Cet article a pour objectif de vous aider à prendre en main rapidement le logiciel. Pour bien découvrir Digiforma, le plus simple est de créer une première session de formation : cela vous fera découvrir de nombreuses fonctionnalités tout en vous permettant de comprendre sa logique.
Il existe 3 manières de créer une session :
Depuis un programme de formation
Depuis la gestion de toutes les sessions
Grâce à l’agent IA Pétronille
Créer une session de formation depuis un programme
Créer une session directement depuis un programme est la méthode recommandée sur Digiforma. Elle vous fait gagner du temps en pré-remplissant automatiquement la session avec les données du programme et lie automatiquement vos blocs pédagogiques aux modules créés.
ℹ️ Pour en savoir plus sur la création de programme :
Pour créer une session à partir d'un programme voici le chemin à suivre :
Allez sur le menu Bibliothèque > Programmes
Sélectionnez le programme que vous souhaitez utiliser pendant votre session de formation.
Cliquez ensuite sur “Créer une session” :
La configuration de la session
Onglet initialisation
Une fois dans la session, complétez les informations générales dans la première section : nom de la session, gestionnaires, code interne et fuseau horaire.
Vous avez ensuite la possibilité de paramétrer les différentes options de configuration pour votre session :
Session de formation, Hors formation ou Consulting
Dans le cas d'une session de formation ou hors BPF :
Inter ou Intra entreprise
Réalisée en sous-traitance ou non
Formation professionnelle (BPF)
Exclure du catalogue en ligne
Dans le cas d'une formation professionnelle (BPF) :
Type d'action de formation
Formation DPC (si concernés)
Spécialité de formation
Diplôme visé
Nom du titre visé
💡 Conseil : Pour les formations en présentiel, définissez le lieu global de la session. Vous pourrez ensuite ajuster le lieu ou la salle pour chaque créneau individuellement dans l'onglet Configuration > Dates et prix.
Onglet programme
Puisque vous avez créé la session directement depuis un programme, celui-ci est déjà rattaché. Le logiciel a automatiquement généré autant de modules qu'il y a de blocs pédagogiques dans le programme.
Un bloc pédagogique correspond au contenu de votre programme. Il comprend les objectifs pédagogiques, le contenu détaillé, le suivi de l'exécution et les ressources pédagogiques.
🎯 Avantage clé : L'association automatique entre blocs et modules permet de personnaliser les documents par apprenant, d'automatiser les attestations de réalisation et d'obtenir un rapport qualité plus détaillé.
Vous pouvez à tout moment rattacher un programme différent ou en créer un nouveau directement depuis la session.
🔗 Lien utile : Si vous n'avez pas encore créé de programme sur Digiforma, consultez l'article : Comment créer un programme de formation ?
Pour en savoir plus sur les blocs pédagogiques, cliquez ici : Les blocs pédagogiques.
Onglet Dates et prix
Dans l'onglet Configuration > Dates et prix, les modules ont déjà été créés et sont liés à leurs blocs pédagogiques respectifs. Il vous reste à renseigner les dates et le prix de chaque module.
Un module regroupe trois données indissociables : un prix, une période et une modalité pédagogique.
Utilisez des créneaux précis pour les contenus synchrones (présentiel, classe virtuelle).
Utilisez un intervalle de dates pour les contenus asynchrones (e-learning).
Le prix peut être renseigné sur un seul module même si vous en créez plusieurs.
🔗 Lien utile : Pour en savoir plus sur le fonctionnement des modules : Fonctionnement des modules dans une session de formation
Onglet intervenant
Pour ajouter un intervenant, cliquez sur + Ajouter un intervenant pour le sélectionner dans votre liste. Si vous ne l’avez pas encore renseigné dans votre base de données, vous pourrez le créer en cliquant sur “Créer un nouvel intervenant”.
Une fois ajouté à la session, vous pouvez l'associer à un créneau précis ou indiquer ses charges liées à la session.
Onglet apprenants
Pour ajouter un ou plusieurs apprenants, sélectionnez d'abord le type de client : Entreprise ou Particulier / Indépendant. Si vous avez bien renseigné votre apprenant / entreprise en base de données, sélectionnez son nom dans la liste. Sinon, cliquez sur “Créer un nouvel apprenant / une nouvelle entreprise”.
Concernant l’entreprise, vous pourrez ensuite ajouter ses salariés en tant qu’apprenant :
💡 Conseil : Par défaut, tous les modules sont affectés à chaque apprenant. Si un apprenant ne suit pas l'intégralité du parcours, désélectionnez les modules non concernés pour personnaliser son parcours. Pour aller plus loin, consultez l'article : Individualisation des parcours.
Gestion administrative
Onglet conventions
Depuis l'onglet Gestion > conventions, générez-la ou les conventions de formation liées à votre session. Digiforma produit automatiquement le document en reprenant les informations de la session (client, apprenant, dates, prix, programme). Vous pouvez personnaliser le modèle de convention depuis vos paramètres, puis envoyer le document directement depuis la session pour signature.
