Eine elektronische Signatur ist ein Verfahren, bei dem ein verschlüsseltes Kennzeichen an ein Dokument angehängt wird, um die Identität der Person, die das Dokument „akzeptiert“, eindeutig zu authentifizieren. Diese Signatur ersetzt die handschriftliche Unterschrift und ermöglicht vollständig papierlose Vertragsabschlüsse.
Wir bieten diese Funktion in Zusammenarbeit mit Lex Persona an, einem französischen Unternehmen, das technologische Lösungen für das elektronische Signieren, Anfordern von Signaturen und Versiegeln jeglicher Dokumenttypen bereitstellt.
Folgende Dokumente können Sie nun elektronisch unterschreiben:
👉 Schulungsvereinbarungen und -verträge für Kunden und Teilnehmer
👉 Vorlage für verantwortliche Erklärungen
👉 VAE-Verträge (Validierung erworbener Erfahrungen) für Kunden
👉 Schulungsbudgets
👉 Einsatzvereinbarungen, z. B. Subunternehmerverträge für Dozenten
👉 „Andere Dokumente“ für Ihre Kunden und Dozenten, wie beispielsweise Willkommensbroschüren, Dokumente zu Bildrechten, Allgemeine Geschäftsbedingungen, Kursanfragen als Trainer usw.
Um den Mechanismus der elektronischen Signatur im Detail zu veranschaulichen, nehmen wir das Beispiel der Unterzeichnung eines Schulungsvertrags.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So nutzen Sie eine elektronische Signatur – Beispiel eines Schulungsvertrags
Starten Sie den Prozess der elektronischen Signatur:
Gehen Sie zunächst zum Reiter Verwaltung > Dokumente / Verträge in Ihrer Schulungssitzung.
Als Nächstes: Generieren Sie die PDF-Version des Dokuments
Die elektronische Signatur ist nur für PDF-Dokumente verfügbar, nicht jedoch für .DOC-Versionen von Dokumenten. Stellen Sie daher sicher, dass Sie vor dem Signaturprozess die PDF-Version des gewünschten Dokuments generieren.
➡️ Sobald das Dokument generiert wurde, sehen Sie das Erstellungsdatum und den Namen des Vertrags, wie im folgenden Beispiel dargestellt. Sie werden auch bemerken, dass die E-Mail- und Signatursymbole schwarz statt grau sind.
Klicken Sie auf das Signatursymbol und anschließend auf „Elektronisch unterschreiben“.
Als Nächstes wählen Sie den Unterzeichner für Ihr Schulungszentrum aus und klicken auf Weiter.
💡 Hinweis: Nur der Kontoinhaber und/oder die Sitzungsmanager können als Unterzeichner für dokumentbezogene Sitzungen benannt werden.
Bei Angeboten wird der Kontoinhaber automatisch als Unterzeichner festgelegt.
Im nächsten Fenster werden Sie gebeten, den Unterzeichner des Vertrags für Ihren Kunden auszuwählen. Klicken Sie erneut auf Weiter.
💡 Hinweis: Dazu müssen Sie eine E-Mail-Adresse in der Teilnehmerakte eingeben.
Digiforma sendet alle Bestätigungs-E-Mails an die E-Mail-Adresse des Teilnehmers.
Als nächstes können Sie über Digiforma direkt einen Link an den entsprechenden Teilnehmer mit dem sicheren Signatur-Link verschicken:
Die Software zeigt Ihnen bereits an, dass eine Signatur aussteht. Das Signatursymbol zeigt einen gelben Kreis, und wenn Sie darauf klicken, wird eine Nachricht zum Signaturstatus angezeigt:
Sie erhalten eine Zusammenfassung des Status jedes Unterzeichners, indem Sie auf „Zusätzliche Informationen“ klicken.
Hier sehen Sie unter anderem, wann wer eine Unterschrift über das sichere System geleistet hat:
Falls Sie das Dokument auf Papier unterschrieben haben, dies aber in Digiforma nachverfolgen möchten, können Sie einfach das Kästchen „Signiert“ neben dem Vertrag eines Kunden aktivieren.
