La asistencia online te permite certificar la presencia de tus alumnos durante tus sesiones de formación. Establece la identidad del firmante y garantiza la integridad y autenticidad de su firma.
Etapa 1: configuración de la formación en fechas precisas
El control de asistencia online sólo está disponible en sesiones de formación con fechas precisas que hayan sido previamente especificadas en la pestaña Alumnos / fechas de la sesión de formación 👇
En el caso de las formaciones que se suceden en un intervalo de fechas no específico, el control de asistencia se realiza de una forma diferente. Para saber más sobre esto, te recomendamos leer este artículo 👉 ¿Qué tipo de fechas elegir y cómo funcionan?
Si la formación se imparte por varios profesores...
Si hay varios profesores que participan en las clases de esta formación, entonces tendrás que especificar en cada clase el profesor que la imparte para que la asistencia les aparezca a cada uno:
Etapa 2: Elegir el método de envío del control de asistencia
Puedes enviar un enlace a tus alumnos y profesores para que firmen su asistencia de varios modos 👇
I. Mediante la Extranet
Desde la interfaz de configuración del espacio Extranet, activa la asistencia online seleccionando la casilla correspondiente:
Los botones para firmar la asistencia online aparecerán entonces en la Extranet de los alumnos y profesores inscritos a la sesión de formación, directamente en la página de bienvenida, tanto a la derecha (1) como a la izquierda (2):
La pantalla siguiente se abre:
En este caso, el profesor tan sólo tendrá que recordar a los alumnos que el control de asistencia online está disponible en su espacio extranet para que firmen.
II. A través de tu cuenta Digiforma
Dirígete directamente a la pestaña Asistencias de tu sesión de formación, donde encontrarás la opción Asistencia online:
Al hacer clic, accederás a la página Extranet con una vista de administrador o profesor (depende de tu perfil de acceso); aquí encontrarás todos los espacios de firma, donde podrás:
Realizar las firmas en clase
Realizar las firmas a distancia
🔎 Vista profesor:
Un profesor que tenga simplemente acceso a su espacio extranet puede 👇
Realizar su propio control de asistencia para cada clase
Realizar el control de asistencia de sus alumnos desde una tablet o un ordenador (por ejemplo), seleccionando la opción "firma en clase"
Enviar los enlaces de firma electrónica a los correos electrónicos de los alumnos haciendo clic en "firma a distancia"
La firma en clase
Haciendo clic en "firma en clase", el profesor o el administrador de la formación podrá realizar un control de asistencia desde un terminal (tablet, ordenador, móvil):
La firma a distancia
Puedes enviar directamente un enlace de firma electrónica a las direcciones de correo de tus alumnos gracias a la segunda opción, la firma a distancia. Esta es la mejor opción en el caso de que tus alumnos no utilicen el espacio Extranet:
Puedes configurar el modelo de correo electrónico desde la pestaña Cuenta > Modelos de correo electrónico de tu espacio Digiforma, y, una vez enviados, puedes encontrar el historial de correos enviados desde la pestaña Correos Electrónicos de la sesión de formación correspondiente:
💡 Las horas de asistencia registradas podrán ser visibles desde los informes, pestaña del Seguimiento de la actividad utilizando la columna "horas realizadas"
También tienes la opción de enviar automáticamente un correo electrónico de asistencia según las franjas horarias de formación.
Para programar el envío de correos electrónicos para matricular a tus alumnos, tienes que ir a la pestaña Seguimiento/Asistencia y hacer clic en este botón:
Al hacer clic en Programación de correos electrónicos, Digiforma te informa para cuales franjas horarias se pueden programar correos electrónicos. A continuación, validas la programación haciendo clic en Programar envío automático.
A continuación, se te informará de que, a partir del día siguiente, todos los alumnos y profesores recibirán un correo electrónico para firmar al inicio de cada sesión. La plantilla de correo electrónico utilizada es la plantilla de firma digital por defecto.
Etapa 3: Generar un informe de asistencia digital
Dirígete a la opción "Documentos" dentro de la pestaña "Asistencias". Aquí podrás seleccionar la información que quieres descargar gracias a los filtros aplicables en la barra disponible:
El informe de asistencia digital puede personalizarse como todos los demás documentos, desde la pestaña Configuración > Modelos de documentos > Hojas de asistencia 👇
Para saber más...