Personnaliser l'adresse d'expédition des e-mails sur Digiforma
Par défaut, les e-mails envoyés depuis la plateforme Digiforma utilisent une adresse technique de type server+chiffres@digiforma.com. Il est toutefois possible de personnaliser cette adresse pour utiliser celle de votre propre Organisme de Formation.
🚨 Attention : La personnalisation de l'adresse d'expédition depuis Digiforma n'est pas disponible pour les abonnements 'Starter' et pour les périodes de test.
1. Comprendre le fonctionnement par défaut (sans personnalisation)
Si vous n'avez pas encore configuré d'adresse personnalisée, voici comment Digiforma gère vos communications :
Expédition des e-mails : Vos messages sont émis via l'adresse générique
server@digiforma.com.Réception des réponses (interlocuteurs externes) : Si un apprenant ou un client répond à l'e-mail, sa réponse est reçue sur nos serveurs, puis automatiquement redirigée vers l'adresse mail de contact configurée dans votre profil > Mon Organisme > Informations de contact.
Notifications internes : Toutes les alertes relatives à votre compte (modification de mot de passe, factures Digiforma, exports comptables) sont systématiquement envoyées depuis l'adresse
server@digiforma.com.
2. Comment initier cette personnalisation ?
Tout d'abord, commencez par choisir l'adresse d'expédition de votre choix.
Le libellé permettra d'ajouter un nom d'expéditeur à vos envois, dans notre cas et comme indiqué depuis la capture d'écran : "Digiforma". (Vous pouvez la possibilité de mettre plusieurs mots comme "Mon organisme - Formation", "Support - Mon organisme", etc).
L'adresse complète, composée du préfixe et du nom de domaine, séparé par le signe @ :
Le préfixe (avant le @) : indiquez le préfixe de l'adresse qui servira par défaut pour vos diffusions Digiforma. Nous vous invitons à utiliser un préfixe d'une adresse que vous utilisez le plus souvent parmi toutes les adresses rattachées à votre nom de domaine, pour ne pas que les réponses de vos clients soient perdues, ou distribués vers une adresse que vous ne consultez pas. Dans notre cas nous avons choisi "formation".
Le domaine (après le @) : vous n'avez pas la main pour le modifier, il correspond au domaine de l'adresse du possesseur de compte de votre organisme, dans notre cas "digiforma.com".
Si vous souhaitez le modifier, nous vous invitons à faire la demande sur le support pour que notre équipe puisse vérifier que vous êtes bien en possession du domaine souhaité.
Une fois l'adresse choisie, vous pouvez prévisualiser à quoi ressemblera l'en-tête de vos e-mails, dans notre cas "Digiforma <formation@digiforma.com>", et enregistrer cette configuration.
3. Configurer les DNS pour l'authentification
La déclaration DNS autorise Digiforma à envoyer des e-mails en votre nom et garantit la délivrabilité.
⚠️ Cette partie est à réaliser par une personne ayant accès à la gestion des DNS de votre serveur e-mail de votre organisme.
Après avoir enregistré votre adresse, une section Configuration de vos DNS apparaît. Elle contient deux blocs (Brevo et Mailgun) avec 3 lignes chacun.
Vous trouvez ici les différents enregistrements à renseigner dans les paramètres de votre domaine. Ces deux blocs (composés de 3 lignes chacun) doivent obligatoirement être utilisés pour une authentification réussie.
Brevo |
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Code Brevo | TXT | Vérifie que vous possédez et contrôlez votre domaine d’envoi |
Enregistrement DKIM | TXT | Signe et sécurise vos e-mails avec une signature numérique (DKIM) pour s’assurer qu'ils ne sont pas modifiés après leur envoi |
Enregistrement DMARC | TXT | Indique aux serveurs mail ce qu’il faut faire si un e-mail semble suspect en fonction de la politique DMARC que vous avez choisie (aucune, quarantaine ou rejet) |
Mailgun |
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Code Mailgun | TXT | Vérifie que vous possédez et contrôlez votre domaine d’envoi |
Enregistrement DKIM | TXT | Signe et sécurise vos e-mails avec une signature numérique (DKIM) pour s’assurer qu'ils ne sont pas modifiés après leur envoi |
Saisir les valeurs chez votre hébergeur
Depuis votre serveur email, prenez les valeurs dans l'ordre en complétant la fenêtre qui apparaîtra pour la déclaration DNS.
Choisissez une valeur en mode TXT (texte), généralement, cette valeur sélectionnée par défaut lorsque vous créez un nouveau champ DNS depuis votre fournisseur d'e-mail.
Renseigner le Nom de domaine (parfois appelé Host depuis certains fournisseurs d'emails). Pour le champ DNS du code Brevo, il arrive parfois qu'il n'y ait pas de nom de domaine à renseigner. Votre fournisseur ajoutera automatiquement le nom de domaine à ce champ.
