L'émargement numérique vous permet d'attester de la présence de vos apprenants pendant vos sessions de formations. Elle établit l'identité du signataire, assure l'intégrité de sa signature et son authenticité. Nous allons voir les étapes à suivre pour mettre en place les émargements numériques sereinement au sein de vos sessions de formation.
1/ Paramétrer vos dates sur votre session de formation
Intégrer des créneaux de formation en date fixe
Si vous souhaitez réaliser des émargements numériques dans Digiforma, dans un premier temps il sera nécessaire de venir paramétrer vos modules avec des créneaux en date fixe. Voici les étapes à suivre :
Rendez-vous sur l'onglet "Configuration > Dates et prix" de votre session de formation
Modifiez votre module avec le crayon sur la ligne des dates
Sélectionnez la vue "Entrer toutes les dates (calendrier)
Sélectionnez une plage de dates ou des dates isolées
Ajoutez un créneau le matin, l'après-midi ou le matin et après-midi
Choisissez l'intervenant et le lieu pour ce créneau
Cliquez sur "Enregistrer" !
⚠️ Seuls les créneaux en dates fixes permettront de générer des émargements numériques. Cela ne sera pas possible sur des intervalles de dates, qui sont prévues pour des formations asynchrones.
Pour tout savoir à ce sujet :
Formation dispensée par plusieurs intervenants : Si plusieurs intervenants participent à la formation, il faudra leur affecter les créneaux qui les concernent pour que l'émargement soit disponible aussi pour eux.
Pour tout comprendre sur comment faire émarger vos intervenants, consultez cet article :
Émargements numériques : comment faire signer mon intervenant ?
Vérifier et suivre vos émargements
Une fois vos dates fixes ajoutées, vos intervenants saisis et vos apprenants ajoutés à la session, les émargements seront créés depuis l'onglet Suivi > Émargements de la session de formation, c'est ici que vous pourrez vérifier et suivre vos émargements.
2/ Comment faire signer les émargements numériques ?
Ici nous allons voir plusieurs méthodes pour faire signer les émargements numériques, vous pourrez ainsi choisir celle qui vous convient le mieux.
Faire signer depuis l'espace apprenant en autonomie
1. Activer le bouton d'émargement numérique
Si vous souhaitez faire signer votre apprenant depuis son espace apprenant en autonomie, il sera nécessaire d'activer l'option "Afficher les boutons d'émargement numérique" depuis l'onglet Espace Apprenant de la session de formation.
Sans cela les apprenants n'auront pas accès au bouton "Émargements" sur son espace apprenant
2. Méthode 1 : Planifier l'envoi de vos émargements avant la formation
Vous pouvez envoyer en direct un lien d'émargement numérique par créneau sur l'adresse e-mail des apprenants et intervenants, depuis l'onglet Suivi > Émargements puis sur le bouton "Planification des emails".
En cliquant sur "Planification des Emails", Digiforma vous informe quels créneaux de votre session de formation sont éligibles à la planification des emails d'émargement. Vous validez ensuite leur planification en cliquant sur "Planifier l'envoi automatique".
Une fois l'envoi planifié pour les émargements numériques, un message vous expliquera que les émargements seront planifiés à partir de demain. Les émargements partiront donc aux créneaux concernés à partir demain.
Cette méthode vous permettra :
D'automatiser l'envoi d'émargement au début du créneau de formation
D'assurer que chacun reçoit le lien au bon moment pour signer sa présence
De ne pas intervenir manuellement sur l'émargement lors de la formation
Pour aller plus loin à ce sujet, n'hésitez pas à lire cet article :
Comment planifier automatiquement ses emails d'émargement ?
Méthode 2 : Utiliser les QR code pendant la formation
Afin de faire émarger vos apprenants en classe vous avez la possibilité d'utiliser le QR code d'accès générique ou bien les QR codes d'accès personnel de vos apprenants.
