Cet article vous aide à prendre en main Digiforma. Le plus simple pour découvrir le logiciel et sa logique est de créer une première session de formation. Vous verrez d'abord les trois façons de créer une session, puis ce que contient une session une fois créée.
Il existe trois manières de créer une session :
depuis un programme de formation ;
depuis la gestion de toutes les sessions ;
avec l'assistant IA Pétronille.
Créer sa session de formation
Depuis un programme (méthode recommandée)
C'est la méthode recommandée : la session est directement pré-remplie à partir du programme. Digiforma crée automatiquement un module par bloc pédagogique, associe les blocs aux modules et reprend les évaluations du programme.
Pour créer une session à partir d'un programme :
Allez dans le menu Bibliothèque › Programmes.
Sélectionnez le programme à utiliser pour votre session.
Cliquez sur « Créer une session ».
💡 Pour créer un programme au préalable, consultez l'article « Comment créer un programme de formation ? ».
Depuis « Toutes mes sessions »
Pour créer une session sans partir d'un programme, allez dans le menu Sessions de formation › Toutes mes sessions › + Créer une session.
La configuration est ensuite la même, à deux différences près : vous devez rattacher le programme vous-même depuis l'onglet Programme, et comme les modules ne sont pas générés automatiquement, vous les créez et associez les blocs manuellement (voir « Les blocs pédagogiques et les modules »). Les évaluations du programme, elles, sont bien reprises automatiquement.
Avec l'assistant IA Pétronille
Pétronille est l'assistante IA intégrée à Digiforma. Elle crée ou modifie une session à partir d'une simple demande écrite. Pour l'ouvrir, cliquez sur le bouton « Demander à Pétronille » dans la barre de droite de votre compte.
Pétronille peut notamment :
créer une session de formation (type, gestionnaires, inter/intra, type d'action de formation…) ;
créer ou modifier des modules (dates, modalités, prix, intervenants associés) ;
ajouter ou modifier des clients, leurs contacts, des apprenants et des financeurs externes ;
attribuer un programme de formation ou modifier un intervenant ;
dupliquer une session, modifier des éléments en masse ou charger des documents (.png, .jpeg, .pdf), comme une liste d'apprenants.
Exemple de demande : « Je veux créer une session de formation intra. Nom : Introduction à la comptabilité analytique. Intervenant : Lily Briscoe. Programme : L'Essentiel de la Comptabilité Analytique. »
Bonnes pratiques :
Découpez vos demandes par étapes (informations de la session, puis du client, puis des apprenants).
Commencez une nouvelle conversation à chaque nouveau sujet pour éviter les confusions.
Validez toujours les actions proposées via le récapitulatif fourni avant de les confirmer.
Pour approfondir, consultez l'article « Comment utiliser l'assistant IA Pétronille ? ».
💡 Pétronille ne peut effectuer que les actions auxquelles l'utilisateur a accès. Vous gérez les droits de vos utilisateurs dans Configuration › Comptes d'accès.
💡 Pétronille est incluse dans les abonnements récents à Digiforma. Pour vérifier votre accès et les options d'usage étendu (plans Pétro+ et Pétro Max), consultez l'article « Combien coûte l'assistant IA Pétronille ? ».
Paramétrer l'onglet "Configuration" de la session
Une fois la session créée, sa configuration se fait dans une série d'onglets, identiques quelle que soit la méthode de création.
Sous-onglet Initialisation
Complétez d'abord les informations générales : nom de la session, gestionnaires, code interne et fuseau horaire.
Vous paramétrez ensuite les options de configuration. D'abord le type de session :
Session de formation, Hors formation ou Consulting.
Pour une session de formation ou hors BPF :
Inter ou Intra entreprise ;
réalisée en sous-traitance ou non ;
formation professionnelle (BPF) ;
exclure du catalogue en ligne.
Pour une formation professionnelle (BPF) :
type d'action de formation ;
formation DPC (si concerné) ;
spécialité de formation ;
diplôme visé ;
nom du titre visé.
💡 Pour les formations en présentiel, définissez le lieu global de la session. Vous pourrez ensuite ajuster le lieu ou la salle de chaque créneau dans l'onglet Configuration › Dates et prix.
Sous-onglet Programme
C'est ici que le programme de la session est rattaché. Si vous avez créé la session depuis un programme, il est déjà présent. Sinon, rattachez un programme existant ou créez-en un nouveau directement depuis cet onglet.
Les blocs pédagogiques et les modules
Un bloc pédagogique correspond au contenu de votre programme : objectifs pédagogiques, contenu détaillé, suivi de l'exécution et ressources pédagogiques.
