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Pour utiliser la signature électronique de façon optimale il sera nécessaire de réaliser quelques configurations sur votre compte.
Quelles sont les autorisations nécessaires pour l'utilisation de la signature électronique ?
Seuls les comptes d'accès "Possesseur", "Administrateur" ou "Commerciaux" peuvent avoir les droits d'accès à la signature électronique des documents depuis Digiforma.
Les autorisations correspondantes sont accordées par défaut et sans restriction au possesseur du compte de votre organisme.
Pour les comptes d'accès "Administrateur" et "Commerciaux", il est possible de leur donner les droits d'accès par type de document depuis la configuration de leur compte d'accès :
Qui peut signer les documents du côté de mon organisme de formation ?
Dans vos sessions de formation, les signataires qui seront proposés pour l'envoi du document en signature seront :
Le possesseur de compte,
Les gestionnaires qui ont été affectés à la session de formation, si ceux-ci ont les droits de signature électronique :
Comment faire signer mes documents à mes interlocuteurs ?
Si vous travaillez avec un client particulier ou indépendant : vous devez indiquer une adresse email dans sa fiche apprenant. L'ajout de son numéro de téléphone portable est facultatif.
Si vous travaillez avec un client entreprise : il vous faudra ajouter un contact au sein de la fiche Entreprise et lui attribuer un label ("Contact Principal Formation", "Contact Représentant Légal" ou "Contact Finance"). L'adresse email de ce contact est nécessaire, et le numéro de téléphone portable est facultatif.
De même, pour vos intervenants, il sera nécessaire qu'une adresse mail soit enregistrée dans leur fiche et le numéro de téléphone est facultatif.
Ajouter un numéro de téléphone dans la fiche de vos contacts permettra de réaliser la double authentification via l'envoi d'un code par SMS. Si vous n'avez pas de numéro de portable associé à votre contact, l'adresse mail sera suffisante : Digiforma enverra le code d'authentification sur l'adresse mail de votre contact. Cela est cependant moins sécurisé car la double authentification se fera par le même moyen, mais cela est tout de même autorisé.
💡 Le numéro de téléphone, doit respecter la numérotation française, les indicatifs téléphoniques étrangers n'étant pas reconnus pour l'authentification du signataire. Tous les formats de numéros de téléphone fonctionnent (XX XX XX XX XX ou XX.XX.XX.XX.XX ou XXXXXXXXXX ou XX/XX/XX/XX/XX)
Comment configurer le délai de signature ?
Selon les documents à faire signer, il peut être nécessaire d'avoir des délais de signature différents.
Digiforma vous permet de les personnaliser en vous rendant directement dans votre onglet "Compte > Modèles de documents" puis dans le document concerné :
La dernière section "Signature électronique" vous permet de configurer ce délai :
Par défaut, le délai a été défini à 72h, soit 3 jours pour tous vos documents.
Il est possible de modifier le délai jusqu'à 720h, soit 30 jours.
Comment faire apparaître la signature au bon endroit dans vos documents ?
Pour le moment, les signatures se placent automatiquement en bas à droite de la première moitié de votre dernière page.
Pour que celles-ci se placent au bon endroit dans votre document, nous vous conseillons d'ajouter un saut de page avant les derniers éléments de vos modèles de document :
Les derniers éléments tels que le nom de vos interlocuteurs apparaîtront alors automatiquement en dernière page de votre document, avec les signatures placées au bon endroit :
Où personnaliser les modèles de mails ?
Depuis votre onglet Compte > Modèles de mails vous pouvez personnaliser les modèles de mails liés à la signature électronique. Vous pourrez ainsi créer un mail différent pour l'envoi de chaque document en signature si vous souhaitez donner des informations ou consignes différentes pour chaque type de document. Vous pourrez également personnaliser les mails de notification d'un document à signer et d'abandon de signature :
Pour tout savoir sur les usages de la signature électronique sur Digiforma et sa valeur légale, rendez-vous sur notre page dédiée juste ici 👇