Pour en savoir plus sur les modèles de document, cliquez ici :
Onglet convocations
L'onglet Gestion > Convocations vous permet d'envoyer les convocations aux apprenants et aux intervenants avant le début de la formation. Comme tous les autres documents générés dans Digiforma, le génère automatiquement le document avec les informations de la session (dates, horaires, lieu) et permet l'envoi par e-mail directement depuis cette interface.
ℹ️ Vous pouvez programmer l’envoi automatique de vos convocations. Pour en savoir plus, cliquez ici : Comment envoyer automatiquement ou par email, les convocations à mes apprenants ?
Onglet Evaluation
Lorsque vous créez une session depuis un programme, et si vous avez préalablement renseigné des évaluations par défaut dans ce dernier, celles-ci seront automatiquement ajoutées à votre session de formation.
📈 Indicateurs Qualiopi : Si vos modules sont liés à des blocs pédagogiques, vous pouvez créer des questions d'autoévaluation directement rattachées aux objectifs pédagogiques de chaque bloc. Cela permet d'obtenir un rapport qualité plus précis. Pour en savoir plus : Comment mesurer la progression par rapport aux objectifs grâce aux évaluations ?
Créer sa session depuis l'onglet "Toutes mes sessions"
Pour créer une session sans passer par un programme, rendez-vous dans Sessions de formation > Toutes mes sessions > + Créer une session. Le processus de configuration est identique, à une différence importante près concernant les blocs pédagogiques et les évaluations.
Gestion des blocs pédagogiques sans programme natif
Lorsque vous créez une session depuis "Toutes mes sessions", vous pouvez ensuite rattacher un programme existant ou en créer un nouveau depuis l'onglet Programme de la session. En revanche, les blocs pédagogiques ne sont pas automatiquement associés à vos modules : vous devez effectuer cette liaison manuellement.
Pour l'associer manuellement :
Rendez-vous dans l'onglet Configuration > Dates et prix une fois tous vos modules créés.
Cliquez sur l'icône brique pour ouvrir la fonctionnalité d'association.
Sélectionnez le bloc à associer à chaque module (le bloc sélectionné affiche une bande violette en haut). Notez qu'un bloc ne peut être associé qu'à un seul module à la fois.
⚠️ Si vous ne procédez pas à cette association, tous les apprenants de la session partageront l'ensemble des objectifs pédagogiques sans distinction de module. Vous perdrez les avantages liés aux blocs.
Pour en savoir plus sur les blocs pédagogiques, rendez-vous ici : Les blocs pédagogiques.
Les évaluations
Étant donné que le programme a été inséré après la création de la session, vous devez également renseigner les évaluations manuellement depuis votre onglet Gestion > Évaluations.
Cliquez sur le type d’évaluation que vous souhaitez ajouter, puis sélectionnez celle qui vous intéresse afin qu’elle soit ajoutée à la session.
Créer sa session avec l'assistant IA Pétronille
Pétronille est l'assistante IA intégrée à Digiforma. Elle vous permet de créer ou modifier une session de formation en formulant simplement votre demande à l'écrit. Pour l'ouvrir, cliquez sur le bouton "Demander à Pétronille" dans la barre de droite de votre compte.
Fonctionnalités disponibles
Pétronille peut exécuter les actions suivantes pour vos sessions :
Créer une session de formation (type, gestionnaires, inter/intra, type d'action de formation…).
Créer ou modifier des modules (dates, modalités, prix, intervenants associés).
Ajouter ou modifier des clients, leurs contacts, des apprenants et des financeurs externes.
Attribuer un programme de formation ou modifier un intervenant.
Dupliquer une session, modifier des éléments en masse ou charger des documents (.png, .jpeg, .pdf) comme une liste d'apprenants.
Exemples d'utilisation et bonnes pratiques
Exemple de demande textuelle :
"Je veux créer une session de formation intra : Nom : Introduction à la comptabilité analytique Intervenant : Lily Briscoe Programme : L'Essentiel de la Comptabilité Analytique"
Bonnes pratiques :
Découpez vos demandes par étapes (informations de la session, puis du client, puis des apprenants).
Commencez une nouvelle conversation à chaque nouveau sujet pour éviter les confusions.
Validez toujours les actions proposées avant de les confirmer via le récapitulatif fourni.
Pour en savoir plus sur l’usage de Pétronille, cliquez ici : Comment utiliser l’assistant IA Pétronille ?
🔒 Sécurité et Droits : Pétronille ne peut effectuer que les actions auxquelles l'utilisateur a accès. Vous pouvez gérer les droits de vos utilisateurs dans Configuration > Comptes d'accès.
💳 Option payante / Abonnement : Pétronille est incluse dans les abonnements récents à Digiforma. Pour vérifier votre accès et connaître les options d'usage étendu (plans Pétro+ et Pétro Max), consultez l'article : Combien coûte l'assistant IA Pétronille ?