Pour gérer vos convocations, cela se passe dans la section "Gestion > Convocations" de votre barre de navigation de session :
Comme pour tous les documents, il faut d'abord générer les convocations avant de pouvoir les télécharger ou les envoyer.
1. Générer toutes les convocations
Pour envoyer les convocations à tous les apprenants en un clic, vous devez d'abord cliquer sur le bouton « Générer un Zip des convocations ». Vous verrez alors apparaître tous les modèles de convocations disponibles et vous pourrez choisir celui dont vous avez besoin ainsi que le format approprié (.pdf ou .doc) :
2. Générer la convocation d'un apprenant
Pour générer la convocation d'un apprenant en particulier, procédez de la même façon mais en cliquant cette fois sur le bouton "Générer la convocation" présent sur la ligne de l'apprenant choisi :
3. Mettre à jour vos convocations
Une fois la génération de la ou des convocation(s) réalisée, la date et l'heure de l'édition de la convocation sont indiquées sur la ligne correspondante.
Vous pourrez mettre à jour vos convocations en les générant de nouveau en cliquant sur les 3 petits points verticaux :
Cela pourra être utile pour :
mettre à jour les données dans vos convocations si vous avez apporté des modifications dans la session
générer de nouveau votre convocation selon un autre modèle de document que celui utilisé initialement.
4. Télécharger et envoyer vos convocations par mail
Une fois vos convocations générées, les boutons de téléchargement et d'envoi sont rendus actifs (ils passent de grisés à noir) :
Ainsi, vous pouvez télécharger vos convocations si vous souhaitez les visualiser ou les envoyer par vos propres moyens, ou les envoyer directement par mail depuis Digiforma.
Après avoir cliqué sur "Envoyer par mail", la convocation sera jointe automatiquement au mail. Vous pourrez choisir le modèle de mail à utiliser et choisir de l'envoyer directement, de vous envoyer un test ou de planifier l'envoi pour plus tard :
Vous pourrez également ajuster le mail avant envoi si besoin !
4.1 Envoi des convocations générées en zip
Si vous avez généré toutes vos convocations d'un coup via la fonctionnalité "zip", vous pourrez alors les envoyer à tous les apprenants ayant une adresse e-mail enregistrée dans leur fiche apprenant. Vous pouvez désélectionner certains apprenants si vous le souhaitez :
Chaque apprenant recevra la convocation qui le concerne en pièce jointe du mail qu'il recevra.
Si l'adresse mail d'un de vos apprenants n'est pas renseignée dans sa fiche apprenant, l'envoi du mail lui sera alors impossible. Un message vous alerte en ce sens :
4.2 Envoi individuel des convocations
De la même manière, vous pouvez envoyer les convocations apprenant par apprenant :
Si la convocation a déjà été envoyé, un petit voyant vert sera visible sur l'icône d'envoi par mail. En cliquant dessus, vous pourrez retrouver l'heure et la date d'envoi du mail :
4.3 Historique des envois de convocations
Retrouvez l'historique des envois de vos convocations depuis le Suivi des E-mails :
4.4 Paramètrage du mail d'envoi par défaut
Le mail proposé par défaut correspondra au modèle de mail définit comme étant "Par défaut" dans le menu "Configuration > Modèles d'e-mails" puis dans la section "E-mails pour les apprenants > Envoi de convocation" :
Le modèle de mail par défaut contient :
Le prénom de l'apprenant ;
Le nom de la session, reporté automatiquement dans le titre et dans le mail ;
L'adresse URL générique de l'extranet pour se connecter à l'extranet via une identification par mail pour plus de sécurité. Vous pouvez remplacer cette adresse URL générique par l'adresse URL personnelle d'accès à l'extranet si vous souhaitez que votre apprenant ait directement son lien d'accès personnel :
💡Vous pouvez tout à fait modifier ce modèle de mail suivant vos goûts et votre besoin ! Pour savoir comment faire, consultez cet article.