⚠️ Informations clés sur l'accès intervenant :
Distinction entre Compte et Espace : Le Compte d'accès est un compte utilisateur complet avec identifiants, dédié à l'administration et à la gestion de la session. L'Espace Intervenant (Extranet) est un espace interactif dédié à l'animation pédagogique (partage de documents, émargement, quiz).
Pas de prévisualisation : Contrairement à l'extranet, un compte d'accès ne peut pas être prévisualisé. Seule la personne titulaire de l'accès peut se connecter à son interface de gestion Digiforma.
Les droits d'un compte d'accès intervenants peuvent être accordés lors de la configuration du compte sous quatre grandes catégories. Il sera nécessaire d'activer plusieurs droits pour donner des accès complets à certains onglets.
Catégorie 1 : Accès étendus aux données et paramètres
Base de données clients (apprenants / entreprises / financeurs / salles)
L'intervenant accède à l'onglet Données pour :
Créer ou modifier les fiches Apprenants, Entreprises, Financeurs et Salles.
Ajouter des participants directement dans les sessions.
Modification des champs personnalisés
Ce droit permet d'ajouter ou modifier les champs utilisés dans le catalogue en ligne. (si l'option payante est activée)
Bibliothèque (Programmes / Séquence e-learning / Activité e-learning) / Evaluations)
Ce droit permet à votre intervenant de gérer les programmes types, séquences e-learning modèles et exports EDOF.
Notes et tâches
Avec le droit "notes et tâches", votre intervenant pourra ajouter des notes et des tâches à ses différentes sessions de formation comme des pense-bêtes.
À partir de 7 jours avant la date d'échéance d'une tâche, celles-ci s'afficheront sur son tableau de bord.
Ces notes et tâches peuvent être soit attribuées à un responsable spécifique, soit laissées sans responsable assigné.
Voir les tâches concernant les autres
Les intervenants ayant ce droit désactivé ne verront que les tâches qui leur sont assignées. Cela n'implique que les tâches assignées à d'autres personnes, les tâches non-assignées restant visibles à toutes et à tous.
Utilisation de l'assistant IA Pétronille
Ce droit donne accès à Pétronille, l’assistant IA intégré à Digiforma, spécialement conçu pour les organismes de formation.
Pétronille est disponible seulement sur les versions d'abonnement actuelles, pour vérifier si vous êtes éligibles rendez-vous sur l'onglet Mon abonnement.
Catégorie 2 : Visibilité des sessions et opportunités
Créer des sessions
L'intervenant peut créer des sessions "allégées" :
Création de session et paramétrage des informations générales
Création des modules : Nom et modalités pédagogiques
Voir les sessions des autres
Permet de visualiser et d'agir sur des sessions où votre intervenant n'est pas affecté
Voir les opportunités des autres
Permet d'accéder aux projets commerciaux des autres membres de l'équipe.
Catégorie 3 : Fonctions administratives des sessions
Paramétrage des clients & tarifs
Ce droit ouvre permet la gestion commerciale liée à la session :
Modifier les tarifs des modules depuis l'onglet Configuration > Dates et prix
Supprimer le client de la session depuis l'onglet Configuration > Apprenants
Éditer et envoyer les conventions (entreprises) et les contrats (particuliers) depuis l'onglet Gestion > Convention
Cet accès ne permet pas d'ajouter des clients à la session ni de gérer la partie finance (devis et factures).
Paramétrage du programme
Ce droit permet de modifier le contenu structurel depuis l'onglet Configuration > Programme de la session :
Modifier le programme associé.
Ajouter des documents externes et privés.
Modifier les attentes clients (nécessite également le droit "Paramétrage des clients et tarifs").
Paramétrage des intervenants
Ce droit permet d'ajouter d'autres intervenants depuis l'onglet Configuration > Intervenants, de saisir ses propres tarifs et de renseigner ses heures effectuées.
Paramétrage des lieux et dates
Ce droit permettra à votre intervenant de modifier les dates des modules et le lieu de formation depuis l'onglet Configuration > Dates et prix pour faire face aux imprévus.
