Nous allons voir ensemble dans cet article comment partager des documents à vos apprenants sur leur Espace Apprenant. Vous avez ainsi la possibilité de partager des documents à vos apprenants, intervenant ou contact entreprise via une page extranet 🚀
📁 Comment partager un document depuis mon compte Digiforma ?
Pour cela, rendez-vous dans l'onglet Documents du menu "Espace apprenant" de votre session de formation :
Vous aurez alors la possibilité de cliquer sur Ajouter un document pour partager un document :
Sur la fenêtre qui s'affiche, il vous sera alors proposé de partager le document de différentes manières :
👉 Soit à l'ensemble de vos contacts en cliquant ici :
👉 Soit à l'ensemble des apprenants, intervenants ou contacts entreprise en cochant cette case dans le volet correspondant :
👉 Soit à une personne en particulier en sélectionnant uniquement celle-ci :
Nota : il est possible d'activer une notification depuis le menu Configuration > Notifications pour que vos apprenants et/ou intervenants en soient informés dès que vous déposerez un nouveau lot de documents. (Un lot de documents correspond au fait de déposer un ou plusieurs documents en une seule fois. SI les documents sont déposés individuellement, plusieurs notifications seront alors envoyées).
💡 Pour des raisons de stockage, la limite de poids pour chaque fichier est de 400 Mo maximum.
👀 Où retrouver les documents partagés sur l'extranet de mes utilisateurs ?
Les documents seront alors mis à disposition des personnes choisies sur leur Espace Apprenant dans la rubrique Document de leur Espace Apprenant , accessible depuis la page d'accueil. Pour les retrouver, il sera donc nécessaire de cliquer ici 👇
🧑🏽💻 Comment organiser mes fichiers par Dossier sur l'Espace Apprenant de mes utilisateurs ?
Vous avez également la possibilité d'organiser vos fichiers par Dossier sur l'extranet de vos apprenants. Pour cela, il est nécessaire de cliquer sur Nouveau Dossier :
Puis, nommez celui-ci sur la page qui s'affiche :
Vous retrouverez votre dossier à cette place par la suite, avec le listing de l'ensemble des dossiers créés👇
Une fois les dossiers créés, il vous sera possible d'ajouter des documents dans ces différentes sous-parties :
Les fichiers seront visibles sur l'onglet Document de la page Espace Apprenant > E-learning de votre session Digiforma en sélectionnant ici les dossiers qui vous intéressent, puis en dépliant les différents volets relatifs à vos utilisateurs.
Vous avez ainsi la possibilité d'organiser la visibilité et la disposition des documents visibles sur l'Espace de vos apprenants, intervenants ou contacts entreprise 🚀
✅ Comment donner accès à des documents à un utilisateur tiers ?
Pour donner accès aux documents partagés à un client entreprise ou un financeur, il vous faut leur envoyer le lien générique de l'extranet de la session, comme ceci ⬇️
Cela les renverra vers cette page de connexion ⬇️
Ils pourront ensuite se connecter via le lien de vérification dans leurs mails ⬇️
📖 Rendre vos documents consultables en ligne (sans téléchargement)
Par défaut, les documents doivent être téléchargés pour être lus.
Pour les rendre consultables directement dans l’Espace Apprenant :
Créez-vous un compte (gratuit pour cette utilisation) et cliquez sur "importer" en haut à droite de votre écran :
Une fois le document importé, indiquez un titre, une description, et surtout, gardez votre document public (en privé, il sera impossible de réaliser les manipulations ci-dessous) :
Après avoir cliqué sur le bouton "Terminé", cliquez sur la zone "<> Embed" :
Récupérez le code affiché (en le copiant dans votre presse-papier) :
Première étape terminée ! ✨
Rendez-vous ensuite dans une séquence e-learning, ajoutez une activité Documents et modifiez son contenu :
Dans le contenu, ajoutez une zone "Ressources web" :
Collez le code copié depuis Scribd (ou un autre outil) dans la zone prévue :
Et voilà, vous avez maintenant un lecteur de PDF intégré dans votre activité e-learning et vos apprenants pourront consulter directement le document sur leur espace :
À votre tour ! 😉