Les QR codes sont disponibles dans l'onglet Espace Apprenant > Accès de vos sessions :
Ici vous pourrez directement télécharger la liste des QR codes de votre choix (accès personnel ou générique) et la distribuer en classe pour que les apprenants puissent émarger.
💡Si vos apprenants ne disposent pas de mail, le QR code d'accès personnel est très pratique !
Pour aller plus loin au sujet de l'envoi des QR codes, n'hésitez pas à lire cet article directement :
Comment utiliser le QR Code pour rendre accessible l'Espace Apprenant à vos apprenants ?
Faire signer les émargements depuis l'espace administrateur ou intervenant
Faire signer par l'intervenant
Si vous préférez faire signer directement les émargements en classe sans que l'apprenant n'ait à se connecter à son espace apprenant, il est possible de réaliser les émargements directement via l'espace intervenant.
Si votre intervenant n'a pas de compte d'accès, vous pouvez lui envoyer le lien vers son espace intervenant disponibles depuis l'onglet Espace Apprenant > Accès de la session. Pour renvoyer son lien, suivez cet article.
Depuis la section "Suivi des émargements numériques", l'intervenant pourra venir faire émarger les présences :
En cliquant sur le bouton "Signature en classe", le formateur aura la possibilité de réaliser un émargement numérique directement sur tablette, ordinateur ou encore smartphone.
💡 Vue intervenant :
Sachez qu'un intervenant ayant un accès simple à son espace apprenant peut :
- Réaliser son propre émargement pour chaque créneau
- Faire signer les apprenants sur un terminal unique en choisissant l'option "Signature en classe".
- Envoyer les liens d'émargement numérique sur les e-mails des apprenants en cliquant sur "Signature à distance".
Faire signer depuis le compte administrateur
Si un administrateur de votre organisme réalise les signatures, il est possible d'accéder à l'espace numérique depuis l'onglet Suivi > Émargements de la session de formation.
Voici les étapes à suivre :
Accéder à l'onglet Suivi > Émargements de la session
Cliquer sur le bouton "Émargement" en violet
Puis sur "Émargement numérique"
Ici vous aurez la même vue que depuis l'espace administrateur disponible depuis Espace Apprenant > Accès et il sera possible de réaliser une signature en classe !
💡 Bon à savoir : les heures émargées seront visibles dans le Suivi de l'activité avec la colonne "heures réalisées" et auront un impact sur le BPF calculé automatiquement !
3/ Comment renvoyer les émargements une fois le créneau passé ?
Une fois le créneau passé, vous ne pourrez plus planifier l'envoi de vos émargements, mais vous pourrez envoyer une signature à distance !
Voici les étapes à suivre :
Accéder à l'onglet Suivi > Émargements de la session
Cliquer sur le bouton "Émargement" en violet
Puis sur "Émargement numérique"
Sélectionner le créneau où vous souhaitez renvoyer les émargements
Cliquer sur "Envoyer"
💡 Les intervenants ou apprenants n'ayant pas émargé sur le créneau seront automatiquement sélectionnés. Il est possible de les décocher si besoin !
Cette méthode peut aussi être utilisée pendant la formation si nécessaire !
4/ Générer un rapport d'émargement numérique
Générer le rapport d'émargement numérique depuis la session
Une fois la session terminée et l'ensemble des émargements récoltés : place au téléchargement du rapport d'émargement numérique !
Voici les étapes à suivre :
Rendez-vous sur l'onglet Suivi > Émargements de la session
Puis sur le bouton "Rapports d'émargement"
Choisissez les filtres (clients, apprenants, modules, plage de dates...)
Générez le rapport d'émargement numérique
Si votre abonnement comprend la fonctionnalité Espace entreprise, vous avez alors la possibilité de transmettre à vos clients, via une plateforme dédiée, leurs rapports d'émargements numériques pour chaque session.
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Modifier votre modèle de rapport d'émargement numérique
Votre rapport d'émargement numérique peut être personnalisé comme tous vos autres documents depuis l'onglet Configuration > Modèles de documents :
