Pour facturer, vous devez paramétrer votre compteur depuis Mon organisme > Comptabilité.
> Aide à ce sujet : Comment paramétrer mon compteur de facturation ?
Créer et gérer vos factures
1. Créer une facture brouillon avant la validation
Toute nouvelle facture créée est initialement enregistrée sous le statut de brouillon.
Rendez-vous dans la session de formation concernée, onglet Gestion > Finances.
Dans l'encart Produits, cliquez sur Créer une facture.
Renseignez les informations requises :
Préfixe : Cliquez sur Affecter Automatiquement pour définir la suite logique de votre numérotation.
Libellé : Personnalisez le nom affiché pour chaque module de la session.
Informations comptables : Saisissez la Mention libre, les Modalités de règlement et le Code comptable analytique.
Destinataire : Sélectionnez le client à facturer.
Nature de la prestation : prestation de service (formation seulement), livraison de biens (vente matériel par exemple) ou les deux.
Facture de prestation de formation professionnelle : (à décocher si ce n'est pas le cas, pour aller plus loin à ce sujet : Facturer autre chose que de la formation professionnelle dans Digiforma)
Cliquez sur Enregistrer le brouillon en haut de page pour conserver votre facture
Le mode brouillon vous permet de prévisualiser graphiquement la facture avant sa validation définitive.
Caractéristiques et modifications du brouillon
Un badge jaune indique le statut brouillon.
La facture brouillon reste entièrement modifiable ou supprimable.
L'affectation automatique du numéro choisit la suite logique du dernier numéro généré.
Concernant la modification du préfixe de vos factures :
Vous utilisez un nouveau préfixe jamais utilisé, alors la numérotation repart de 0.
Vous utilisez un préfixe déjà utilisé, alors la numérotation reprend là où elle s'était arrêtée avec ce préfixe.
2. Gérer les factures d'acompte sur les factures brouillon
La gestion des acomptes répond à des règles strictes en matière de facturation électronique.
Création unique sur brouillon : Il est possible de créer une facture d'acompte uniquement à partir d'une facture brouillon.
Ordre de numérotation obligatoire : Vous devez obligatoirement numéroter et verrouiller la facture d'acompte avant de numéroter votre facture de solde.
Vous pouvez créer un acompte directement sur la facture brouillon de votre session depuis l'onglet Gestion > Finances de la session. Voici les étapes :
Sur la facture brouillon cliquez sur les trois petits points à droite puis sur Créer une facture d'acompte
Sélectionnez le montant de l'acompte à facturer (en pourcentage ou en euro)
Créer l'acompte
Cliquez sur les trois petits points puis sur Modifier - Numéroter
Cliquez ensuite sur Numéroter et verrouiller.
Confirmez le choix
3. Valider la création de la facture en la numérotant et la verrouillant
Pour donner une valeur légale à la facture et répondre aux normes comptables, vous devez obligatoirement la valider et la verrouiller une fois le brouillon créé. Cela vous permettra de créer définitivement la facture et de pouvoir l'envoyer.
Depuis la facture brouillon, cliquez sur les trois points puis sur Modifier - Numéroter.
Cliquez ensuite sur Numéroter et verrouiller.
Confirmez le choix
⚠️ Attention (Modification en cours) : Si vous modifiez un champ dans l'écran de modification, vous devez obligatoirement enregistrer la facture brouillon d'abord, puis cliquer sur Numéroter et verrouiller.
Conséquences du verrouillage (Action irréversible)
Aucune modification possible : Une fois verrouillée, la facture ne peut plus être déverrouillée, modifiée ni supprimée.
Automatisation des données légales : Il n'est pas possible de changer manuellement un numéro de facture ou une date.
Attribution automatique : Le numéro de facture et la date (date du jour) sont déterminés automatiquement au moment exact du verrouillage pour garantir l'ordre chronologique et numérique continu.
4. Corriger une facture verrouillée (Gestion des avoirs)
Si une facture verrouillée contient une erreur ou doit être annulée, vous devez obligatoirement créer un avoir.
