Vídeo: funcionamiento de los correos electrónicos en Digiforma
1. ¿Puedo añadir archivos adjuntos a mis correos en Digiforma?
El sistema de correos electrónicos en Digiforma relaciona cada correo a un documento específico. El envío se puede realizar desde diferentes lugares dentro de la misma sesión de formación 👇
Si por ejemplo queremos enviar una convocatoria desde la pestaña Gestión > Convocatorias de una sesión de formación, tan sólo podrás añadir la convocatoria en cuestión al correo. Esto significa, que 1 email es igual a 1 archivo adjunto.
Actualmente, no es posible adjuntar varios archivos en el mismo correo electrónico.
Para enviar varios archivos adjuntos desde el mismo correo, tienes la posibilidad de descargar los documentos deseados en tu ordenador y enviarlos desde tu correo habitual, sin necesidad de hacerlo desde Digiforma.
De todas formas, sí puedes crear documentos en anexo desde la pestaña Modelos de documentos y así enviar un PDF con varios documentos incluidos. Consulta este artículo 👉 para saber cómo añadir anexos a tus documentos.
Además, puedes añadir los documentos a través de hipervínculos dentro de tu correo. Cuando descargas los documentos generados desde Digiforma, estos se abren, en primer lugar, en una pestaña de tu navegador con una URL específica. Puedes copiar este enlace e introducirlo en el cuerpo del correo electrónico para que los destinatarios tengan acceso a varios documentos diferentes a partir del mismo email. Podrán entonces descargarlo desde su ordenador si lo desean.
2. ¿Dónde selecciono los destinatarios de mis correos?
Cuando varios destinatarios de la base de datos son destinatarios de un mismo tipo de documento, Digiforma te permite generar todos estos documentos en un solo clic y enviarlos a los diferentes destinatarios al mismo tiempo.
Es el caso, por ejemplo, de los convenios, las convocatorias, los certificados, etc.
Es posible anular la selección de los destinatarios de estos correos electrónicos si no quieres enviar el documento a todos los destinatarios.
Imaginemos que queremos enviar una convocatoria a diferentes alumnos 👇
Desde la sesión de formación correspondiente, haz clic en la pestaña Gestión > Convocatorias y genera las convocatorias:
Una vez generadas, haz clic en el emoticono del sobre a la derecha. Esta opción sólo funcionará en el caso de que todos tus alumnos tengan asignada una dirección de correo electrónico en su ficha de la base de datos (pestaña Datos > Alumnos).
Si no es el caso, Digiforma te indicará que falta alguna dirección de correo y que por tanto el envío a todos tus alumnos no será posible.
A continuación, selecciona los alumnos a los que deseas enviar el correo electrónico desde la lista propuesta en el envío:
Una vez hagas clic en "Enviar", Digiforma enviará un email individual a cada alumno con el documento correspondiente en archivo adjunto 😉
3. ¿Cómo añadir destinatarios en copia a mis correos electrónicos desde Digiforma?
Gracias a Digiforma, podrás enviar documentos relativos a tus cursos y añadir destinatarios en copia.
Desde tu sesión de formación, haz clic en la funcionalidad de correo electrónico situada al lado del documento que quieras enviar:
Añade a continuación la dirección de los destinatarios a los que quieras mandar una copia:
Si quieres añadir varios destinatarios, separa sus direcciones de correo por comas, por ejemplo: contacto1@formacion.com, contacto2@formacion.com, contacto3@formacion.com ...
❗️Este campo no está disponible en dos casos:
El envío del enlace personalizado Extranet Alumno (por razones de confidencialidad)
El envío Zip (pronto estará disponible 🚀 )
Los correos de firma electrónica
💡 Para encontrar el seguimiento de este correo dentro del historia, dirígete al Seguimiento de Correos electrónicos. Este correo estará incluido en la lista. Haz clic en el menú desplegable situado al lado de la fecha de envío para ver el contenido:
