Depuis votre compte Digiforma, le logiciel vous permet d'envoyer des e-mails à vos contacts, et de recevoir des notifications et réponses.
Comment cela fonctionne, et comment personnaliser l'expédition des emails ?
Note : La personnalisation de l'adresse d'expédition depuis Digiforma n'est pas disponible pour les abonnements 'Starter' et pour les périodes de test.
1. Que se passe-t-il si je n'ai pas personnalisé l'adresse d'expédition des emails ?
📤 Expédition des emails
Par défaut, les mails envoyés depuis Digiforma sont émis depuis une adresse de type : server+chiffres@digiforma.com.
📩 Réception des e-mails en retour
Si vos interlocuteurs vous répondent, leur réponse est envoyée sur nos serveurs puis est renvoyée sur l'adresse mail du possesseur de votre compte.
Pour retrouver l'adresse mail de possesseur de compte vous pouvez vous rendre dans le menu Configuration > Comptes d'accès, puis vous pourrez voir l'adresse mail de votre possesseur de compte dans la première section :
2. Comment faire pour personnaliser l'adresse mail d'expédition des mails depuis Digiforma ?
📧 Personnaliser l'adresse d'expédition
Pour que nous puissions configurer l'adresse mail d'expédition des mails depuis Digiforma par une adresse mail qui vous est propre, il vous suffit de nous en faire la demande via le support client en passant par le menu "Aide > Contactez-nous" et en nous indiquant :
l'adresse email que vous souhaitez utiliser ;
le nom d'expéditeur que vous souhaitez configurer.
Il doit s'agir d'une adresse mail avec le nom de domaine de votre entreprise et non d'un domaine public de type @gmail.fr ou @wanadoo.fr par exemple.
Après nous avoir contactés, nous pourrons réaliser la première partie de la configuration puis nous vous enverrons une procédure à suivre pour réaliser une partie de la configuration de votre côté.
Un hébergeur de domaine est un service d'hébergement Internet (OVH, Google Domains, IONOS etc...) qui gère votre nom de domaine, comme exemple.com.
👉 Contactez votre service informatique afin de l'identifier. Aide à ce sujet.
La procédure à suivre sur votre hébergeur de nom de domaine :
N'hésitez pas à directement contacter votre hébergeur pour effectuer la manipulation.
✅ Une fois la procédure réalisée de votre côté, il vous faudra nous en informer pour que nous puissions finaliser la configuration.
📩 Réception des e-mails externes en retour
Une fois la configuration réalisée, tous les e-mails envoyés depuis Digiforma à destination de vos apprenants, de vos clients et de vos intervenants (convocations, conventions, rappels d'évaluations...) seront expédiés avec l'adresse email personnalisée.
=> Les réponses seront alors envoyées sur l'adresse email d'expédition personnalisé (il suffira aux apprenants de cliquer sur "répondre").
💡 Choisissez donc une adresse de messagerie facilement accessible pour les membres de votre Organisme (contact ou info@....).
💡 Gestion de votre messagerier et listes de diffusion :
Aussi, pour faciliter votre gestion en interne vous pourrez créer des redirection des mails en créant des règles de renvoi en fonction de mots clés depuis votre boite mail.
📩 Réception des notifications internes
Toutes les notifications envoyées depuis Digiforma à destination de votre organisme de formation (modification de mot de passe, envoi de factures Digiforma, exports comptables, notifications etc.) seront toujours systématiquement envoyées depuis l'adresse server@digiforma.com.
🔎 Vérification de l'adresse d'envoi
Rendez-vous en bas de la page Configuration > Notification pour vérifier le paramétrage d'envoi de votre compte :
À vous de jouer !