Comment créer une facture mensualisée dans Digiforma ?
C'est très simple pour cela rendez-vous dans la section "configuration" de votre session de formation puis dans l'onglet "dates" (1). Il vous suffit ensuite de cliquer sur l'icône crayon (2) pour modifier le module et dérouler ses paramètres. Il ne vous reste plus qu'à cocher la case "Permettre la création de factures mensuelles incorporant ce coût au prorata des heures réalisées" (3). Digiforma créera automatiquement des factures au prorata du temps passé par le stagiaire chaque mois.
2️⃣ Comment l'émargement impacte cette facture mensuelle ?
Rendez-vous ensuite dans la section suivi (1) de votre session de formation, onglet émargements (2) pour cocher, émarger ou encore entrer manuellement le nombre d'heures réalisées par vos apprenants (3).
Pour plus de détails concernant le fonctionnement des émargements depuis Digiforma, nous vous conseillons ➡️ cet article !
Enfin, rendez-vous dans la section "Gestion" (1) puis dans l'onglet "Finances"(2) de votre session de formation. Il vous suffit de cliquer sur "créer une facture mensuelle" pour l'apprenant souhaité. On peut voir ensuite le nombre des heures que l'apprenant a réalisé et donc créer la facture correspondante :
Ne faites pas attention au message en rouge ; il apparaît parce que vous n'avez pas facturé le montant total de la formation. Il disparaîtra dès que vous aurez facturé la formation complètement.
Si vous souhaitez tout de même facturer l'intégralité du montant malgré l'absence de l'apprenant, vous pouvez tout à fait venir modifier le montant de la facture manuellement en allant dans "Modifier" pour modifier la facture existante !
3️⃣ Faire apparaître la période de facturation sur la facture mensuelle
Pour cela rendez-vous dans l'onglet configuration puis modèle de documents, et choisissez votre modèle de facture.
En intégrant les balises suivantes dans votre modèle de facture :
- Facture mensuelle : première date du mois
- Facture mensuelle : dernière date du mois
Alors, vous pourrez faire apparaître la période facturée sur chaque facture mensuelle.
Note : cela fonctionne pour les dates précises que pour les intervalles des dates.
Ces balises sont pensées pour un suivi des formations longues :
- > lors du 1er mois facturé d'une session : la balise "première date du mois" affichera la 1ère date indiquée dans la session
-> Pour les mois suivants elle commencera au 1er jour du mois.
-> Pour le dernier mois facturé de la session : la balise "dernière date du mois" reprend la dernière date de la session ; pour les mois précédents elle indiquera le 30 ou 31 selon le mois.
Ainsi, vous pourrez facturer vos parcours longs de manière précise !