Envoi des convocations
Avec ce droit, votre intervenant peut créer les convocations et les transmettre par e-mail, qu'elles soient individuelles ou groupées (via l'onglet Gestion > Convocations).
Suivi des apprenants
Ce droit permettra à votre intervenant d'avoir accès à l'onglet Suivi > Suivi apprenants pour :
Télécharger et envoyer les certificats ou attestations d'assiduité.
Laisser des commentaires ou des appréciations sur l'avancement des apprenants.
Remplir l'évaluation des acquis par rapport aux objectifs de ses apprenants
Ce droit permet d'ouvrir également l'accès à l'onglet Suivi > Suivi e-learning de la session de formation afin de :
Visualiser les différents indicateurs d’engagement, les scores obtenus, la progression dans les parcours e-learning
Suivre le nombre d’apprenants actifs/inactifs, le détail de la progression sur chaque activité e-learning, et le nombre de réalisations reçues ou à corriger.
Rapport qualité de la session
Permet d'exploiter les données de fin de formation depuis l'onglet Suivi > Suivi qualité :
Observer la synthèse des réponses des interlocuteurs.
Générer et télécharger le rapport qualité au format PDF.
Saisir sa propre synthèse des résultats.
Page finance de la session
Ce droit spécifique permet de :
Générer et modifier les factures des clients et apprenants.
Accéder à sa propre facture et les charges liées à sa prestation.
⚠️ Attention : Ce droit ne permet pas de générer ou d'envoyer de devis dans l'onglet "Apprenants > Dates et prix".
Envoi d'e-mails
Ce droit permet de consulter l'historique des envois (statuts envoyé/ouvert) et communiquer avec les apprenants/intervenants depuis l'onglet Suivi > Suivi Emails.
Accès aux URL personnalisées des apprenants
Ce droit accessible depuis de l'onglet Espace Apprenant > Accès permet de :
Accéder aux liens d'accès de l'espace apprenant
Télécharger ou envoyer la liste des QR Codes d'accès aux apprenants
Page Espace entreprise de la session
Ce droit permet d'accéder à l'onglet Gestion > Espace entreprise de la session de formation.
💰 Option payante : L'Espace entreprise est disponible avec un abonnement Pro ou en option. Cet accès permet de partager des documents et informations spécifiquement avec vos clients entreprises via une plateforme dédiée.
Catégorie 4 : Fonctions pédagogiques des sessions
Par défaut, les fonctions liées à la pédagogie sont ouvertes aux intervenants, mais ces droits peuvent être restreints manuellement.
Configuration de l'extranet
Ce droit permet à l'intervenant de gérer l'onglet Espace Apprenant pour sa session et ses trois sous-onglets :
Accès : gérer la page accès à l'espace apprenant de la session
Configuration : Ajouter une description ou un texte de bienvenue.
Documents : Partager des documents avec l'ensemble de la classe.
Séquence e-learning
Ce droit ouvre l'accès à l'onglet Espace Apprenant > E-learning. L'intervenant peut configurer le contenu pédagogique numérique :
Ajouter, modifier ou paramétrer les séquences e-learning.
Gérer les activités et consulter les réponses aux quiz.
Activer un forum de discussion ou une salle de réunion en visioconférence.
Émargements
Cet accès est dédié à la gestion de l'onglet Suivi > Émargements et Suivi > Absences de la session :
Cocher les présences manuellement (en cas d'absence d'émargement numérique).
Gérer l'émargement numérique de A à Z : envoi d'e-mails d'émargement numérique et planification des mails d'émargement
Télécharger les rapports d'émargement
Télécharger les feuilles de présence et archiver les feuilles signées
Saisir et gérer les absences de ses apprenants
Évaluations de la session
L'intervenant accède à l'onglet Évaluations pour :
Ajouter et gérer l'envoi des évaluations de la session
Visionner les réponses aux évaluations
Un compte d'accès intervenant n'aura pas l'ensemble des droits qu'un compte administrateur ou commercial (pas d'accès au menu rapport d'activité et à la gestion commerciale)