Le mode facturation stricte n'est disponible pour le moment que pour les clients ayant suivi l'un de nos ateliers sur la facturation électronique et étant sur une version d'abonnement en cours de commercialisation. N'hésitez pas à nous contacter sur le Support si vous souhaitez activer ce mode de facturation pour votre Organisme de formation |
1. Activer le mode de facturation stricte
Pour activer ce mode de facturation conforme et compatible avec la Réforme de la facturation électronique afin d'émettre des factures au format structuré, rendez-vous dans l'onglet Mon organisme > Comptabilité.
Depuis la section "Modules de facturation" vous pouvez activer le mode de facturation stricte, puis paramétrer votre compteur avant de générer votre première facture sous ce mode de facturation :
Nota : une fois le nouveau mode de facturation activé, il ne sera pas possible de revenir sur l'ancien mode de facturation.
2. Paramétrer les champs
Il est nécessaire de paramétrer les différents champs pour avoir un compteur adapté à votre fonctionnement.
Vous pouvez visualiser le rendu final au fur et à mesure de votre configuration depuis le champ "exemple de numéro de facture" :
Voyons ensemble les différents types de champs à paramétrer :
Les préfixes
Préfixe pour les factures et acomptes : choisissez le préfixe pour les factures et les acomptes ;
Préfixe pour les avoirs :
Si vous activez l'option "Utiliser un préfixe commun", le champ "Préfixe pour les avoirs" est désactivé : vous n'aurez qu'un seul préfixe et un seul compteur commun pour les factures, les acomptes et les avoirs.
Si vous désactivez l'option "Utiliser un préfixe commun" vous pourrez choisir un préfixe différent pour les avoirs et vous aurez un compteur différent de celui des factures.
Le préfixe sera suivi d'un tiret avant le format de date à définir dans les champs suivants.
Reprise à zéro en cas de changement de préfixe
Si vous modifiez le préfixe choisi après avoir édité une première facture, la numérotation reprendra à 0. Il sera cependant possible de revenir sur le préfixe antérieur et la numérotation reprendra là où elle s'est arrêtée.
Par exemple :
Si je paramètre le préfixe "FACT" puis j'édite une première facture, celle-ci numérotée FACT-001 dans ma session.
Si j'édite une seconde facture, elle sera numérotée FACT-002.Si, après cela, je modifie le préfixe choisi et le remplace par "FACTURE".
Quand j'éditerai ma troisième facture, elle sera numérotée FACTURE-001 (et non pas FACTURE-003)Si, je reconfigure mon préfixe par "FACT", puis que génère une autre facture, celle-ci sera numérotée FACT-003 car elle reprendra la numérotation en cours avec la préfixe FACT.
Format de date
Vous pouvez choisir ici le format de date à afficher si vous souhaitez en afficher un. Ce format de date se mettra automatiquement à jour selon le calendrier et déterminera quand votre compteur repartira à zéro.
Année : le compteur affichera l'année sur 4 chiffres et repartira à zéro le 1er janvier de chaque année ;
Année sur 2 chiffres : le compteur n'affichera que les 2 derniers chiffres de l'année en cours et repartira à zéro le 1er janvier de chaque année ;
Année-mois : le compteur repartira à zéro le 1er jour de chaque mois ;
Année-mois-jour : le compteur repartira à zéro chaque jour ;
Pas de date : si vous ne souhaitez pas afficher de date. Le compteur ne repartira alors pas à zéro. (Sauf si vous modifiez votre préfixe)
Longueur des numéros de facture
Déterminez ici le nombre de chiffres qui vont composer la numérotation (maximum 9).
Dernier numéro de facture et d'avoir
Il est nécessaire de compléter ces champs si vous êtes dans l'un des cas suivants :
si vous n'avez encore jamais créé de facture sur Digiforma et que vous souhaitez que le compteur ne commence pas à zéro.
si vous utilisiez déjà la facturation dans Digiforma mais que votre préfixe à changé suite à la configuration : cela permettra d'assurer la continuité et de ne pas redémarrer à zéro avec le nouveau préfixe.
Date de clôture comptable
Cette configuration est également l'occasion de vérifier que le paramétrage de votre année comptable est correct (date de clôture comptable) car il ne sera ensuite plus possible de la modifier.