El software Digiforma te permite generar, imprimir y enviar un determinado número de documentos administrativos. Si bien puedes personalizarnos para que se adapten a tus necesidades, nosotros te proponemos unas plantillas de base que puedes utilizar.

🔎 Pero, ¿para qué sirven todos estos modelos de documentos? ¿Dónde puedo generarlos y descargarlos en mis sesiones de formación? ¿De dónde viene la información que las etiquetas HTML recuperan para generar y completar los documentos?

Aquí podrás editar tus reglamentos internos propios al centro y tus condiciones generales de venta (CGV).

Las etiquetas HTML utilizadas en estos dos modelos de documentos provienen, principalmente, de la información que hayas introducido en el apartado Cuenta > Mi perfil.

Este modelo te permite personalizar el formato de tus programas de formación para su impresión (doc, pdf) o para compartirlo en la página extranet.

Para saber cómo adjuntar en anexo el programa a tus documentos, 👉 consulta este artículo.

En esta categoría encontrarás el Contrato de formación, el Contrato particular y la Política de privacidad. Estos tres documentos son generados en tus sesiones de formación en función de la categoría a la que pertenezca tu cliente. 

La Política de privacidad y el programa son dos documentos que se solicitan, en muchos casos, en anexo a contratos u otros documentos. La Política de privacidad es un documento en el que se detalla el tratamiento de los datos personales en el marco de una acción formativa.

En todos los documentos, las etiquetas HTML están relacionadas con las diferentes sesiones de formación (sobre todo la información que se recoge en la pestaña Alumnos / fechas), la información de tu perfil y la recogida en las fichas de los alumnos y empresas de tu base de datos.

En la sección "Otro documento del cliente" puedes añadir cualquier tipo de documento que consideres relevante para enviar a tus clientes. Podrás generar estos documentos en la pestaña Gestión / documentos de tu sesión, bajo el nombre de tus clientes 👇

Aquí encontrarás los modelos de facturas y presupuestos que vas a poder generar en tus sesiones de formación.

Los Presupuestos se generan o bien desde el CRM (pestaña Gestión comercial, en cualquier oportunidad existente) o bien desde la pestaña Configuración / Alumnos de tu sesión de formación, mientras que las Facturas se generan desde la pestaña Finanzas de la sesión. Las etiquetas HTML cogen la información de la sesión de formación correspondiente. 

Los modelos de facturas y presupuestos son especialmente útiles si deseas que aparezcan detalles concretos, como fechas de pago específicas o un método de pago determinado.

En este apartado encontramos los modelos de Acuerdo de intervención y el Acuerdo de subcontratación.

El Acuerdo de intervención es una especie de hoja de pedido para una sesión de formación. Se debe firmar un nuevo acuerdo para cada servicio prestado, en cada sesión de Digiforma. Incluye detalles relacionados con la sesión, como fechas, ubicaciones, programas o facturación del profesor.

Este documento recoge la información completada en la ficha del profesor y en la pestaña Perfil. Para generarlo, tendrás que ir a la parte inferior de la ficha de tu profesor en la pestaña Configuración > Profesores.

El contrato de subcontratación es un contrato marco: te permite establecer las reglas generales de tu relación con tu subcontratista o centro de formación. Se firma por 1 año y puede renovarse tácitamente por 2 años más. Incluye, por ejemplo, las obligaciones de ambas partes, las condiciones relativas a la propiedad intelectual y la gestión de los datos personales.

Lógicamente, puedes generar y enviar tus acuerdos de subcontratación en la pestaña Base de datos / profesores > Contacto en caso de que contrates a un proveedor externo.

Por último, encontrarás un apartado llamado "Otros documentos del profesor", donde puedes añadir cualquier tipo de documento que tu centro utilice para los profesores. Puedes generar estos documentos en la parte Programa / profesores de tu sesión de formación:

Convocatoria: es el documento destinado a los alumnos participantes de una sesión. Informa a las partes de las condiciones en las que se desarrollará el curso. Podrás generarlos en la pestaña Correos Electrónicos de tus sesiones de formación, y las etiquetas HTML de este documento hacen referencia a la sesión o curso correspondiente.

El resto de documentos aquí disponibles (Certificado de realización, Certificado de Asistencia) se pueden descargar desde la página Seguimiento de los Alumnos de la sesión de formación. Puedes personalizarlos para que indiquen la información que necesites o alguna particularidad respecto a las formaciones que tu centro imparte. 

Por último, encontrarás un apartado llamado "Otros documentos del alumno", donde puedes añadir cualquier tipo de documento que tu centro utilice para los alumnos. Puedes generar estos documentos en la parte Configuración / Alumnos de tu sesión de formación, a la derecha del nombre del alumno correspondiente:

Aquí podrás editar, a través del botón disponible, tus preferencias genéricas de las hojas de asistencia. Personaliza tus tablas de las hojas de presencia en papel y el informe de asistencia digital. Puedes elegir las informaciones que deseas o no que aparezcan.

Además podrás editar una por una tus hojas de asistencia en formato papel y el informe de asistencia digital:

Este modelo te permite personalizar el formato de página de tu evaluación impresa, pensado para ser utilizado en papel.

Atención: aquí solo puedes personalizar el formato, es decir, cómo se ve la evaluación. Para modificar el contenido, deberás hacerlo desde la pestaña Biblioteca > Evaluaciones. 

Proponemos un modelo de diploma que podrás descargar desde la pestaña "Seguimiento de los alumnos" de cualquier sesión de formación. Este documento recoge la información disponible en la sesión correspondiente, y también puedes cambiar la imagen de fondo para adaptarlos a los colores de tu centro de formación.

Digiforma propone una serie de documentos destinados a administrar tus sesiones de formación de FUNDAE. Con estos modelos podrás descargar automáticamente los documentos correctamente completados y así ahorrar tiempo en todas tus procesos administrativos.

Todos estos documentos se pueden modificar para añadir o editar la información, añadiendo las preferencias de tu centro de formación.

💡Información importante: puedes descargar y enviar por correo electrónico la gran mayoría de los documentos presentados anteriormente. Sin embargo, es esencial tener una plantilla de correo electrónico asociada con tu documento si deseas enviarlo.