Pour créer un avoir :
Rendez-vous sur la facture concernée
Cliquez sur les trois petits points à droite
Ensuite, cliquez sur le bouton "Créer un avoir".
⚠️ Règle absolue : Il est possible de créer un avoir uniquement sur une facture préalablement verrouillée.
Cas 1 : Modification d'une mention précise (Erreur de PO, adresse...)
Utilisez l'action Créer un avoir et dupliquer la facture.
Le système génère automatiquement l'avoir ainsi qu'une nouvelle facture brouillon reprenant toutes les données initiales.
Modifiez l'information erronée sur le nouveau brouillon, puis procédez à l'action Numéroter et verrouiller.
Cas 2 : Annulation complète de la facture (Annulation de formation)
Utilisez l'action Créer un avoir pour générer un document avec le montant total de la facture en négatif.
Suivre et envoyer manuellement vos factures
1. Comprendre les indicateurs de couleur du Total facturé
Le statut visuel de l'indicateur s'adapte selon la conformité du montant facturé par rapport au coût de la formation :
🟢 Vert : Le montant de la facture créée est égal au montant de la formation.
⚫ Gris : Aucun montant n'est facturé, ou le montant n'est pas égal au coût de la formation.
🟡 Jaune : Le montant facturé est supérieur au coût de la formation.
2. Télécharger la facture et l'envoyer à votre client
Pour télécharger votre facture : Cliquez sur le menu depuis votre facture et sélectionnez le modèle de facture à utiliser.
Pour envoyer la facture : Une fois la facture générée, l'enveloppe à côté du document n'est plus grisée. Elle peut être envoyée par email directement à votre client, en sélectionnant le contact concerné et le modèle d'email que vous souhaitez utiliser.
L'indicateur vert sur l'enveloppe indique que l'email a bien été envoyé. Vous pouvez cliquer dessus pour obtenir plus d'informations.
ℹ️ Règle de sélection des e-mails par défaut L'adresse email sélectionnée par défaut est celle de la fiche entreprise (ou de l'adresse de l'apprenant si celui-ci est un particulier ou indépendant). Si un contact de votre entreprise a le label Contact principal finance, c'est son adresse qui sera sélectionnée par défaut. Pour en savoir plus : Comment ajouter des contacts sur une fiche entreprise.
Personnaliser le modèle de facture
Rendez-vous dans la rubrique Configuration > Modèles de documents, puis dans la partie Factures et devis pour le modèle Facture. Lorsque vous cliquez sur "Facture", un éditeur apparaît pour modifier le document. Cliquez sur Enregistrer en haut à gauche une fois terminé.
L'email de relance sera utilisé lors de la relance des factures impayées et ne peut être utilisé lors d'un envoi manuel.
💡 Ressources utiles
Renseigner un paiement
Renseigner un paiement sur une facture
Une fois le paiement reçu, il faut venir le saisir sur la facture en cliquant sur "Entrer un paiement". Cela permettra de modifier le statut du paiement.
Si vous réalisez un avoir vous pouvez ajouter un paiement négatif ici pour équilibrer le total payé.
Le paiement ne pourra pas être ajouté sur une facture brouillon, seulement sur la facture validée et numérotée.
Comprendre le statut des paiements
Le statut et la couleur de l'indicateur varient selon l'état du paiement :
⚫ Montant partiel : Lorsque le paiement reçu n'est pas égal au total facturé, l'indicateur reste gris.
🟢 Montant total : Lorsque le paiement reçu est égal au total facturé, l'indicateur passe au vert et affiche la mention "Payée".
🔴 En retard : Si aucun paiement n'est renseigné une fois la date d'échéance passée, l'indicateur affiche "En retard" (le total payé affichera également un retard).
Les factures non rattachées à un client
Dans l'onglet Gestion > Finances > Produits de la session, une section "Autres" apparaît en bas de page.
Elle vous permet de facturer des destinataires extérieurs à la session de formation, et de générer des factures globales (DPC, par exemple).
La suppression d'un client d'une session transfère automatiquement la facture préalablement créée dans la rubrique "Autres" de l'onglet Finance.