Einführung: Was ist der Unterschied zwischen Automatisierung und Planung einer E-Mail?
In Digiforma können Sie E-Mails sofort versenden, aber Sie haben auch die Möglichkeit, den Versand für einen späteren Zeitpunkt zu planen. Dazu stehen Ihnen zwei Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie Ihren Arbeitsaufwand erheblich reduzieren können:
Manuelle Planung: Dabei verfassen Sie eine E-Mail und wählen ein späteres Versanddatum und eine spätere Versandzeit aus. Konkret bedeutet dies, dass Sie Ihre Nachricht heute schreiben, aber festlegen, dass sie später versendet wird, ohne dass Sie zum Zeitpunkt T eingreifen müssen. Mit dieser Funktion behalten Sie die Kontrolle über Inhalt und Zeitpunkt und vermeiden gleichzeitig Versäumnisse und Last-Minute-Versendungen. Sie ist ideal, um in aller Ruhe vorauszuplanen, ohne komplexe Szenarien oder Prozesse erstellen zu müssen.
Fortgeschrittene Automatisierung: Hier handelt sich nicht mehr nur um einen einmaligen Versand, sondern um vorab festgelegte Regeln. Sobald die Regeln konfiguriert sind, erfolgt der Versand ohne manuelles Eingreifen. Dies spart viel Zeit, sichert die Abläufe und gewährleistet eine kohärente und systematische Kommunikation mit Ihren Lernenden, Kunden und Referenten.
Beachten Sie, dass diese beiden Ansätze sich ergänzen und dazu beitragen, Ihre kognitive Auslastung nachhaltig zu reduzieren. Dieser Artikel ist daher in zwei Teile gegliedert, um die Funktionsweise jedes einzelnen Ansatzes verständlich zu machen.
Funktionsweise der E-Mail-Automatisierung
Mit dieser Funktion können Sie mehrere E-Mails konfigurieren, die vor, während oder nach der Sitzung automatisch an Ihre Lernenden, Kunden oder Referenten versendet werden.
Allgemeine Konfiguration
Gehen Sie zunächst auf die Registerkarte „Konfiguration“ > „Automatisierungen“ > „E-Mails“, um die Standardkonfiguration für automatische E-Mails aufzurufen. Diese Konfiguration wird automatisch bei der Erstellung Ihrer nächsten Sitzungen übernommen.
ℹ️ Die Funktion zum automatischen Versenden von E-Mails ist nicht rückwirkend, d. h. sie wird nicht standardmäßig für Ihre bereits erstellten Sitzungen aktiviert. Sie müssen die E-Mails für Ihre bestehenden Sitzungen manuell konfigurieren, um diese Funktion nutzen zu können.
Die Konfiguration ist einfach. Sie haben die Möglichkeit, den automatischen Versand jeder E-Mail x Tage vor/nach Beginn/Ende der Sitzung des Lernenden (für E-Mails an Lernende und Kunden) oder x Tage vor/nach Beginn/Ende der Sitzung (für E-Mails an Referenten) zu planen. Anschließend müssen Sie nur noch die gewünschte E-Mail-Vorlage aus der Liste „Weitere E-Mails an Teilnehmer/Kunden/Referenten” auswählen.
Wenn Sie Ihre automatischen E-Mails korrekt konfiguriert haben, denken Sie daran, vor dem Verlassen der Seite zu speichern.
Sobald das Speichern abgeschlossen ist, wird die Konfiguration automatisch für die nächsten von Ihnen erstellten Sitzungen übernommen.
Automatische E-Mails an meine Sitzung anpassen
Wie bereits erwähnt, wird die Standardkonfiguration bei der Erstellung einer neuen Sitzung eingerichtet. Sie finden sie unter der Registerkarte „Nachverfolgung“ > „E-Mails“ > „Automatische E-Mails“.
Hier haben Sie die Möglichkeit, jede konfigurierte automatische E-Mail zu ändern, indem Sie die Versandfrist oder die zu verwendende E-Mail-Vorlage ändern. Sie können auch E-Mails hinzufügen oder löschen, um den Versand von E-Mails an diese bestimmte Sitzung anzupassen.
ℹ️ Alle Änderungen, die Sie in diesem Tab vornehmen, wirken sich nur auf diese Sitzung aus. Ihre Standardeinstellungen und andere Sitzungen bleiben davon unberührt.
Vorschau und Anzeige der automatischen E-Mails meiner Sitzung
Auf der Registerkarte „Geplante E-Mails“ können Sie eine Vorschau des Versanddatums und des Inhalts der automatischen E-Mails anzeigen, die während Ihrer Schulungssitzung versendet werden.
