Digiforma ermöglicht es Ihnen, Ihre internen Dokumente je nach Bedarf an mehreren Orten anzuzeigen.
🗂️ Archivierung von Dokumenten in Ihren Schulungssitzungen
In Ihren Schulungssitzungen können Sie Ihre unterzeichneten Verträge, Ihre Anwesenheitslisten in Papierform oder auch die unterzeichneten Bescheinigungen in den entsprechenden Registerkarten archivieren.
1. Archivierung unterzeichneter Verträge
Um beispielsweise Ihre unterzeichneten Verträge zu archivieren, gehen Sie zum Menü GESTION > Conventions,
dann können Sie unter "Archivierung unterzeichneter Verträge" Ihre Dokumente hochladen:
2. Archivierung privater Dokumente zwischen Referenten
Die Option "Private Dokumente" im Menü Konfiguration > Programme ermöglicht es Ihnen, interne Dokumente zwischen Organisatoren zu speichern:
3. Archivierung der Anwesenheitslisten
Das Menü Suivi > Emargements ermöglicht es Ihnen, die unterzeichneten Listen am Ende der Seite im Abschnitt Anwesenheitslisten zu archivieren:
4. Archivierung der unterzeichneten Bescheinigungen oder anderer Lernendendokumente
Das Menü Suivi > Bescheinigungen und Zertifikate ermöglicht es Ihnen, die unterzeichneten Bescheinigungen am Ende der Seite im entsprechenden Abschnitt zu archivieren:
🗂️ Archivierung interner Dokumente
Sie können interne Dokumente über Ihre Bildungseinrichtung archivieren.
Gehen Sie dazu auf Ihre Profilregisterkarte und klicken Sie dann auf "Meine Organisation".
Klicken Sie dann auf "Interne Dokumente" und dann auf "Dokument hinzufügen", um es auf Digiforma hochzuladen.
Sie können jederzeit ein Dokument löschen, indem Sie auf das kleine Papierkorbsymbol rechts vom Dokument klicken (Achtung, diese Aktion ist unwiderruflich, das Dokument kann nach dem Löschen nicht wiederhergestellt werden).
🗂️ Archivierung von Dokumenten in den Dateien in Ihrer Datenbank
Sie können auch Dokumente in Ihrer Datenbank in der Datei des Unternehmens, des Lernenden, des Referenten, des Geldgebers oder auch des betreffenden Ortes archivieren. Um beispielsweise ein Dokument zu einem Unternehmen hinzuzufügen, gehen Sie ganz nach unten in der Unternehmensdatei, um das Dokument hochzuladen:
Sie können diese Dateien ein wenig wie Ordner verwenden, um alle Dokumente zu diesem Unternehmen oder dieser Person abzulegen.
💡 Um Dokumente öffentlich mit den Lernenden und Referenten zu teilen, besuchen Sie das Extranet der Lernenden:
Das Extranet der Lernenden ist mit Ihrer Datenbank verbunden und kann verwendet werden, um Dokumente mit bestimmten Empfängern zu teilen (Referent, Lernender, Kunde, Geldgeber).
4. Archivierung Ihrer Schulungssitzungen
Digiforma ermöglicht es Ihnen, Ihre Schulungssitzungen dank der Funktion Archive 📚 zu organisieren, zu sortieren und zu archivieren
Das Menü Archivierte Sitzungen, zugänglich über das Menü "Alle meine Sitzungen" ermöglicht es Ihnen, auf die archivierten Sitzungen zuzugreifen 👇
Dieses Menü ermöglicht es Ihnen, verschiedene Arten von Sitzungen zu archivieren:
👉 Die Schulungssitzungen, die Sie abgeschlossen haben und die in der Spalte "Beendet" vorhanden sind
👉 Die Sitzungen, die Sie vorbereitet haben und die in den Spalten "Projekte" oder "Laufende Planung" vorhanden sind, die nicht stattgefunden haben und deren Informationen Sie behalten möchten
Dieser spezielle Artikel wird Sie bei diesem Vorgehen anleiten 📖