Die E-Mails werden aus einer Schulungssitzung heraus versendet, und zwar aus dem Bereich, der dem Dokument oder den Informationen entspricht, die Sie versenden möchten. So kann beispielsweise die Einladung über die Seite „Verwaltung > Einladung“ versendet werden, der Link zu den Bewertungen über die Seite „Verwaltung > Fragebögen“ und so weiter für alle Dokumente.
Sie können E-Mails ohne Anhang auch über die Nachverfolgung der Verkaufschance oder über die Seite „Nachverfolgung > E-Mails“ in Ihrer Sitzung versenden. Wie das funktioniert, erfahren Sie in unserem entsprechenden Artikel 👉 Wie versendet man E-Mails ohne Anhang über Digiforma?
Anschließend können Sie den Verlauf Ihrer gesendeten E-Mails einsehen:
Von einer Schulungssitzung aus, für alle Empfänger zusammen
Von einem Datensatz in Ihrer Datenbank aus, für alle Sitzungen zusammen
1. Von Ihrer Schulungssitzung aus
Um alle von einer bestimmten Sitzung gesendeten E-Mails zu finden, gehen Sie auf die Seite "Nachverfolgung" Ihrer Sitzung und dann in die Registerkarten "E-Mails > Gesendete E-Mails" :
Die gesendeten E-Mails werden in einer Tabelle angezeigt, wobei jede Spalte mit Filtern versehen ist, um Ihnen die Suche nach bestimmten Informationen zu erleichtern: Versanddatum, E-Mail-Art, Empfänger, Betreff oder auch Empfangsstatus.
Die gesendete E-Mail anzeigen
Wenn Sie auf den Pfeil ganz links klicken, können Sie die gesendete E-Mail anzeigen.
Wenn der gesendeten E-Mail ein Anhang beigefügt war, wird ein Symbol angezeigt, und Sie können den Anhang anzeigen, indem Sie darauf klicken:
Verfolgung des Status versendeter E-Mails
Ihren versendeten E-Mails können verschiedene Status zugewiesen werden, um Ihnen genaue Informationen über ihren Status zu liefern und Ihnen zu ermöglichen, bei Bedarf Maßnahmen zu ergreifen:
Hier ist die Erklärung, was jeder Status bedeutet:
Abgefragt: Digiforma hat die Anfrage zum Versenden der E-Mail an unseren Anbieter gestellt.
Es kann vorkommen, dass zu viele Versandanfragen gleichzeitig durchgeführt werden. Unsere E-Mail-Versandplattform stellt dann einen Teil der E-Mails für einige Sekunden oder Minuten in die Warteschlange und der Versand erfolgt zeitversetzt. In diesen Fällen bleibt Ihre E-Mail dann einige Minuten lang im Status "Abgefragt", bevor sie zum Status "Gesendet" übergeht.
Gesendet: die E-Mail hat die Server unseres E-Mail-Anbieters ordnungsgemäß verlassen.
Solange die E-Mail jedoch nicht vom Empfänger geöffnet wurde, können wir nicht feststellen, ob sie sich im Posteingang des Empfängers befindet oder nicht. Es ist möglich, dass die E-Mail von der Plattform des Empfängers gefiltert wurde, ohne dass diese Plattform eine Benachrichtigung sendet.
Empfangen und geöffnet: die E-Mail wurde vom Empfänger geöffnet.
Bitte beachten Sie, dass es aus Datenschutzgründen vorkommen kann, dass das Postfach des Empfängers keine Rückmeldung über das Öffnen der E-Mail sendet. In diesem Fall bleibt der Status der E-Mail auf „Gesendet“.
Empfang nicht möglich: die E-Mail hat die Server unseres Anbieters zwar verlassen, konnte aber nicht vom Empfänger empfangen werden.
Dies kann beispielsweise an einem Anti-Spam-Filter liegen, der die Absender-E-Mail-Adresse blockiert hat. Falls Sie Ihre Absender-E-Mail-Adresse in Digiforma nicht angepasst haben, empfehlen wir Ihnen, diesen Artikel zu lesen, um zu erfahren, wie Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails verbessern können.
Fehler beim Senden: die E-Mail konnte von Digiforma nicht gesendet werden.
Der häufigste Grund ist, dass es einen Fehler in der E-Mail-Adresse des Empfängers gibt. Wir empfehlen Ihnen daher, dies zu überprüfen und es dann erneut zu versuchen.
Sollte das Problem mit Fehlern beim Versenden oder beim Empfang weiterhin bestehen, bitten wir Sie, sich an den Kundenservice zu wenden und dabei die E-Mail-Adresse des betreffenden Empfängers, die betreffende Sitzung sowie die betreffende E-Mail anzugeben.
Eine E-Mail erneut senden
Wenn Sie schnell eine E-Mail an einen Lernenden erneut senden möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Zurücksenden in der Aktionsspalte Ihrer Verfolgungstabelle:
Es erscheint ein Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, diesen Vorgang zu bestätigen, bevor die E-Mail versendet wird:
2. Über die Stammdaten eines Kunden, Teilnehmers oder Referenten
Um alle E-Mails anzuzeigen, die an einen bestimmten Ansprechpartner gesendet wurden, unabhängig von der jeweiligen Sitzung, gehen Sie direkt zum Menü „Daten“, wählen Sie den gewünschten Ansprechpartner aus, klicken Sie auf diesen und dann auf „E-Mail-Sendungsverfolgung“.
Genau wie bei der Sendungsverfolgung von E-Mails pro Sitzung finden Sie hier alle versendeten E-Mails in einer Tabelle mit Spalten, über die Sie Filter anwenden und den Status der versendeten E-Mails verfolgen können.