ℹ️ Hinweis: Wenn Sie den Versand von E-Mails entsprechend dem Startdatum der Sitzung des Lernenden ausgewählt haben, kann dieselbe E-Mail in mehreren Zeilen doppelt vorkommen, um den individuellen Lernfortschritt jedes Lernenden zu berücksichtigen.
Beispiel: Wenn Lernender A seine Schulung am 7. Januar und Lernender B am 14. Januar beginnt, erhalten sie dieselbe E-Mail aber im Abstand von einer Woche.
Über die Zeilen dieser Tabelle haben Sie die Möglichkeit, den Versand einer E-Mail zu stornieren. Keine Sorge, Sie können den Versand dieser E-Mail anschließend über die Registerkarte „Automatische E-Mails” wieder aktivieren.
ℹ️ Es ist wichtig zu beachten, dass sich automatische E-Mails an Änderungen Ihrer Sitzung anpassen. Das bedeutet, dass, wenn Sie Ihrer Sitzung Teilnehmer hinzufügen oder daraus entfernen, die Verteilerliste jeder E-Mail entsprechend diesen Änderungen aktualisiert wird. Das Gleiche gilt für alle Änderungen der Termine Ihrer Sitzung.
Wenn Sie jedoch einen Beteiligten hinzufügen, nachdem eine E-Mail bereits versendet wurde, wird die E-Mail nicht erneut versendet. Wenn Sie ein Datum Ihrer Sitzung ändern und eine E-Mail in der Vergangenheit geplant ist, wird sie ebenfalls nicht versendet.
Funktionsweise der manuellen E-Mail-Planung
Video-Tutorial
In dem kurzen Video unten sehen Sie, wie Sie eine E-Mail Schritt für Schritt planen können. Wenn Sie möchten, finden Sie direkt darunter die einzelnen Schritte mit Screenshots.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Wählen Sie in Ihrer Sitzung in einem beliebigen von Ihnen erstellten Dokument die Option „Per E-Mail senden”:
Wählen Sie Ihren oder Ihre Empfänger, die E-Mail-Vorlage, nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor und klicken Sie dann auf die drei kleinen Punkte neben der Schaltfläche „Senden“ auf „Den Versand planen“, um das Versanddatum auszuwählen:
Sie haben dann folgende Möglichkeiten:
Eine vordefinierte Frist vom Typ „in einem Tag“, „in einer Woche“, „in X Monaten“ auswählen und dann die Uhrzeit festlegen:
Ein bestimmtes Datum auswählen, indem Sie im Kalender auf das gewünschte Datum klicken. Sie können auch die Uhrzeit auswählen, zu der die E-Mail versendet werden soll:
Bestätigen Sie anschließend durch Klicken auf „Den Versand planen“.
Geplante E-Mails anzeigen
Anschließend finden Sie alle Ihre geplanten E-Mails auf der Seite „Verfolgung” Ihrer Sitzung und dann auf der Registerkarte „E-Mails” > „Geplante E-Mails”.
Sie können den Inhalt der geplanten E-Mail anzeigen, indem Sie auf den Pfeil klicken, und den Versand abbrechen, wenn Sie sich geirrt haben und/oder die E-Mail nicht mehr senden möchten:
Geplante E-Mails werden in Tabellenform mit Filtern für jede Spalte angezeigt, damit Sie Informationen nach bestimmten Kriterien leichter finden können: Empfänger, Versanddatum, Betreff usw.
Geplante E-Mails und Aktualisierung der Informationen in der Sitzung
Im Gegensatz zur Automatisierung werden bei der manuellen Planung einer E-Mail die Empfänger berücksichtigt, die zum Zeitpunkt der Versandplanung mit der Sitzung verbunden sind.
Wenn also Lernende oder Kunden nach der Planung des E-Mail-Versands zur Sitzung hinzugefügt oder aus ihr entfernt werden oder wenn sich ihr Status ändert, müssen Sie diesen Versand stornieren und einen neuen planen, damit die Änderungen bei den Empfängern berücksichtigt werden.
Um zu vermeiden, dass Sie geplante E-Mails bei Änderungen in der Sitzung aktualisieren müssen, empfehlen wir Ihnen, stattdessen die automatische Planung zu verwenden, wenn diese Funktion verfügbar ist! Für den Versand von Anwesenheitslisten, Einladungen und Bewertungen gibt es diese Funktion, die alle Änderungen an Empfängern, E-Mails, Status oder Datum beim Versand der E-Mail berücksichtigt. Um alles über diese beiden Funktionen zu erfahren, empfehlen wir Ihnen folgende Artikel: