La firma electrónica es una funcionalidad disponible en opción suplementaria, complementaria a tu suscripción.
Contáctanos para más información
Para utilizar la firma electrónica de forma óptima, será necesario realizar una configuración concreta en tu cuenta.
Recordemos la lista de documentos elegibles a ser firmados electrónicamente:
🔀 Para ambas partes (centro de formación + destinatario) :
👉 Los acuerdos y contratos de formación para tus clientes y alumnos
👉 Los contratos para tus profesores
👉 "Otros documentos" para tus clientes y tus profesores
➡️ Para el destinatario solamente:
👉 Los presupuestos u ofertas de formación
👉 "Otros documentos" para tus alumnos
¿Cuáles son las autorizaciones necesarias para el uso de la firma electrónica?
Sólo las cuentas de acceso "Propietario", "Administrador" o "Comercial" pueden ser firmantes de la firma electrónica de los documentos en Digiforma.
Las autorizaciones correspondientes se otorgan por defecto y sin restricciones al titular de la cuenta de tu centro.
Para las cuentas de acceso "Administrador" y "Comercial", es posible activar los derechos de acceso por tipo de documento desde la parte configuración de cuentas de acceso:
¿Quién puede firmar los documentos por parte de mi centro de formación?
En tus cursos, las personas que se propondrán en el momento del envío de la firma serán:
El propietario de la cuenta;
Los administradores que hayan sido vinculados al curso de formación, si estos tienen activados los derechos de firma electrónica:
La autenticación de la firma se realizará por correo electrónico, mediante un código recibido.
¿Cómo consigo que la otra parte firme los documentos?
Si trabajas con un cliente particular, autónomo o se trata de un alumno: tienes que indicar una dirección de correo electrónico dentro de su ficha alumno. La adición de su número de teléfono es opcional.
Si trabajas con un cliente empresa: tendrás que añadir un contacto en la ficha de la empresa y atribuirle una etiqueta (Contacto principal de la formación, Contacto representante legal, Contacto financiero). La dirección de correo electrónico de este contacto es necesaria, y el teléfono opcional.
De igual manera, para tus profesores, será necesario añadir una dirección de correo electrónico.
¿Cómo configurar un plazo máximo para la firma?
Según el tipo de documento que queramos firmar, puede ser necesario tener plazos de firma diferentes.
Digiforma te permite personalizarlos en la pestaña "Configuración > Modelos de documento" y después, en el documento deseado.
La última sección "Firma electrónica" te permitirá configurar este plazo:
Por defecto, el plazo se establece en 72 horas (3 días), en todos los documentos.
Puedes modificarlo hasta 720h, equivalente a 30 días.
¿Cómo posicionar las firmas en tus documentos?
Para posicionar la firma o las firmas en los documentos, comienza en la parte Configuración > Modelos de documento.
A continuación, en cada uno de los documentos, tienes la posibilidad de posicionar deslizando la etiqueta correspondiente "Firma electrónica" donde quieras.
Nuestro proveedor de firma Goodflag autoriza hasta 6 firmas por documento, de forma que la etiqueta se dividirá en 6 espacios de firma para los diferentes firmantes del documento.
Las firmas se posicionarán por orden cronológico de izquierda a derecha de la etiqueta.
Con Digiforma, puedes hacer que únicamente dos partes firmen el documento, pero también puedes solicitar la firma de varios contactos empresa en el mismo documento.
¿Qué pasa si no he posicionado manualmente la etiqueta antes de la firma del documento?
Si la etiqueta no ha sido firmada previamente, las firmas se cargarán al final del documento por defecto, en mitad de la página.
Para que sean colocadas en el lugar correcto, te aconsejamos añadir un salto de página antes de los últimos elementos que haya en tus modelos de documento.
De esta forma, los elementos como el nombre de los firmantes aparecerán automáticamente detrás del documento, con las firmas posicionadas en el lugar correcto.
¿Puedo descargar los documentos firmados de manera masiva?
No es posible descargar masivamente todos los documentos firmados en zip, pues al tener el efecto de volver a generar íntegramente todos los documentos, entonces se retira la firma electrónica del mismo, conservando la información "firmada" pero suprimiendo la posibilidad de recuperación de las firmas perdidas.
Puedes comprobar si la firma está presente cuando hay una "luz" verde en el icono de la pluma.
Desaconsejamos, por tanto, la descarga masiva y generación de zips en el caso de documentos firmados electrónicamente.
¿Dónde personalizo los modelos de correo electrónico?
Desde el menú Configuración > Modelos de correo electrónico, puedes personalizar los modelos de email vinculados a la firma electrónica.
Puedes así crear un correo diferente para el envío de cada documento en la firma si deseas proporcionar información o consejos en función del tipo de documento. Puedes, igualmente, personalizar los correos de notificación de un documento a firmar y señalar el abandono de la firma en cada caso.
Para ver el proceso paso a paso, consulta el artículo cómo funciona la firma electrónica en Digiforma.
Para saber más sobre la firma electrónica, contáctanos