⚠️ Die elektronische Signatur ist eine Funktion, die als Option zusätzlich zu Ihrer Mitgliedschaft verfügbar ist 👈
Zögern Sie nicht, uns kontaktieren für weitere Informationen!
⚠️ Es ist wichtig zu beachten, dass innerhalb Ihrer Organisation nur der Kontoinhaber, die Administratoren und die Vertriebsmitarbeiter die Möglichkeit haben, die Dokumente über diese Funktion zu unterschreiben. Die Referenten haben keinen Zugriff auf die elektronische Signatur in Digiforma.
Über die Funktion „Signaturverfolgung“ im Menü „Aktivitätsberichte“ erhalten Sie einen Überblick über den Status jedes Dokuments, das von Ihrer Bildungseinrichtung zur Unterschrift versendet wurde.
🎯 Wo finde ich die Signaturverfolgung?
Die elektronische Signaturen nachverfolgen Ihrer Dokumente ist im Menü Aktivitätsberichte Ihres Digiforma-Kontos verfügbar:
Im ersten Abschnitt „Sitzungen“ finden Sie die Dokumente, die sich auf eine Schulung beziehen: Kostenvoranschläge, Ausbildungsverträge, Bildungsvereinbarungen, Einsatzvereinbarungen für Referenten.
Im zweiten Abschnitt „Außerhalb von Sitzungen von Bildungsmaßnahmen“ finden Sie Dokumente, die nicht direkt mit einer Schulung/ Sitzung in Verbindung stehen, sondern beispielsweise Ihre Referenten betreffen, wie z. B. Rahmenverträge für Unteraufträge.
💡 Es kann zu einer kurzen Verzögerung (weniger als eine Stunde) zwischen der Unterzeichnung des Dokuments und der Aktualisierung der Informationen in der Digiforma-Verwaltung kommen.
✍🏽 Wie sind die drei Indikatoren der Signaturüberwachung zu interpretieren?
Unterschriften
Dies ist die Anzahl der Anträge auf elektronische Signatur, die von Ihrer Bildungseinrichtung gestellt wurden.
In Arbeit
Dies ist die Anzahl der Dokumente, die sich zum Zeitpunkt T im elektronischen Signaturprozess befinden. Ihr Unterschriftsdatum ist noch nicht abgelaufen.
Akzeptiert
Dies ist die Anzahl der Dokumente, die über die elektronische Signatur unterzeichnet wurden.
🔎 Welche Informationen erhalten Sie über die Signaturverfolgung?
Aus diesem Aktivitätsbericht lassen sich zahlreiche Informationen entnehmen. Hier sind die wichtigsten Informationen, die Sie darin finden können
Der Dokumenttyp (Angebot/ Kostenvoranschlag, Vereinbarung, Vertrag...)
Vor- und Nachname der einzelnen Unterzeichner der Dokumente:
💡 Hinweis: Kostenvoranschläge über die Erbringung von Leistungen für die Referenten lösen den Signaturprozess nur für den Empfänger (den Kunde oder der Referent) aus.
Die elektronische Unterschrift der Bildungseinrichtung wird für diese 2 Dokumente nicht ausgelöst. Aus diesem Grund steht "Kein" in der Spalte "Unterzeichner Nr. 2" für diese Dokumente.
Die verschiedenen Status des Dokuments je nach Bearbeitungsstand:
In Arbeit: Der Unterzeichnungsprozess ist im Gange; die Parteien haben die E-Mail mit der Aufforderung zur Unterzeichnung erhalten, und das Dokument wartet darauf, von einem oder beiden Unterzeichnern unterzeichnet zu werden.
Unterzeichnet: Das Dokument ist unterzeichnet, der Signaturprozess ist Abgeschlossen.
Abgebrochen: Das Dokument wurde nicht rechtzeitig unterzeichnet, wurde von einem der beiden Unterzeichner abgelehnt oder der Signaturprozess wurde abgebrochen.
Der Grund für das Fehlschlagen der Unterzeichnung:
Stornierung/ Abbruch: Die Bildungseinrichtung hat den Unterzeichnungsprozess storniert.
Ablehnung: Eine der Parteien hat die Unterzeichnung des Dokuments abgelehnt.
Fristüberschreitung: Die Unterzeichnungsfrist ist abgelaufen.
Leer: Wenn das Dokument gerade unterzeichnet wird oder bereits unterzeichnet wurde, liegt kein Grund für einen Fehlschlag vor.
Es ist auch möglich, weitere Spalten hinzuzufügen, um mehr Informationen zu erhalten, und Ihre Tabelle im Excel-Format zu exportieren.
📖 Zögern Sie nicht, unsere anderen Artikel über die Aktivitätsberichte zu konsultieren, um Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Organisation zu helfen. 🎯
🔐 Zertifikat zum Nachweis der elektronischen Signatur herunterladen
Manche externe Geldgeber verlangen unter Umständen einen konkreten Nachweis über die elektronische Unterzeichnung ihrer Vereinbarungen.
✅ Sie können ein Zertifikat zum Nachweis der elektronischen Signatur direkt auf der Seite zur Dokumentenerstellung in Ihrer Sitzung erstellen.
Führen Sie dazu den gesamten Signaturvorgang mit Digiforma durch. Anschließend wird die Schaltfläche „Laden Sie das Nachweiszertifikat herunter“ angezeigt.
Nach dem Herunterladen finden Sie in den PDF-Daten das Zertifikat mit einem von Goodflag (ehemals Lex Persona) erstellten Nachweis der Unveränderlichkeit, der bestätigt, dass das Dokument seit seiner Zertifizierung nicht verändert wurde, und dessen Gültigkeit bescheinigt.
💡 Da jedes Zertifikat direkt mit dem elektronisch signierten Dokument verknüpft ist, können Sie nicht alle Zertifikate mit einem Klick herunterladen, sondern müssen sie einzeln herunterladen.
Weiterführende Informationen:
- Alles, was Sie über die elektronische Signatur wissen müssen auf Digiforma