Cet article vous permet de comprendre la structure des numéros de factures dans Digiforma, de maîtriser le fonctionnement de la numérotation automatique lors des changements d'exercice et de générer une facture sur un exercice comptable antérieur.
Configuration et gestion de la numérotation des factures dans Digiforma
Cet article vous permet de comprendre la structure des numéros de factures dans Digiforma, de maîtriser le fonctionnement de la numérotation automatique lors des changements d'exercice et de générer une facture sur un exercice comptable antérieur.
Composition de la numérotation des factures
Dans le logiciel Digiforma, un numéro de facture complet est obligatoirement composé de deux éléments : un préfixe et un numéro séquentiel.
Fonctionnement du préfixe de facture
Le préfixe est un élément modifiable qui s'ajoute devant le numéro de facture.
Il est généré directement depuis la page d'édition d'une facture.
Son paramétrage manuel s'effectue une seule fois par période souhaitée.
Sa valeur est libre : il peut indiquer l'année (ex. 2024), l'année et le mois (ex. 2024-07), ou toute autre mention spécifique.
Le préfixe ne s'actualise pas automatiquement d'un mois ou d'une année à l'autre : la modification manuelle du préfixe est requise à chaque changement de période.
Lors de la création d'une facture d'acompte dans Digiforma, un préfixe se génère automatiquement. En revanche, le numéro ne se génère pas automatiquement : l'attribution du numéro s'effectue au moment de l'envoi de la facture d'acompte.
Règle d'incrémentation automatique du numéro
Lorsque l'option de numérotation automatique est activée lors de la création d'une facture :
Digiforma identifie la facture existante qui possède le numéro séquentiel le plus élevé sur l'année comptable.
Le logiciel reprend le préfixe associé à cette dernière facture (ou le dernier préfixe saisi).
Le logiciel ajoute automatiquement +1 au numéro séquentiel le plus élevé trouvé.
Filtrage et tri des factures par préfixe
Pour retrouver et trier les factures selon leur préfixe dans l'onglet de suivi d'activité :
Accédez au menu de suivi d'activité.
Ajoutez la colonne "préfixe" en complément de la colonne "numéro".
Appliquez un filtre sur la colonne préfixe (ex. filtrer sur "2021" pour afficher l'ensemble des factures associées à ce préfixe).
Réinitialisation de la numérotation au changement d'exercice
La numérotation automatique de Digiforma se base strictement sur le numéro séquentiel le plus élevé enregistré, et non sur le libellé du préfixe.
Impact d'un changement de préfixe en cours d'année
Si le préfixe est modifié sans réinitialiser la séquence numérique (par exemple passage de 2020-89 à 2021-001), la numérotation automatique continuera à incrémenter le numéro le plus élevé de la base (proposant ainsi 2021-90). De même, si une facture porte le numéro 1999-120, le chiffre 120 devient la valeur maximale et la facture suivante recevra le numéro 121 par défaut.
Réinitialisation annuelle de la séquence
La réinitialisation de la séquence numérique s'effectue à la clôture de chaque année fiscale :
Les règles comptables n'exigent pas de repartir impérativement du numéro 01 (le premier numéro d'un nouvel exercice peut être 02 ou une autre valeur).
La création d'un nouveau préfixe dédié à la nouvelle année fiscale (ex. l'année en cours) est indispensable pour distinguer les exercices.
Création d'une facture sur l'année comptable précédente
Lorsqu'un préfixe a déjà été mis à jour pour l'année en cours, l'émission d'une facture rattachée à l'exercice précédent nécessite d'ajuster la date du document.
Digiforma rattache le préfixe de l'année comptable à la date saisie sur la facture. Sans modification de cette date, le logiciel applique le préfixe et la séquence numérique de la dernière facture réalisée sur l'exercice en cours.
Procédure pour éditer une facture sur l'exercice précédent :
Rendez-vous sur l'onglet Gestion > Finances de la session
Créer une nouvelle facture
Modifiez la date de la facture pour sélectionner une date figurant dans l'année comptable précédente dans l'encart "Date"
Générez la facture : le préfixe et le numéro s'ajustent automatiquement en fonction de l'historique de cet exercice antérieur.