Comment configurer un compte d'accès intervenant ?

À quoi correspondent les différents droits d'accès pour vos intervenants ?

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Écrit par Beryl Guibourt
Mis à jour cette semaine

Vous venez de créer un compte intervenant et vous avez des difficultés à savoir à quoi correspondent les différents droits d'accès que vous pouvez leur donner ? Nous allons donc reprendre point par point ces éléments 💪

1. Les accès par défaut : les fonctions pédagogiques dans les sessions.

Sans surprise tout ce qui touche de près ou de loin à la pédagogie est automatiquement ouvert à vos intervenants. Néanmoins vous pouvez tout de même leur retirer ces droits si cela ne vous convient pas.

Que comporte l'accès "Configuration de l'extranet" ?

  1. Voici la vue que votre intervenant aura de l'onglet "Extranet/e-learning" par défaut depuis son compte, dans sa session de formation. Il pourra donc :
    Gérer les options de visibilité de l'extranet des apprenants de la session à laquelle il est rattaché.

  2. Ajouter une description (un texte de bienvenue par exemple)

  3. Partager des documents à toute la classe.

Que comporte l'accès "Séquence e-learning" ?

Votre intervenant pourra donc ajouter/modifier/paramétrer la ou les séquences e-learning de la session de formation. Cela implique donc la possibilité d'ajouter/modifier les activités, voir les réponses aux quiz, la décision d'ajouter ou non un forum de discussion ainsi qu'une salle de réunion en visioconférence etc...

Que comporte l'accès "Émargements" ?

Comme vu précédemment, votre intervenant a la possibilité de cocher la case "Afficher les boutons d'émargement numérique" sur l'extranet. Cette dernière est incluse dans la section "configuration de l'extranet". Ce bouton sert à ce que les apprenants puissent émarger en autonomie. Dès lors, à quoi sert cet accès ? Tout simplement à gérer l'onglet "Émargements" de la session de formation ⬇️

Grâce à cet accès, votre intervenant.e pourra cocher les présences de vos apprenants si vous n'utilisez pas l'émargement numérique ou bien gérer de A à Z l'émargement de vos apprenants que ce soit en présentiel ou via l'envoi d'e-mails d'émargement numérique !

Pour plus de détails sur les différentes méthodes d'émargement numérique, nous vous conseillons cet article !

Que comporte l'accès "Évaluations de la session" ?

Votre intervenant aura donc accès à l'onglet Évaluations ⬇️

L'intervenant·e pourra gérer et recueillir toutes les évaluations nécessaires à votre suivi qualité. Par ailleurs, grâce au "Quiz en présentiel", l'intervenant·e pourra décider de lancer en classe un quiz pour tester les participants en direct et rendre son cours plus ludique. Au besoin vous pouvez consulter notre article sur les différents types de quiz dans Digiforma.


2. Les accès aux fonctions administratives dans les sessions.

Que comporte l'accès "Paramétrage des clients & tarifs" ?

Cet accès permet à votre intervenant·e de modifier les tarifs des modules de vos clients et de les qualifier de "perdu" "indécis" "gagné" "annulé" ou "finalisé" pour votre suivi commercial.

Cellui-ci pourra également éditer et envoyer les conventions aux clients entreprises et les contrats aux clients particuliers.

Il·elle pourra également ajouter et modifier les attentes des clients (néanmoins, il faut également lui octroyer l'accès "paramétrage du programme" pour cela).

Cet accès ne permet pas de gérer la partie finance (donc il·elle ne pourra pas éditer/envoyer de devis ou de factures).

Que comporte l'accès "Paramétrage du programme" ?

Cet accès donne accès à tout ce qui concerne le Programme dans l'onglet "Programme / intervenant" : l'intervenant·e pourra ainsi modifier le programme associé à la session de formation, ajouter des documents externes & privés.

Il/elle pourra également ajouter et modifier les attentes des clients (néanmoins, il faut aussi lui octroyer l'accès "paramétrage des clients et tarifs" pour cela).

Que comporte l'accès "Paramétrage des intervenants" ?

Il/elle pourra ajouter d'autres intervenants s'il·elle est en charge de la gestion de la session de formation. Cet accès lui permettra également d'ajouter ses tarifs ainsi que ses heures de formation effectuées.

