Digiforma te permite anticipar la planificación de tu curso de formación planificando el envío automático de correos de firma de asistencia.
Tus alumnos recibirán automáticamente, al principio de su clase, un correo electrónico que les permitirá comprobar su asistencia sin que tu lo mandes manualmente.
1. Cómo planificar los correos electrónicos de asistencia
Para poder planificar los envíos de estos correos, es necesario dirigirte a la pestaña Seguimiento > Control de Asistencias y hacer clic en este botón:
Haciendo clic en Programación de correos electrónicos, Digiforma te informa de las clases del curso que se pueden planificar para enviar los correos. A continuación podrás validar su planificación en Planificar el envío automático.
Un mensaje disponible en la pantalla te indicará que a partir del día siguiente, todos los alumnos y los profesores recibirán un correo para firmar su presencia al principio de cada clase. El modelo de correo empleado es el que tengas configurado por defecto en la pestaña Correo electrónico para un alumno o un profesor.
👉 La hora de envío de los correos es la misma que la hora de la clase
Para anular los envíos planificados, tan sólo tienes que hacer clic en Anular el envío automático:
Todos los correos programados serán cancelados.
2. Las condiciones que deben cumplirse para enviar automáticamente las asistencias
En primer lugar, sólo las clases que se desarrollen en el futuro podrán ser programadas. Esto significa que no es posible planificar el envío automático para clases de un día o una hora pasada.
Además, para utilizar esta funcionalidad, tienes que tener tu curso en la columna Planificados o Planificación en progreso en la pestaña Todos mis cursos.
👉 Esto significa que no es posible planificar los correos de asistencia en cursos terminados o que sólo son un proyecto, por ejemplo.
También debes saber que si tras planificar tu correo de asistencia un nuevo módulo de formación se añade con nuevas fechas, te aparecerá un mensaje para planificar nuevamente el envío de correo de asistencia automático.
Por último, el envío se adapta en función de las modificaciones de tus alumnos. Es decir:
Si un alumno es añadido al curso después de haber planificado los correos, recibirá el correo de firma de sus clases.
Si se cambia el estado del alumno a perdido, anulado o indeciso, no recibirá los correos.
Si se produce un abandono o una ausencia sin fecha de regreso precisa, no recibirá el resto de correos.
3. ¿Cómo navegar en la página de planificación de envío de correos?
3.1 La leyenda de la tabla de envío
Verás diferentes iconos para saber el estado del envío de tus correos
💡 Una bombilla te indica que la planificación está en marcha
🔒 Un candado indica que la planificación no puede realizarse
📆 Un calendario te indica que la planificación no es posible pero puede programarse
3.2. Utilizar los filtros
Para gestionar la planificación de las asistencias, puedes utilizar filtros:
Además, puedes filtrar tus clases por fecha en función del año, el mes o la hora.
De la misma forma, puedes realizar un filtro por módulo:
Por último, el filtro de la columna Detalles te permite ver las clases que ya están planificadas, pasadas o no planificables:
4. Seguir la planificación de correos electrónicos de las firmas de asistencia
Los correos electrónicos una vez enviados se verán en la pestaña Convocatorias / correos electrónicos 👇
Podrás asegurar así la recepción de los correos por parte de tus alumnos.