Mehrere Funktionen in Digiforma basieren auf der sicheren elektronischen Signatur. Sie ermöglicht die Identitätsverifizierung der Unterzeichnenden und sichert die rechtliche Gültigkeit von Verträgen. Wie wird sie eingesetzt? Was sagt das Gesetz? Hier die wichtigsten Informationen:
📝 Wo wird die elektronische Signatur in Digiforma verwendet?
1. Signatur administrativer Dokumente
Die elektronische Signatur in Digiforma ermöglicht es Ihnen, Schulungsverträge und -vereinbarungen von allen beteiligten Parteien (Kund:innen und Teilnehmenden) rechtsverbindlich unterzeichnen zu lassen – als Nachweis für deren Zustimmung zur angebotenen Leistung.
Sie kann auch verwendet werden für:
VAE-Verträge (Validierung beruflicher Erfahrung)
Schulungsangebote
Einsatzvereinbarungen
Subunternehmerverträge
Weitere Kundendokumente (z. B. Begrüßungsmappe, Bildrechte, AGBs usw.)
2. Sichere Anwesenheitsliste
Die elektronische Signatur ist ebenfalls die Grundlage für die sichere Anwesenheitsbestätigung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Dabei ist zwischen sicherer und einfacher digitaler Anwesenheit zu unterscheiden:
Digitale Anwesenheit erlaubt die Online-Unterschrift zur Anwesenheitsbestätigung, sichert jedoch nicht vollständig die Identität.
Sichere Anwesenheit mit Zwei-Faktor-Authentifizierung prüft zusätzlich die Identität (z. B. per SMS oder E-Mail) und versieht die Signatur mit einem verschlüsselten Identitätsnachweis.
🛡️ Ergänzend: Elektronische Siegelung
Das elektronische Siegel ist das digitale Pendant zum Firmenstempel.
Es gewährleistet die Echtheit und Unveränderbarkeit Ihrer in Digiforma generierten Dokumente – nachträgliche Änderungen sind erkennbar.
Auch das Siegel erfüllt die Anforderungen der eIDAS-Verordnung und ist in der Signatur-Option enthalten.
🤝 Partnerschaft mit Goodflag (ehemals Lex Persona)
Die Signaturlösung in Digiforma wurde in Partnerschaft mit Goodflag, einem eIDAS-zertifizierten französischen Anbieter, entwickelt.
Goodflag bietet fortschrittliche Technologien zum Signieren und Siegeln digitaler Dokumente und wird u. a. vom französischen Digitalportal France Num empfohlen.
⚖️ Rechtslage: Was sagt das Gesetz zur elektronischen Signatur?
Ein rechtlich anerkanntes Verfahren
Die elektronische Signatur ist ein kryptografisches Verfahren zur eindeutigen Identifizierung der unterzeichnenden Person.
Sie ermöglicht die vollständige Digitalisierung von Vertragsabschlüssen.
Laut französischem Regierungstext (sinngemäß auch in Deutschland gültig):
„Eine elektronische Signatur darf rechtlich nicht allein deshalb abgelehnt werden, weil sie elektronisch ist.“
Im Klartext: Elektronische Signaturen sind genauso gültig wie handschriftliche – vorausgesetzt, die Identität ist zuverlässig gesichert und das Dokument wurde nicht verändert.
🧾 Arten elektronischer Signaturen
✍️ Signatur ohne Zwei-Faktor-Authentifizierung
Diese Art der Signatur unterliegt keinen offiziell festgelegten Anforderungen. Sie kann daher in unterschiedlichen Formen auftreten, z. B.:
eine handschriftliche Unterschrift auf einem elektronischen Gerät (etwa bei der Paketannahme)
⚠️ Das bedeutet nicht, dass sie unzuverlässig ist – sie ist für Situationen mit geringem rechtlichem Risiko geeignet, etwa zur internen Prozessvereinfachung.
✅ Signatur mit Zwei-Faktor-Authentifizierung
Diese Art der Signatur hat eine stärkere rechtliche Gültigkeit, da sie mit einem zusätzlichen Identitätsnachweis versehen ist – der Sicherheitsstandard im Markt.
Sie erfordert:
Bestätigung per E-Mail
Verifizierung per SMS
Zeitstempel zur Nachverfolgung
📣 Gute Nachricht: Genau dieses Verfahren wird bei Digiforma eingesetzt!
🔐 Sicher elektronisch unterschreiben mit Digiforma
Bei Digiforma wird die Signatur standardmäßig mit Zwei-Faktor-Authentifizierung angeboten – perfekt für Bildungsträger, die auf rechtssichere Signaturen angewiesen sind.
So funktioniert’s in der Praxis:
Der Unterzeichner wird per E-Mail auf die Signaturseite geleitet.
Ein Code per SMS bestätigt seine Identität.
Erfolgt keine Unterschrift innerhalb von 24 Stunden, wird der Vorgang automatisch abgebrochen.
Nach erfolgreichem Abschluss werden alle Beteiligten informiert.
Die unterschriebenen Dokumente werden für 10 Jahre bei Docaposte arch
🔑 Weitere Signaturtypen
🔸 Fortgeschrittene Signatur
Erfordert die Nutzung eines privaten Schlüssels, der nur dem Unterzeichner zugänglich ist.
Beispiele:
Immobilien-Kaufverträge
Kreditverträge
Authentifizierung auf staatlichen Portalen (z. B. FranceConnect)
🔸 Qualifizierte Signatur
Basiert auf einem noch sichereren privaten Schlüssel, der persönlich übergeben wird.
Wird in Fällen eingesetzt, in denen höchste Sicherheit erforderlich ist, z. B.:
Notarielle Urkunden
Gerichtliche Protokolle
Ausschreibungen im öffentlichen Sektor
📊 Elektronische Signatur im Überblick
Signaturart | Merkmale | Beispielhafte Nutzung |
Ohne Zwei-Faktor-Authentifizierung | Keine festgelegten Anforderungen | Handschriftliche Unterschrift auf einem elektronischen Gerät (z. B. bei Paketzustellung) |
Mit Zwei-Faktor-Authentifizierung | Bestätigung per E-Mail und SMS, Zeitstempel, höhere rechtliche Sicherheit | Sichere Anwesenheit und Vertragsunterschriften in Digiforma |
Fortgeschritten / Qualifiziert | Nutzung eines persönlichen privaten Schlüssels (ggf. physisch übergeben) | Notarielle Akte, Immobilienkauf, Versicherungsverträge, öffentliche Ausschreibungen, PACS |