Wie fügt man Empfänger in Kopie zu E-Mails in Digiforma hinzu?

Digiforma erleichtert den Versand von Dokumenten, die mit Ihren Schulungssitzungen verbunden sind (Angebote, Vereinbarungen, Rechnungen ...), und ermöglicht es außerdem, Dritte als Empfänger in Kopie zu diesen E-Mails hinzuzufügen! 🎉

Gehen Sie in Ihrer Schulungssitzung auf die E-Mail-Funktion neben dem entsprechenden Dokument:

Geben Sie anschließend die E-Mail-Adressen ein, die in Kopie hinzugefügt werden sollen:

Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen in Kopie hinzufügen möchten, trennen Sie diese durch Kommas, zum Beispiel:

​​❗️Das Email-Kopie-Feld (CC) steht in drei Fällen nicht zur Verfügung:

💡 Um den Verlauf dieser E-Mail in Ihrem Archiv nachzuverfolgen, gehen Sie zu Nachverfolgung - E-Mails. Die E-Mail wird in Ihrem Archiv angezeigt. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Versanddatum, um den Inhalt einzusehen:

Derzeit ist es nicht möglich, beim Versenden einer E-Mail über Digiforma Anhänge hinzuzufügen.

Digiforma verknüpft jeden Dokumenttyp mit einer spezifischen E-Mail, die über den entsprechenden Bereich versendet werden kann. Konkret bedeutet das: 1 Dokument = 1 E-Mail.

Wenn Sie beispielsweise die Sitzungsvereinbarung an Ihre Kunden senden möchten, müssen Sie in den Bereich Verwaltung - Vereinbarung Ihrer Sitzung gehen und die Vereinbarung generieren, bevor Sie sie per E-Mail versenden können. Das Dokument wird dann automatisch der E-Mail angefügt, und es ist nicht möglich, weitere Anhänge hinzuzufügen:

Um mehrere Dokumente in einer einzigen E-Mail zu versenden, können wir Ihnen die folgenden Lösungen anbieten.

Dokumente als Anhang hinzufügen
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In Ihren Dokumentvorlagen können Sie Dokumente wie Ihre AGB oder Ihr Programm als Anhang zu anderen Dokumenten hinzufügen.

Um zu erfahren, wie das geht, empfehlen wir Ihnen diese Artikel:

👉 Wie füge ich meine AGB als Anhang zu einer Dokumentvorlage hinzu?

👉 Wie füge ich ein Programm als Anhang zu meinen Vereinbarungen und Angeboten hinzu?

Dokumente als Hyperlink in Ihre E-Mail einfügen
Wenn Sie die Dokumente, die Sie aus Digiforma generiert haben, herunterladen, öffnen sie sich zunächst in einem neuen Tab Ihres Browsers mit einer spezifischen URL-Adresse. Diese URL können Sie kopieren und als Hyperlink in Ihre E-Mail einfügen, sodass Ihre Gesprächspartner auf verschiedene Dokumente über eine einzige E-Mail zugreifen können. Sie können die Dokumente dann auf ihren Computer herunterladen, wenn sie möchten.

Sie können den Link auch über verschiedene Dienstleister online kostenlos verkürzen, um eine schöne Optik zu wahren.

Versand über ein externes E-Mail-Konto
Sie können auch alle relevanten Dokumente herunterladen und sie über Ihr übliches E-Mail-Konto versenden, ohne Digiforma zu nutzen.

Alle Dokumente im Extranet ablegen
Eine weitere Möglichkeit wäre, alle Dokumente im Extranet Ihres Kunden abzulegen und ihn per einfacher E-Mail zu informieren, dass alle seine Dokumente dort abgelegt wurden, um den mehrfachen Versand von E-Mails zu vermeiden.

Wenn mehrere Empfänger aus der Datenbank dasselbe Dokument erhalten sollen, ermöglicht es Ihnen Digiforma, alle diese Dokumente mit einem Klick als .zip-Datei zu generieren und sie mit einem weiteren Klick an die verschiedenen Empfänger zu senden.

Dies gilt zum Beispiel für Vereinbarungen, Einladungen, Bescheinigungen usw., bei denen die gesamte Dokumentenserie auf einmal als .zip-Datei ganz oben auf der entsprechenden Seite generiert wird:

Es ist möglich, einen Teil der Empfänger dieser allgemeinen E-Mails abzuwählen, wenn Sie das Dokument nicht an alle Empfänger senden möchten. Dazu müssen Sie auf „Empfängerauswahl“ in der E-Mail klicken:

Sie können dann die ausgewählten Kontakte verfeinern und vor dem Senden Ihrer E-Mail speichern:

Beim Versand wird jedem Lernenden das richtige Dokument, das ihn betrifft, aus der Zip-Datei zugesendet 😊