Que comporte l'accès "Paramétrage du lieu et des dates" ?

Comme son nom l'indique, votre intervenant·e pourra ainsi modifier les dates des modules et le lieu de la session de formation. Cela lui donne plus de marge de manœuvre en cas d'imprévus (créneau en face à face impossible du côté de l'intervenant·e ou de l'apprenant·e, lieu indisponible pour une raison ou pour une autre, etc...).

Que comporte l'accès "Envoi des convocations" ?

Votre intervenant·e pourra générer le modèle de convocation de son choix et envoyer les convocations par e-mail de manière individuelle ou groupée aux apprenants.

Que comporte l'accès "Suivi des apprenants" ?

Votre intervenant·e pourra télécharger les certificats ainsi que les attestations d'assiduité de vos apprenants. Il·elle pourra également envoyer ces attestations de manière individuelle ou groupée aux participants par e-mail.

L'intervenant·e pourra également effectuer le suivi d'avancement des apprenants : il pourra leur laisser un commentaire ou une appréciation. Pour mieux connaître le fonctionnement de cet onglet, nous vous recommandons cet article.

Que comporte l'accès "Rapport qualité de la session" ?

Nous l'avons vu plus tôt, votre intervenant·e peut avoir accès aux évaluations qui vont venir composer le rapport qualité de la session. En autorisant l'accès à cette partie, votre intervenant·e pourra observer la synthèse des réponses des différents interlocuteurs de la session.

Il·elle pourra également générer le rapport au format PDF et le télécharger.

Il·elle pourra également ajouter sa propre synthèse des résultats obtenus à la session de formation.

Pour plus de détails sur le rapport qualité de vos sessions, nous vous conseillons cet article !

Que comporte l'accès "Page finance de la session" ?

Votre intervenant·e pourra générer et modifier les factures des clients / apprenants de la session de formation.

Il aura donc également accès à sa propre facture et les charges liées à sa prestation.

Notez tout de même que cela ne lui donne pas le droit de générer ni d'envoyer un devis dans la partie "Apprenants / dates" de votre session de formation.

Que comporte l'accès "Envoi d'e-mails" ?

Comme nous l'avons vu précédemment votre intervenant·e peut déjà envoyer les liens d'émargement par mail.

Avec cet accès, votre intervenant pourra également consulter l'historique des e-mails envoyés depuis la session de formation ainsi que leur statut (envoyé / reçu / ouvert etc...).

Il/elle pourra également envoyer des mails aux apprenants et aux autres intervenants s'il y en a.

Que comporte l'accès aux URL personnalisées des apprenants ?

Cet accès permet à votre intervenant·e de visualiser les liens extranet des apprenants ainsi que ceux des intervenants et d'y accéder :

⚠️ Si vous souhaitez que votre intervenant ne puisse modifier que les programmes de ses sessions de formation, vous devez tout d'abord lui retirer l'accès "Bibliothèque (Programmes / Séquences e-learning / Evaluations)". Puis dans un second temps vous devez lui autoriser l'accès à "Paramétrage du programme"

Cet accès permettra également à votre intervenant de s'envoyer la liste des QR Codes des apprenants pour leur donner accès à l'extranet par ce biais : 

Que comporte l'accès "Page Espace entreprise de la session" ?

L'Espace entreprise est une fonctionnalité disponible en option ou avec un abonnement pro. Merci de contacter notre support pour plus d'informations.

Cet accès permettra à votre intervenant·e de partager des documents et des informations à vos clients entreprises via notre plateforme dédiée. Pour plus d'informations à ce sujet, n'hésitez pas à consulter cet article !



3. Les accès liés à la visibilité des sessions et opportunités

Que comporte l'accès "Créer des sessions" ?

L'intervenant(e) pourra créer des sessions de formation "allégées". C'est à dire qu'il/elle pourra faire les paramétrages de bases comme entrer un module, un prix, des dates et un lieu mais il/elle ne pourra pas gérer les clients. Il·elle pourra néanmoins gérer les préinscriptions de la page de préinscriptions publique.

Par ailleurs, cela ne lui donne pas le droit de modifier le statut des sessions de formations (de passer par exemple une session du statut "planifiée" à celui de "terminée").

