⚠️ La signature électronique est une fonctionnalité disponible en option en complément de votre abonnement 👈 N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations ! |
Il est possible d’utiliser la signature électronique pour vos contrats de sous-traitance dans Digiforma. Découvrez dans cet article comment faire signer vos intervenants externes en utilisant cette fonctionnalité !
Pour commencer, il faudra générer le contrat de sous-traitance depuis la fiche de votre intervenant. Rendez-vous dans l’onglet "Données > Intervenants" pour accéder à votre base de données et sélectionnez l’intervenant souhaité. Cliquez sur "Modifier l'intervenant" afin d’ouvrir la fiche intervenant :
Allez maintenant sur la section "Contrat" en haut de page.
Où vous retrouverez le bouton « Générer le fichier".
Après avoir cliqué sur "Générer au format PDF", vous pourrez lancer la procédure de signature
Sélectionnez le signataire du contrat de sous-traitance, du côté de votre organisme de formation ainsi que l'intervenant concerné et cliquez sur continuer :
L’intervenant et le signataire de votre organisme de formation recevront un email avec un lien pour signer électroniquement le contrat. En cliquant sur ce lien, les deux signataires seront redirigés vers l’espace ci-dessous où ils pourront signer le document👇
Pour signer le document, allez tout en bas du contrat et cliquez sur le bouton « Suivant » pour ensuite accepter les conditions générales d’utilisation :
Les parties prenantes pourront ensuite dessiner leur signature où importer celle-ci sous la forme d’une image :
L’intervenant recevra ensuite un code par sms ou par email afin de valider son identité et qu’il devra renseigner dans la prochaine étape. Une fois le code de vérification entré, la signature sera confirmée ! 🚀
💡 Si vous n'avez pas de numéro de portable associé à votre contact, une adresse mail est suffisante. Digiforma enverra la code d'identification sur l'adresse mail renseignée dans la fiche de votre intervenant.
Une fois le document signé par les deux parties, les signataires recevront un email afin de télécharger le contrat signé. Sur Digiforma, le document sera automatiquement indiqué comme signé et vous aurez donc la possibilité de télécharger avec les signatures intégrées :
Télécharger un certificat de preuve de signature électronique
Certains financeurs externes peuvent être amenés à vous demander une preuve tangible de la signature électronique de leurs conventions.
Vous pouvez générer un certificat de preuve de signature électronique directement dans votre espace Digiforma dans la section Conventions de votre session. Pour cela, réalisez le processus de signature en totalité dans Digiforma, et une fois cela fait, vous pourrez trouver le bouton Télécharger le certificat de preuve
Une fois téléchargé, vous pourrez trouver dans les données du PDF la certification avec une preuve de non-modification générée par Lex Persona, attestant que le document n'a pas été modifié depuis sa certification et attestant de sa validité.
Puisque chaque certificat de preuve est lié directement au document signé électroniquement, il n'est pas possible de télécharger tous les certificats en un clic, vous devrez les télécharger un à un.
A vous de jouer et à bientôt sur Digiforma 🚀