Copier-coller la valeur indiquée depuis les informations générées par Digiforma.
Vous devrez répéter cette opération deux fois, une première fois pour la déclaration de la valeur du code brevo, une seconde fois pour la déclaration de la valeur DKIM.
Une fois cette opération réalisée, les deux déclarations apparaîtront comme cela dans votre liste de champs DNS :
Les champs floutés sont ceux qui devront être renseignés.
Une fois les enregistrements effectués sur votre domaine, vous pouvez lancer une vérification avec le bouton Vérifier les enregistrements DNS.
💡 Notez que l'apparition de l'authentification de votre domaine chez nos fournisseurs peut prendre jusqu'à 48 heures. Ce délai est normalement plus court, si l'authentification ne fonctionne pas, n'hésitez pas à vérifier à nouveau les valeurs affichées et celle que vous avez déclarées en champs DNS.
Si toutes les valeurs apparaissent comme ✅ Valeur vérifiée, c'est que votre domaine est authentifié chez nos fournisseurs, félicitations !
Si certaines valeurs apparaissent comme ❌ Valeur non vérifiée, pas de panique :
Vérifiez que vous n'avez pas fait d'erreur lors de l'enregistrement des champs dans votre domaine.
Si vous ne voyez pas d'erreur, il se peut que ces enregistrements prennent simplement un peu de temps à être propagés par votre domaine, comme expliqué un peu plus haut.
Vous pouvez relancer la vérification des enregistrements régulièrement jusqu'à ce que la valeur soit vérifiée.Au bout de 48h, si la valeur n'est toujours pas vérifiée, nous vous invitons à contacter notre support pour qu'un membre de l'équipe puisse vous accompagner dans la résolution du problème.
C'est bon, tout est bien configuré !
Une fois seulement que toutes les valeurs sont vérifiées et que votre domaine est donc bien authentifié chez nos fournisseurs, l'adresse d'expédition personnalisée devient effective.
Cela signifie que tant que la configuration est en cours, l'adresse d'expédition reste server+chiffres@digiforma.com.
De même, si un enregistrement est supprimé et que le domaine n'est plus authentifié correctement, l'adresse d'expédition utilisée par défaut sera server+chiffres@digiforma.com.
Des vérifications seront effectuées régulièrement pour s'assurer de la bonne authentification de votre domaine auprès de nos fournisseurs.
4. Personnaliser l'adresse avec l'aide de l'équipe Digiforma
Pour que nous puissions configurer l'adresse d'expédition des e-mails depuis Digiforma par une adresse mail qui vous est propre, il vous suffit de nous en faire la demande via le support client en passant par le menu "Aide - Contactez-nous" et en nous indiquant :
l'adresse email que vous souhaitez utiliser ;
le nom d'expéditeur que vous souhaitez configurer.
Il doit s'agir d'une adresse mail avec le nom de domaine de votre entreprise et non d'un domaine public de type @gmail.fr ou @wanadoo.fr par exemple.
Après nous avoir contactés, nous pourrons réaliser la première partie de la configuration puis nous vous enverrons une procédure à suivre pour réaliser une partie de la configuration de votre côté.
Un hébergeur de domaine est un service d'hébergement Internet (OVH, Google Domains, IONOS etc...) qui gère votre nom de domaine, comme exemple.com.
👉 Contactez votre service informatique afin de l'identifier. Aide à ce sujet.
La procédure à suivre sur votre hébergeur de nom de domaine :
N'hésitez pas à directement contacter votre hébergeur pour effectuer la manipulation.
✅ Une fois la procédure réalisée de votre côté, il vous faudra nous en informer pour que nous puissions finaliser la configuration.
🔎 Vérification de l'adresse d'envoi
Rendez-vous en bas de la page Configuration > Notification pour vérifier le paramétrage d'envoi de votre compte :
5. Réception des e-mails externes en retour et des notifications internes
Une fois la configuration réalisée, tous les e-mails envoyés depuis Digiforma à destination de vos apprenants, de vos clients et de vos intervenants (convocations, conventions, rappels d'évaluations...) seront expédiés avec votre adresse personnalisée.
=> Les réponses seront ensuite envoyées sur l'adresse d'expédition personnalisée (il suffira aux apprenants de cliquer sur "répondre").
💡 Choisissez donc une adresse de messagerie facilement accessible pour les membres de votre Organisme (contact@... ou info@...).
💡 Gestion de votre messagerie et listes de diffusion :
Aussi, pour faciliter votre gestion en interne, vous pourrez créer des redirections e-mails en créant des règles de renvoi en fonction de mots-clés depuis votre messagerie.
Toutes les notifications envoyées depuis Digiforma à destination de votre organisme de formation (modification de mot de passe, envoi de factures Digiforma, exports comptables, notifications etc.) seront toujours systématiquement envoyées depuis l'adresse server@digiforma.com.
