La signature électronique est une fonctionnalité disponible en option en complément de votre abonnement 👈 N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations ! |
Pour utiliser la signature électronique de façon optimale il sera nécessaire de réaliser quelques configurations sur votre compte.
Rappel de liste des documents éligibles à la signature électronique :
🔀 Par les deux parties (OF + destinataire) :
👉Les conventions et contrats de formation à destination des clients et apprenants
👉 Les contrats de VAE (validation des acquis de l'expérience) à destination des clients
👉 Les contrats de sous-traitance à destination des intervenants
👉 Les conventions d'intervention à destination des intervenants
👉 Les "autres documents" pour vos clients et intervenants
➡️ Par le destinataire uniquement :
👉 Les devis de formation
👉 Les "autres documents" pour vos apprenants
Quelles sont les autorisations nécessaires pour l'utilisation de la signature électronique ?
Seuls les comptes d'accès "Possesseur", "Administrateur" ou "Commerciaux" peuvent être signataires de signature électronique des documents depuis Digiforma.
Les autorisations correspondantes sont accordées par défaut et sans restriction au possesseur du compte de votre organisme.
Pour les comptes d'accès "Administrateur" et "Commerciaux", il est possible d'activer les droits d'accès par type de document depuis la configuration de leur compte d'accès :
Qui peut signer les documents du côté de mon organisme de formation ?
Dans vos sessions de formation, les signataires qui seront proposés pour l'envoi du document en signature seront :
Le possesseur de compte,
Les gestionnaires qui ont été affectés à la session de formation, si ceux-ci ont les droits de signature électronique :
À noter que seul le possesseur de compte pourra réaliser une double authentification par SMS. Les gestionnaires recevront quant à eux le code par mail.
Comment faire signer mes documents à mes interlocuteurs ?
Si vous travaillez avec un client particulier, indépendant ou s'il s'agit d'un apprenant : vous devez indiquer une adresse email dans sa fiche apprenant. L'ajout de son numéro de téléphone portable est facultatif.
Si vous travaillez avec un client entreprise : il vous faudra ajouter un contact au sein de la fiche Entreprise et lui attribuer un label ("Contact Principal Formation", "Contact Représentant Légal" ou "Contact Finance"). L'adresse email de ce contact est nécessaire, et le numéro de téléphone portable est facultatif.
De même, pour vos intervenants, il sera nécessaire qu'une adresse mail soit enregistrée dans leur fiche.
Le numéro de téléphone est facultatif pour la signature électronique.
Ajouter un numéro de téléphone dans la fiche de vos contacts permettra de réaliser la double authentification via l'envoi d'un code par SMS. Si vous n'avez pas de numéro de portable associé à votre contact, l'adresse mail sera suffisante : Digiforma enverra le code d'authentification sur l'adresse mail de votre contact. Cela est cependant moins sécurisé car la double authentification se fera par le même moyen, mais cela est tout de même autorisé.
💡Tous les formats de numéros de téléphone fonctionnent (XX XX XX XX XX ou XX.XX.XX.XX.XX ou XXXXXXXXXX ou XX/XX/XX/XX/XX)
Comment configurer le délai de signature ?
Selon les documents à faire signer, il peut être nécessaire d'avoir des délais de signature différents.
Digiforma vous permet de les personnaliser en vous rendant directement dans votre onglet "Compte > Modèles de documents" puis dans le document concerné :
La dernière section "Signature électronique" vous permet de configurer ce délai :
Par défaut, le délai a été défini à 72h, soit 3 jours pour tous vos documents.
Il est possible de modifier le délai jusqu'à 720h, soit 30 jours.
Comment faire apparaître la signature au bon endroit dans vos documents ?
Pour le moment, les signatures se placent automatiquement en bas à droite de la première moitié de votre dernière page.
Pour que celles-ci se placent au bon endroit dans votre document, nous vous conseillons d'ajouter un saut de page avant les derniers éléments de vos modèles de document :
Les derniers éléments tels que le nom de vos interlocuteurs apparaîtront alors automatiquement en dernière page de votre document, avec les signatures placées au bon endroit :
Puis-je télécharger les documents signés en masse ?
Il n'est pas possible de télécharger tous les certificats signés via un .zip. En effet, cela ayant pour effet de re-générer intégralement tous vos documents, cela a pour effet de retirer la signature électronique du document, conservant une information "Signée", mais supprimant sans possibilité de récupération les signatures perdues.
Vous pouvez savoir si la signature électronique est présente lorsqu'une pastille verte se trouve sur l'icône de stylo.
Nous vous invitons donc à ne pas utiliser la génération de .zip de documents en cas de signature électronique.
Où personnaliser les modèles de mails ?
Depuis le Menu Compte > Modèles de mails vous pouvez personnaliser les modèles de mails liés à la signature électronique.
Vous pourrez ainsi créer un mail différent pour l'envoi de chaque document en signature si vous souhaitez donner des informations ou consignes différentes pour chaque type de document. Vous pourrez également personnaliser les mails de notification d'un document à signer et d'abandon de signature :
Pour voir la procédure pas à pas consultez notre article : comment utiliser la signature électronique.
Pour tout savoir sur les usages de la signature électronique sur Digiforma et sa valeur légale, rendez-vous sur notre page dédiée juste ici 👇