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Digiforma vous permet d'ajouter des champs personnalisés à vos fiches client, entreprise, apprenant, financeur ou d'un lieu de formation. Cette fonctionnalité vous permettra ainsi de personnaliser vos bases de données mais aussi d'utiliser ces informations dans vos modèles de documents en tant que balises !
Découvrons dans cet article comment cela fonctionne. 🚀
Tutoriel : Les champs personnalisés sur Digiforma 👇
Les champs personnalisés nous permettent :
L'ajout des nouveaux champs à renseigner dans les fiches clients / entreprises / financeurs / lieux ;
L’utilisation de ces champs comme balises dans les modèles de document ;
L’intégration de ces champs dans les formulaires de préinscription publique de vos sessions de formation ;
L’utilisation de ces champs comme filtres dans vos rapports d’activité ;
L'ajout direct de ces champs lors d’un import Excel de votre base de données.
1. Création d'un champ personnalisé
Prenons l’exemple d’un besoin d'un organisme, qui dispense des apprentissages, dont le besoin est de renseigner un maître d’apprentissage par apprenant. Depuis l’onglet Données de votre compte Digiforma, cliquez sur la base de données souhaitée (dans ce cas, Apprenants) et ensuite sur Champs personnalisés :
Cliquez sur Créer un nouveau champ, pour ensuite renseigner les différentes rubriques qui correspondront au format du champ 👇
En prenant le même exemple, l'intitulé ici serait "Maître d'apprentissage" ; la suggestion du champ donnera un exemple de format attendu à la personne qui renseigne l'information (par exemple, nom et prénom), ; enfin, le type de champ correspond au format, et nous trouvons 5 options : nombre, texte, paragraphe, date ou vrai / faux. Dans ce cas, nous choisirons texte :
💡 Notez que vous pouvez cocher la case Obligatoire afin que ce champ soit nécessaire à la validation d'une fiche de contact.
Cliquez sur Enregistrer. Votre champ est désormais créé et visible dans une fiche apprenant !👇
2. Utiliser les champs dans le modèles de document
Une fois le champ a été créé, vous pouvez l'utiliser en tant que balise dans nos modèles de documents. Si le champ a été créé depuis la base de données apprenants, la balise sera disponible dans les documents concernant les apprenants (comme la convocation par exemple).
Vous pouvez utiliser la barre de recherche à droite de l'éditeur afin de la retrouver plus facilement et ensuite la glisser et la déposer dans le document comme d'habitude :
3. Configurer les pages de préinscription publique
Une fois les champs sont créés, vous verrez une nouvelle partie champs personnalisés dans la configuration du formulaire de la page de préinscription publique de vos sessions de formation. Ici, vous pouvez cocher la case correspondant afin qu’il soit visible sur ledit formulaire. Également vous disposez d'une case "Obligatoire" si vous souhaitez que cette information soit nécessaire pour remplir le formulaire :
💡 Note : si vous avez marqué ce champ comme obligatoire lors de sa création, il sera désormais marqué comme obligatoire par défaut.
4. Utiliser les champs pour filtrer vos rapports d’activité
Ces champs seront également disponibles dans les rapports d’activité, en forme de filtre, afin de vous aider à retrouver les informations souhaitées ou afin de le retrouver lors d’un export du rapport. Depuis l’onglet Rapports d’activité, rendez-vous dans l’onglet souhaité et ensuite nous pouvons sélectionner le champ dans la colonne de filtre depuis le suivi d’activité :
5. Inclure les champs lors d’un import Excel de votre base de données
Les champs personnalisés vous permettent de renseigner des informations spécifiques lors d’un import Excel dans votre base de données. Afin que Digiforma puisse importer les informations, il faudra télécharger la matrice excel disponible dans l'onglet Données, en cliquant sur Importer :
Il faudra copier le champ personnalisé et le copier dans l’excel afin d’ajouter une colonne qui récoltera ces informations sur Digiforma. Ensuite, importez votre fichier Excel avec les informations renseignées et votre base de données disposera directement de ce champ personnalisé :
Pour aller plus loin