Que comporte l'accès "Voir les sessions concernant les autres" ?

Cela permettra à votre intervenant·e, non seulement de visualiser les sessions sur lesquelles il·elle n'est pas affecté·e mais également d'effectuer toutes les actions citées ci-dessus sur ces dites sessions. L'intérêt est qu'il·elle puisse facilement voir les problèmes de planning éventuels et les signaler d'autant plus facilement.

Que comporte l'accès "Voir les opportunités concernant les autres" ?

Cet accès permet de choisir de donner accès à votre intervenant, administrateur ou commercial le droit de ne voir que ses opportunités auxquelles il est affecté ou de voir également celles des autres. Fermer ce droit permet de garantir plus de confidentialité entre les projets/opportunités des différents commerciaux de votre organisme de formation.



4. Les accès étendus

Que comporte l'accès " Base de données clients (apprenants / entreprises / financeurs / salles)" ?

Votre intervenant·e aura à présent accès à l'onglet "Données" et pourra tout simplement créer/modifier les fiches de vos apprenants entreprises, financeurs et salles !

Cet accès lui donne donc la possibilité d'ajouter des apprenants et des clients dans les sessions de formation. 😉

Que comporte l'accès "Modification des champs personnalisés" ?

Cet accès, actif uniquement si vous avez l'option Champs personnalisés activée sur votre compte, permet d'ouvrir la possibilité à vos intervenants d'ajouter, modifier, et supprimer les Champs personnaliés que vous utilisez notamment pour vos préinscriptions via le Catalogue en ligne.

Pour en savoir plus sur les champs personnalisés, vous pouvez vous référer à cet article !

Que comporte l'accès "Bibliothèque (Programmes / Séquences e-learning / Evaluations)" ?

Cela donnera accès à votre intervenant·e à l'onglet "Bibliothèque" et lui permettra donc de modifier/ajouter des programmes, des séquences e-learning, des modèles d'évaluations et de gérer les modules SCORM intégrés à vos séquences e-learning. Cela lui donnera aussi accès à l'export EDOF.

Que comporte l'accès "Notes et tâches" ?

Votre intervenant·e pourra ajouter des notes et des tâches à ses différentes sessions de formation comme des pense-bêtes. A partir de 7 jours avant la date d'échéance d'une tâche, celles-ci s'afficheront sur son tableau de bord.

Ces notes et tâches sont des notes qui peuvent être soit restreintes à un responsable, soit laissées sans responsable. 

Que comporte l'accès "Voir les tâches concernant les autres" ?

Les intervenant ayant ce droit désactivé ne verront que les tâches qui leur sont assignées. Cela n'implique que les tâches assignées à d'autres personnes, les tâches non-assignées restant visibles à toutes et à tous.

Sans les accès complets

Avec les accès complets

Que comporte l'accès "Configuration générale Espace entreprise" ?

L'Espace entreprise est une fonctionnalité disponible en option ou avec un abonnement pro. Merci de contacter notre support pour plus d'informations.

Cet accès donnera la possibilité à votre intervenant de configurer la page Espace entreprise de votre organisme de formation via l'onglet Compte ➡️  Espace entreprise. Ainsi, votre intervenant·e aura la main sur les informations de l'organisme retransmises sur la plateforme dédiée à vos clients.



Et voilà tous les éléments auxquels peut avoir accès votre intervenant·e ! Il se peut que, lorsque vous donnez accès à des fonctionnalités sans en autoriser d'autres, cela créé des conflits. Si vous rencontrez des problèmes, n'hésitez pas à nous les signaler dans le chat !

Pour consulter notre guide Intervenant, suivez ce lien : https://app.digiforma.com/help/instructor_guide (Vous pouvez également transférer ce lien à vos intervenants pour les aider dans leur prise en main du logiciel !)

Pour comprendre la différence entre l'extranet intervenant et le compte intervenant, nous vous recommandons cet article : http://help.digiforma.com/fr/articles/5846458-quelle-est-la-difference-entre-l-extranet-intervenant-et-le-compte-intervenant

Pour savoir comment configurer un compte d'accès administrateur, rendez-vous sur cette page : http://help.digiforma.com/fr/articles/5866537-comment-configurer-un-compte-d-acces-administrateur

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