La façon dont les blocs deviennent des modules dépend de la méthode de création :
Session créée depuis un programme : Digiforma crée automatiquement un module par bloc (Module 1, Module 2…) et associe chaque bloc à son module. Rien à faire de votre côté.
Session créée depuis « Toutes mes sessions » : vous créez vous-même vos modules, puis vous associez chaque bloc manuellement :
dans Configuration › Dates et prix, une fois vos modules créés ;
cliquez sur l'icône brique pour ouvrir la fonctionnalité d'association ;
sélectionnez le bloc à associer à chaque module (le bloc sélectionné affiche une bande violette ; un bloc ne peut être associé qu'à un seul module).
⚠️ Si vous ne procédez pas à cette association, tous les apprenants de la session partageront l'ensemble des objectifs pédagogiques sans distinction de module, et vous perdrez les avantages liés aux blocs.
💡 L'association entre blocs et modules permet de personnaliser les documents par apprenant, d'automatiser les attestations de réalisation et d'obtenir un rapport qualité plus détaillé. Pour approfondir, consultez l'article « Les blocs pédagogiques ».
Sous-onglet Dates et prix
Dans Configuration › Dates et prix, vous retrouvez vos modules : déjà créés et liés à leurs blocs si vous êtes partie d'un programme, à créer vous-même sinon. Renseignez les dates et le prix de chaque module.
Un module regroupe trois données indissociables : un prix, une période et une modalité pédagogique.
Utilisez des créneaux précis pour les contenus synchrones (présentiel, classe virtuelle).
Utilisez un intervalle de dates pour les contenus asynchrones (e-learning).
Le prix peut être renseigné sur un seul module, même si vous en créez plusieurs.
💡 Pour approfondir, consultez l'article « Fonctionnement des modules dans une session de formation ».
Sous-onglet Intervenants
Pour ajouter un intervenant, cliquez sur + Ajouter un intervenant et sélectionnez-le dans votre liste. S'il n'est pas encore dans votre base de données, créez-le via « Créer un nouvel intervenant ».
Une fois ajouté, vous pouvez l'associer à un créneau précis ou indiquer ses charges liées à la session. Vous pourrez également envoyer la convention d'intervention et un autre document intervenant.
Sous-onglet Apprenants
Pour ajouter un ou plusieurs apprenants, sélectionnez d'abord le type de client : Entreprise ou Particulier / Indépendant. Si l'apprenant ou l'entreprise est déjà en base, sélectionnez son nom dans la liste ; sinon, cliquez sur « Créer un nouvel apprenant / une nouvelle entreprise ».
Pour une entreprise, vous pourrez ensuite ajouter ses salariés en tant qu'apprenants.
💡 Par défaut, tous les modules sont affectés à chaque apprenant. Si un apprenant ne suit pas l'intégralité du parcours, désélectionnez les modules non concernés pour personnaliser son parcours. Pour aller plus loin, consultez l'article « Individualisation des parcours ».
Comprendre les principaux sous-onglets de l'onglet Gestion
Sous-onglet Conventions
Depuis l'onglet Gestion › Conventions, générez-la ou les conventions de formation liées à votre session. Digiforma produit automatiquement le document en reprenant les informations de la session (client, apprenant, dates, prix, programme). Vous pouvez personnaliser le modèle de convention dans vos paramètres, puis envoyer le document depuis la session pour signature.
💡 Pour en savoir plus sur les modèles de documents, consultez « Documents : générer, télécharger, modifier et envoyer par e-mail les documents d'une session » et « Modèles de documents : comment personnaliser vos documents avec les balises ? ».
Sous-onglet Convocations
L'onglet Gestion › Convocations permet d'envoyer les convocations aux apprenants avant le début de la formation. Comme les autres documents, le logiciel les génère automatiquement avec les informations de la session (dates, horaires, lieu) et permet l'envoi par e-mail directement depuis cette interface.
💡 Vous pouvez programmer l'envoi automatique de vos convocations. Pour en savoir plus, consultez « Comment envoyer automatiquement ou par email les convocations à mes apprenants ? ».
Sous-onglet Évaluations
Les évaluations par défaut du programme sont ajoutées automatiquement à la session dès que le programme est rattaché, quelle que soit la méthode de création.
Vous pouvez aussi ajouter d'autres évaluations à tout moment depuis l'onglet Gestion › Évaluations : cliquez sur le type d'évaluation souhaité, puis sélectionnez celle qui vous intéresse pour l'ajouter à la session.
📈 Indicateurs Qualiopi : si vos modules sont liés à des blocs pédagogiques, vous pouvez créer des questions d'autoévaluation rattachées aux objectifs de chaque bloc, pour un rapport qualité plus précis. Pour en savoir plus, consultez « Comment mesurer la progression par rapport aux objectifs grâce aux évaluations ? ».