Willkommen bei Digiforma!
Sie haben gerade Ihr Konto freigeschaltet und fragen sich: „Wo beginne ich?“
Mit diesem Leitfaden richten Sie Ihr System schnell und effizient ein.
1. Das Profil Ihrer Organisation einrichten
Die Konfiguration erfolgt über das Menü „Profil > Meine Organisation“ (oben rechts).
Alle Elemente in diesen Bereichen sind automatisch Tags bzw. Platzhalter, die direkt in Ihre Dokumentvorlagen übernommen werden. Änderungen hier wirken sich automatisch auf alle verknüpften Dokumente, Publikationen und Online-Inhalte aus.
Beispiel: Das hier hinterlegte Logo wird automatisch in Dokumentvorlagen, den Online-Katalog und weitere Ausgabekanäle eingefügt.
Kontaktdaten
Kontakt-E-Mail-Adresse: Die Adresse, an die die Antworten auf die von der Plattform gesendeten E-Mails gesendet werden.
Gesetzlicher Vertreter: Entspricht den Feldern „Vorname und Nachname des Ansprechpartners“ in Ihren offiziellen Dokumenten. Weitere Informationen.
Regulatorische und buchhalterische Parameter
Aktivieren Sie hier die Funktionen zur Verwaltung gesetzlicher Anforderungen
Zertifizierungen: Aktivieren Sie hier die Funktionen, die wir speziell für die AZAV entwickelt haben: Mit einem einzigen Schalter stehen Ihnen alle Werkzeuge zur Verfügung, die Sie bei der Dokumentation und Nachweiserbringung gemäß AZAV unterstützen
ℹ️ Mehr dazu finden Sie in unserem AZAV-Bereich und in der Digiforma-Dokumentation.
Wenn Sie anders zertifiziert sind haben Sie hier ebenfalls die Möglichkeit, hier diese Zertifizierung zu hinterlegen und zu beschreiben. Diese wird bspw. in Ihrem Online Katalog angegeben:
Buchhaltung: Aktivieren Sie die Rechnungsstellung, um Ihre Buchhaltungsbelege in Digiforma zu erstellen.
Mein Abonnement: Hier finden Sie automatisch die Rechnungen, die mit Ihrem Digiforma-Abonnement verbunden sind, einige Tage nach der Verlängerung (monatlich oder jährlich) des laufenden Zeitraums.
Außerdem können Sie hier nach Abschluss Ihres Abonnements zentrale Kennzahlen zu Ihrem Konto einsehen. Zum Beispiel, wie viele Plätze aus Ihrem Jahreskontingent Sie bereits genutzt haben.
💡 Der Digiforma-Tipp: Sie können jederzeit einen Antrag auf Änderung des Abonnements an das Digiforma-Team schicken 👍
2. Einstellungen für Zugriff und Benachrichtigungen
Verwaltung von Benutzerkonten
Gehen Sie zu „Konfiguration“ > „Zugangskonten“, um:
Mitarbeiter einladen: Richten Sie Zugangsrechte für Administratoren oder Teammitglieder ein.
Rechte festlegen: Passen Sie die Berechtigungen entsprechend den Rollen Ihres Teams an.
Benachrichtigungen und Versand von E-Mails
Konfiguration > Benachrichtigungen: Legen Sie die Benachrichtigungen fest, die die Benutzer erhalten. Weitere Informationen.
Anpassung der Absenderangaben: Abonnenten können beim Support beantragen, dass die Absenderadresse der E-Mails individuell angepasst wird.
3. Datenimport und -prüfung
Import Ihrer Datenbank
Sie können Ihre Dateien über die Registerkarte „Daten“ importieren.
Anschließend können Sie diese im Bereich Daten übersichtlich organisieren und strukturieren.
💡 Tipp: Tragen Sie zunächst Ihre Unternehmen ein, bevor Sie Ihre Lernenden hinzufügen, um die automatische Zuordnung der Datensätze zu erleichtern.
Test innerhalb einer Sitzung
In Ihrem Testkonto steht Ihnen eine Sitzung mit dem Namen „DEMO-Sitzung: Digiforma kennenlernen“ zur Verfügung. Diese Sitzung bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:
Anzeige der Kundennachverfolgung.
Test des Extranets für Lernende und der E-Learning-Sequenzen.
Erstellung von Qualitätsberichten.
So gewinnen Sie schnell ein Gefühl dafür, wie Ihre eigenen Daten später in Digiforma abgebildet werden.
Wenn Sie diese Sitzung gelöscht haben, können Sie eine neue Testsitzung erstellen und dort Testkunden/-lernende hinzufügen. Erstellen Sie einfach eine neue Sitzung.
4. Hilfe-Ressourcen und Webinare
Um den Umgang mit dem Tool zu erlernen, bietet Digiforma direkte Unterstützung an:
Live-Webinare: Unsere Webinare finden mehrmals im Monat statt. Dort führen wir Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Funktionen von Digiforma und beantworten Ihre Fragen direkt im Live-Chat. Sie erhalten im Anschluss automatisch die Aufzeichnung per E-Mail (an die Adresse, die Sie bei der Anmeldung angegeben haben).
Video-Tutorials: Hier finden Sie eine Auswahl von Videos, die Sie bei Ihren ersten Schritten in Digiforma begleiten.
Hilfe-Center: Darin finden Sie eine Reihe von Hilfsartikeln, in denen wir verschiedene Funktionen von Digiforma Schritt-für-Schritt vorstellen und erklären.
Kundensupport: Sie wissen nicht weiter? Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht!
5. Erweiterte Funktionen und Nachverfolgung
Sobald Sie die Grundlagen beherrschen, können Sie sich mit den folgenden Punkten näher befassen:
Organisation vor und während einer Weiterbildung
Anmeldungen: Verwaltung der verschiedenen Arten von Kundenanmeldungen.
Programme: Erstellung eines Weiterbildungsprogramms.
Anwesenheit: Einführung der digitalen Anwesenheitserfassung.
Analyse und Nachverfolgung von Weiterbildungen
Pädagogische Nachverfolgung: Teilnahme am E-Learning und Aktivitätsberichte.
Die Nutzung der Software individuell anpassen
Automatisierungen: Erstellen von Aufgabenlisten und Nutzung der API zur Vernetzung Ihrer Tools.
🆘 Benötigen Sie Hilfe? Wenn Sie in den FAQ keine Antwort finden, wenden Sie sich bitte über die Schaltfläche „Hilfe“ > „Kontakt“ unten links auf Ihrer Benutzeroberfläche an den Kundensupport.
🎉 Herzlichen Glückwunsch!
Sie kennen nun die zentralen Ressourcen, um Digiforma als Administrator erfolgreich einzusetzen. Jetzt sind Sie bestens gerüstet, die Software im Alltag optimal zu nutzen.
💡 Extra-Tipp: Möchten Sie auch Ihre Dozenten unterstützen? Dafür haben wir eine eigene 👉 FAQ für Dozenten: Erste Schritte erstellt.