Comment fonctionne l'émargement numérique ?

Découvrez comment faire émarger numériquement les présences des apprenants et intervenants sur vos différents créneaux de formation.

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Écrit par Claire CHALMIN
Mis à jour il y a plus d’une semaine

L'émargement numérique vous permet d'attester de la présence de vos apprenants pendant vos sessions de formations. Elle établit l'identité du signataire, assure l'intégrité de sa signature et son authenticité.



1. Proposer l'émargement sur des dates précises

L'émargement numérique est disponible pour tous les modules de formation dont les dates ont été enregistrées dans l'onglet "Apprenants / Dates" :

Si les dates sont enregistrées dans un intervalle, le calcul de l'assiduité est différent. Pour en savoir plus au sujet des intervalles de dates, nous vous conseillons cet article 👉 Quel type de dates choisir et comment ça fonctionne ?

Formation dispensée par plusieurs intervenants :


⚠️ Si plusieurs intervenants participent à la formation, il faudra leur affecter les créneaux qui les concernent pour que l'émargement soit disponible aussi pour eux :


2. Choisir la méthode d'envoi de l'émargement numérique

I - Via l'extranet

Depuis l'interface de paramétrage de l'extranet, vous pouvez rendre l'émargement numérique disponible sur la page d'accueil de l'extranet de la session :

Les boutons d'émargement seront alors disponibles sur l'extranet personnalisé des apprenants directement sur la page d'accueil :

Mais également à partir de la date du créneau à signer, dans l'onglet "Mes émargements numériques" du burger menu en haut à gauche :

Dans ce cas, l'intervenant peut simplement rappeler aux apprenants de consulter leur espace extranet personnalisé !


II - Via votre espace Digiforma

Rendez-vous dans l'onglet Émargements de votre session de formation, vous retrouverez alors sur la page de suivi un bouton vous donnant accès à l'émargement numérique de la session :

Vous serez alors redirigé vers l'extranet avec une vue administrateur ou formateur, vous retrouverez ici l'ensemble des créneaux de formation et la possibilité de :

1. Réaliser une signature en classe

2. Réaliser une signature à distance

💡 Vue intervenant :

Sachez qu'un intervenant ayant un accès simple à son espace extranet peut :
- Réaliser son propre émargement pour chaque créneau
- Faire signer les apprenants sur un terminal unique en choisissant l'option "Signature en classe". 
- Envoyer les liens d'émargement numérique sur les e-mails des apprenants en cliquant sur "Signature à distance".


Signature en classe

En cliquant sur le bouton "Signature en classe", l'administrateur ou le formateur aura la possibilité de réaliser un émargement numérique directement sur tablette, ordinateur ou encore smartphone :

Signature à distance & planification automatique des emails

Vous pouvez envoyer en direct un lien d'émargement numérique par créneau sur l'adresse e-mail des apprenants et intervenants, en choisissant l'option 2 "Signature à distance" montrée ci-dessous.

Cela vous conviendra si vos apprenants n'utilisent pas l'extranet.

L'e-mail envoyé est paramétrable dans votre onglet Compte > Modèles d'e-mails et vous retrouverez votre historique d'envoi dans votre session de formation à l'onglet Convocations/e-mails :

💡 Bon à savoir : les heures émargées seront visibles dans le Suivi de l'activité avec la colonne "heures réalisées" et auront un impact sur le BPF calculé automatiquement !


Vous avez également la possibilité d'envoi un mail d'émargement automatiquement en fonction des créneaux de formation.

Afin de pouvoir planifier l'envoi des mails pour faire émarger vos apprenants, il est nécessaire de vous rendre dans l'onglet émargement puis de cliquer sur ce bouton :

En cliquant sur Planification des Emails, Digiforma vous informe quels créneaux de votre session de formation sont éligibles à la planification des emails d'émargement. Vous validez ensuite leur planification en cliquant sur Planifier l'envoi automatique.

On vous précisera alors qu'à partir du lendemain, tous les apprenants et les intervenants recevront un email pour signer leur présence au début de chaque créneau. Le modèle d'email utilisé est le modèle de signature numérique par défaut.

Cette page vous guidera dans cette démarche 📖


3. Générer un rapport d'émargement numérique

Rendez-vous sur la page "Documents" de votre onglet Émargements. Vous aurez ici la possibilité de choisir les éléments que vous souhaitez faire ressortir grâce aux différents filtres :

Si votre abonnement comprend la fonctionnalité Espace entreprise, vous avez alors la possibilité de transmettre à vos clients, via une plateforme dédiée, leurs rapports d'émargements numériques pour chaque session.

🚀 L'Espace entreprise possède d'autres nombreux avantages pour vous faire gagner du temps : Découvrez-les tout de suite !

Votre rapport d'émargement numérique peut être personnalisé comme tous vos autres documents depuis l'onglet Compte > Modèles de documents :

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