Nous allons avoir ensemble dans cet article les étapes clés à suivre pour assurer votre transition sur Digiforma.
1. Paramétrer votre compte Digiforma en fonction de votre comptabilité
En premier, avant de pouvoir émettre vos factures sur Digiforma, il sera nécessaire de configurer les éléments relatifs à votre comptabilité dans les paramètres de votre compte.
Pour cela, rendez-vous dans l'onglet Compte > Mon Organisme sur Digiforma :
Il faudra dans les différents volets présents remplir les éléments relatifs à votre comptabilité. Ainsi, dans le volet Réglementation, vous allez paramétrer votre régime de TVA :
Ensuite, dans le volet Comptabilité, vous allez remplir les éléments suivants concernant votre comptabilité :
Votre taux de TVA
Votre date de clôture
Vos conditions de facturation
Vos conditions de règlement
Votre RIB
Votre fréquence de relance des factures impayées
Vos comptes comptables par défaut
👉 Je vous invite à consulter notre article de FAQ à ce propos 📚
N'hésitez pas à consulter votre comptable pour s'assurer des numéros de comptes comptables, paramétrés sur Digiforma
2. Configurez vos modèles de factures.
Rendez-vous à présent dans votre menu Configuration > Modèles de Documents :
Vous pouvez utiliser le modèle proposé par Digiforma tel quel, mais vous pouvez aussi le personnaliser.
Vous pouvez également créer un nouveau modèle et y copier/coller les informations de votre propre modèle externe à Digiforma.
A noter que vous pouvez créer autant de modèles que vous le souhaitez afin d'adapter le contenu de ces derniers aux différents clients et situations.
💡 Pensez à utiliser les balises pour faire remonter automatiquement les informations souhaitées :
Vous pouvez également personnaliser vos modèles de mails en suivant les même principes :
3. Reprendre votre facturation au numéro de votre choix
Maintenant, que vous avez paramétré votre compte pour assurer votre comptabilité, vous allez pouvoir émettre vos premières factures au sein de vos sessions de formation.
Durant la création de votre première facture dans l'onglet Gestion > Finance de vos session, Digiforma vous proposera de créer un préfixe et un premier numéro de facture :
Vous avez donc le choix sur le numéro de la première facture émise dans Digiforma afin de conserver l'ordre chronologique de vos factures et vous permettre de transitionner sur notre outil.
Nous vous invitons à choisir un jour J à partir duquel vous allez émettre vos factures sur Digiforma pour faciliter la transition.
Concernant vos numéros de facture par la suite, lorsque vous cliquez sur la numérotation automatique, Digiforma va se baser sur la facture dont le numéro est le plus élevé dans votre année comptable et proposer le préfixe qui était associé à cette dernière en ajoutant + 1.
👉 Si vous souhaitez en savoir plus sur l'émission de factures, Je vous invite à consulter notre article de FAQ.
4. Tester l'export de vos factures vers votre logiciel comptable
Digiforma vous permet de faire un export de vos factures sur différents formats :
au format xls pour un export de vos encaissements et facture simple
au format .pnm sur Sage Comptabilité
au format .cvs sur EBP
au format .xls pour Cegid
Afin de préparer vos futurs exports, nous vous invitons à faire un test d'exportation de vos factures, en choisissant par les formats proposés sur Digiforma en fonction de votre logiciel comptable.
Pour cela, rendez-vous dans votre onglet "Rapports d'activité > Suivi des factures" et cliquez sur le bouton "Exporter" puis "Export comptable" comme montré ci-dessous :
Ce bouton vous donne alors le choix entre différents formats disponibles :
Cet export est envoyé, par défaut, à l'adresse e-mail renseignée comme possesseur du compte Digiforma que vous pouvez consulter depuis le menu Configuration > Comptes d'accès.
Cet article de FAQ vous guidera dans cette démarche 📚
5. Comment assurer la transition de mes factures en cour de paiement sur Digiforma ?
Durant votre transition de logiciel entre votre ancien logiciel de comptable et Digiforma, il est possible de que certaines factures soient émises sur votre ancien logiciel et en attente de paiement.
Plusieurs choix s'offrent à vous durant cette période transition :
👉 Première possibilité : vous pouvez garder les 2 logiciels de comptabilité le temps d'avoir l'ensemble des paiements restant intégrés sur votre ancien logiciel. Puis basculer complètement sur Digiforma une fois celles-ci soldés.
👉 Seconde possibilité : vous pouvez choisir d'intégrer manuellement vos factures en attente de paiement dans Digiforma pour les solder sur notre outil.
6. Comment intégrer manuellement des factures en attentes de paiement
Si vous optez pour la seconde possibilité pour transitionner sur Digiforma, il sera nécessaire d'intégrer manuellement vos factures. Nous allons détailler ci-dessous comment procéder dans ce cas.
1️⃣ Reprendre l'historique de vos sessions de formation
Pour intégrer l'historique de vos factures, il sera nécessaire de créer dans l'onglet Toutes mes sessions vos sessions de formation où vos factures ne sont pas encore soldée.
Je vous invite à consulter notre article de FAQ qui vous indiquera comment créer une session de formation. 📚
Pour émettre une facture, il sera nécessaire d'avoir à minima d'avoir les éléments suivants dans votre session :
Le nom de client
Le nombre d'apprenants
Les dates de formation
Le programme de formation
Le financeur externe de votre client si il y a en un
2️⃣ Créer vos anciennes factures dans Digiforma
Une fois vos sessions passés intégrés dans votre compte vous allez pouvoir créer vos anciennes factures dans l'onglet Gestion > Finance de chacune de vos sessions de formation.
👉 Je vous invite à consulter notre article sur la création de facture.
Pour assurer l'intégration de vos anciennes factures, il faudra les intégrer dans l'ordre de numérotation de celles-ci pour assurer l'ordre chronologique de vos factures.