Al agregar una ficha de empresa en Digiforma, el software te da la opción de ingresar varios contactos. A continuación, tendrás la oportunidad de interactuar con estos diferentes contactos a lo largo de la formación. Te explicamos cómo funciona 👇
Añadir contactos a la empresa
Para añadir un nuevo contacto a una ficha de empresa, ve a la pestaña Datos - Empresas y haz clic en [Añadir empresa] o [Editar empresa] y, a continuación, haz clic en [Añadir un contacto]:
A continuación, no queda más que completar las informaciones correspondientes, sin olvidar introducir una dirección de correo electrónico y precisar su "etiqueta".
Los diferentes contactos de empresa
Para empezar, puedes añadir tantos contactos como quieras en tu ficha de empresa.
Para priorizar los diferentes interlocutores hemos creado etiquetas. Podrás asignar varias etiquetas al mismo contacto y asignar la misma etiqueta a tantos contactos como quieras.
¿A qué corresponden estas diferentes etiquetas?
Contacto representante legal: como su nombre indica esta etiqueta debe ser asignada al representante legal de tu cliente. Por lo tanto, es la información de este contacto la que se indicará cuando utilices etiquetas que se refieran al Representante Legal en tus plantillas de documentos. En tus sesiones de formación podrás enviarle los documentos de formación (presupuestos y convenciones). En caso de que poseas la funcionalidad de firma electrónica en tu cuenta, podrás elegir entre uno de los contactos registrados con la etiqueta "contacto representante legal" el destinatario del documento que deseas firmar. Además, en la ficha Datos - Empresas puedes añadir columnas para ver rápidamente cierta información. En particular, tienes la posibilidad de añadir las columnas vinculadas a este(s) representante(s) legal(es).
Contacto principal formación: corresponde al responsable de seguimiento formación, es decir, la persona con la que vas a intercambiar principalmente en el marco de tus sesiones de formación. Podrás enviarle los documentos de formación (presupuestos y convenciones). También puede ser el destinatario de las evaluaciones de responsables. De la misma forma, puedes seleccionar las columnas con el contacto principal de la formación para encontrar más fácilmente esta información.
Contacto financiero principal: corresponde por ejemplo al contable. Es el contacto al que podrás enviar directamente las facturas de las sesiones de formación.
¿Qué pasa si no especifico una etiqueta?
Todos los documentos serán enviados a la dirección de correo electrónico de la empresa. Ten en cuenta, sin embargo, que las etiquetas relacionadas con el representante legal de tu cliente no se completarán en los documentos.