismes de formation avec la même adresse e-mail, la bascule entre les comptes s'effectue directement depuis l'interface principale.
Pour basculer d'un organisme à un autre sur Digiforma :
Repérez le bandeau supérieur situé en haut à droite de l'écran.
Cliquez sur l'option Changer d'organisme pour sélectionner le compte désiré. L'interface charge immédiatement l'environnement sélectionné.
Organisation des menus de l'interface Digiforma
L'interface globale d'un compte d'accès intervenant Digiforma est structurée autour d'un menu latéral principal et d'un menu de profil.
Le tableau ci-dessous détaille les rôles des différentes sections du menu de l'interface (possible d'avoir plus d'accès en fonction de vos droits) :
Menu | Section | Rôle et fonctionnalités |
Menu de gauche | Tableau de bord > Agenda | Suivi des sessions par date selon trois affichages (calendrier, planning ou frise). |
Menu de gauche | Toutes mes sessions | Centralisation des fiches de formation selon leur statut (en projet, planifiées, en cours, terminées). |
Menu de gauche | Aide | Accès à la FAQ technique et au module de contact avec le support. |
Menu de droite | Mon Profil | Saisie des informations personnelles et paramétrage des créneaux de disponible. |
Structure de la gestion administrative et du suivi pédagogique
Le compte d'accès intervenant Digiforma est structuré en deux environnements complémentaires pour piloter les actions de formation :
Espace Gestion
L'espace Gestion est dédié au suivi administratif global des sessions et du calendrier :
Administration et gestion des fiches des apprenants.
Gestion des relances et envois des attestations de formation.
Saisie et tenue à jour des données obligatoires destinées au Bilan Pédagogique et Financier (BPF).
Espace Pédagogie
L'espace Pédagogie permet de suivre la progression des apprenants, de distribuer la documentation et de contrôler les signatures d'émargement. Cet espace regroupe trois rubriques principales :
Extranet/e-learning : Suivi de la progression des apprenants sur les parcours de formation.
Suivi des Apprenants : Édition et suivi des attestations de formation.
Qualité : Consultation des formulaires d'évaluation complétés.
Animation et exécution d'une session de formation
Cette section détaille les étapes d'accès, d'émargement et d'évaluation au sein d'une session de formation sur Digiforma.
Accès à l'espace intervenant d'une session animée
Un intervenant peut accéder à l'espace intervenant d'une session qu'il anime sur Digiforma selon deux modalités :
Accès par e-mail : L'intervenant utilise le lien de convocation envoyé directement par l'organisme de formation pour rejoindre l'extranet.
Accès depuis le compte d'accès (si les droits sont ouverts) :
Ouvrez la session de formation concernée.
Naviguez dans Espace Apprenant > Accès.
Affichez et copiez l'URL de connexion formateur.
Naviguez vers l'URL copiée dans votre navigateur pour ouvrir l'espace intervenant (extranet).
Signature de l'émargement numérique
L'émargement numérique sur Digiforma s'effectue depuis deux interfaces distinctes selon le mode d'accès utilisé.
Émargement depuis l'Espace Intervenant
Ouvrez l'espace intervenant de la session
Sélectionnez la section "Suivi des émargements numériques" à gauche de l'espace.
Cliquez sur la date du créneau à signer pour valider la présence. L'émargement est alors immédiatement enregistré.
Émargement depuis le compte d'accès Digiforma
Rendez-vous dans le menu Suivi > Émargements au sein de la session concernée.
Cliquez sur le bouton d'accès à l'émargement pour ouvrir la vue formateur dans l'espace apprenant.
Effectuez la signature en classe ou la signature à distance pour valider le suivi de présence.
Consultation de l'agenda et du planning
L'agenda personnel rassemble l'ensemble des sessions de formation planifiées sur le compte Digiforma.
Pour consulter son agenda sur Digiforma :
Accédez au Tableau de bord sur votre compte Digiforma.
Visualisez vos créneaux d'intervention programmés.
Des filtres d'affichage sont appliqués par défaut sur le planning. Cliquez sur l'option Effacer tout pour afficher la totalité des sessions enregistrées.
Consultation des réponses aux évaluations des apprenants
Les résultats des évaluations remplies par les apprenants sont consultables dans chaque session de formation Digiforma à deux niveaux.
Consultation des formulaires d'évaluation individuels
Ouvrez la session de formation souhaitée.
Naviguez dans le menu Gestion > Évaluations.
Cliquez sur le formulaire souhaité pour afficher le détail individuel des réponses.
Consultation du rapport qualité global
Ouvrez la session de formation souhaitée.
Naviguez dans l'onglet Suivi > Suivi Qualité.
Consultez le rapport qualité complet compilant l'ensemble des retours.
Que faire si les résultats d'une évaluation n'apparaissent pas ?
Si les réponses d'un apprenant ne sont pas visibles dans les évaluations, vérifiez d'abord que l'apprenant s'est bien connecté à son Espace Apprenant. Si ce n'est pas le cas, renvoyez-lui le lien d'accès depuis la session concernée.
La courbe de progression ne s'affiche que si une question de type auto-évaluation a été configurée dans le formulaire. Si ce type de question est absent du formulaire, la courbe n'apparaîtra pas, quelle que soit l'activité de l'apprenant.
Déconnexion de l'Espace Intervenant
Pour se déconnecter d'une session de formation sur Digiforma :
Cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit de l'interface de formation.
Sélectionnez l'option Déconnexion. L'accès sécurisé à la session est immédiatement clôturé.
Ressources et accompagnement
Digiforma met à disposition des ressources de formation et des webinaires d'accompagnement pour les intervenants.
Création d'une session de formation
La création d'une session sur Digiforma nécessite un compte d'accès doté des droits d'administration autorisés par l'organisme.
Pour se former à la création de sessions :
Participez au webinaire de prise en main organisé un jeudi sur deux à 9 h 30.
Consultation du lexique technique Digiforma
Pour assimiler la terminologie propre au logiciel Digiforma, consultez directement 📖 Le lexique Digiforma.
Inscription au webinaire de formation intervenants
Un webinaire d'accompagnement en direct est proposé chaque mois pour former les intervenants à l'utilisation globale de Digiforma.
Fréquence : Organisé un jeudi par mois à 11 h 00.
Intitulé : Bien utiliser Digiforma en tant que formateur.
Modalité : Inscription obligatoire via le lien 🎓 Bien utiliser Digiforma en tant que formateur.