💡 Verwenden Sie Notizen und Aufgaben, um im Team zu arbeiten und eine präzise Nachverfolgung der Bildungsmaßnahmen entsprechend Ihrer internen Prozesse zu planen.
Von Ihren Schulungssitzungen oder Ihren Verkaufschancen aus können Sie Notizen und Aufgaben erstellen, die mit den folgenden Elementen verknüpft sind:
Sitzungen
Unternehmen
Lernende
Referenten
Was ist der Unterschied zwischen Notizen und Aufgaben?
Eine Note ist eine Information über einen Lernenden, ein Unternehmen, einen Referenten oder eine Sitzung, die Sie im Laufe der Zeit aufbewahren möchten:
Eine Aufgabe ist eine Mission, die zu einem bestimmten Zeitpunkt durchgeführt werden muss: Neben jeder Aufgabe erscheint ein Kästchen zum Ankreuzen, damit Sie wissen, ob diese durchgeführt wurde oder nicht. Eine Aufgabe kann einen Lernenden, ein Unternehmen, einen Referenten oder eine Sitzung betreffen.
Sie können jeder Aufgabe ein Datum der Fertigstellung sowie einen Verantwortlichen zuweisen:
Wir werden in diesem Artikel gemeinsam sehen, wie man Notizen und Aufgaben erstellt und verwendet.
📝 Wie verwendet man das Notizen-Tool?
Das Notizen-Tool kann nützlich sein, um immer über Informationen zur Sitzung im Allgemeinen oder zu einem bestimmten Beteiligten zu verfügen.
Um Notizen zu einer Schulungssitzung hinzuzufügen, gehen Sie zu der betreffenden Sitzung und dann zur Pauline-Leiste auf der rechten Seite Ihres Bildschirms. Klicken Sie auf "Hinzufügen > Neue Notiz" :
Sie können Notizen erstellen, die mit einer bestimmten Entität verknüpft sind, indem Sie ein Unternehmen, einen Lernenden oder Referenten im Feld "Betreff" auswählen, oder die Note mit der Sitzung für allgemeinere Kommentare verknüpfen:
Das Notizen-Tool ist nur für eine Sitzung oder die Nachverfolgung einer Verkaufschance verfügbar!
✅ Wie verwendet man das Aufgabenverwaltungs-Tool?
Das Aufgabenverwaltungs-Tool kann Ihnen beispielsweise nützlich sein, um:
Eine Gedächtnisstütze für eine oder mehrere wichtige Aktion(en) zu erstellen, die in der Sitzung durchzuführen sind
Eine Aufgabenliste mit Erinnerungsdaten zu erstellen, um dann den Aufgabenfortschritt zu verfolgen.
Einen zu befolgenden Betriebsprozess für Ihre Mitarbeiter anzuzeigen
Eine neue Aufgabe erstellen
Um eine neue Aufgabe zu erstellen, gehen Sie zur Pauline-Leiste auf der rechten Seite Ihrer Schulungssitzung und klicken Sie dann auf "Hinzufügen > Neue Aufgabe" :
Ebenso wie bei den Notizen können Sie Ihre Aufgaben mit einer bestimmten Entität verknüpfen, indem Sie ein Unternehmen, einen Lernenden oder Referenten im Feld "Betreff" auswählen, oder die Aufgabe mit der Sitzung verknüpfen, wenn sie die Sitzung im Allgemeinen betrifft.
Der Unterschied zu den Notizen besteht darin, dass:
Sie ein Datum angeben können, an dem die Aufgabe durchgeführt werden muss: Ab 7 Tage vor dem Datum der Aufgabe wird diese auf Ihrem Dashboard angezeigt, um Sie daran zu erinnern, dass sie durchgeführt werden muss.
Sie einen Verantwortlichen für die Aufgabe angeben können, der dann für deren Durchführung zuständig ist:
Nota : Es ist nicht obligatorisch, diese 2 Informationen anzugeben: Wenn die Aufgabe jederzeit durchgeführt werden kann, ist es nicht notwendig, ihr ein Datum zuzuweisen, und wenn sie nicht unbedingt von einer bestimmten Person durchgeführt werden muss, ist es nicht notwendig, ihr einen Verantwortlichen zuzuweisen.
💡 Sichtbarkeit der Aufgaben : Wenn Sie ihnen ein Fälligkeitsdatum zuweisen, erscheinen die Aufgaben ab 7 Tage vor ihrem Ablauf auf dem Dashboard!
Eine Aufgabenliste hinzufügen
Es ist auch möglich, eine vordefinierte Aufgabenliste hinzuzufügen, die Sie zuvor über Ihr Menü "Konfiguration > Vorlagen für Aufgabenlisten" erstellt haben:
Sie können dann Ihre Aufgabenliste über die Pauline-Leiste Ihrer Sitzung hinzufügen, indem Sie auf "Hinzufügen > Aufgabenliste" klicken und dann die gewünschte Aufgabenliste auswählen, sie wird in alphabetischer Reihenfolge angezeigt:
Es ist nur möglich, Ihre Vorlagen für Aufgabenlisten zu einer Sitzung oder zur Nachverfolgung einer Verkaufschance hinzuzufügen!
Ihre Aufgaben organisieren
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Aufgaben auf verschiedene Weise von jeder Sitzung sowie von Ihrem Dashboard aus zu organisieren.
Sortieren nach Verantwortlichem
Wenn Sie auf das Sortiersymbol klicken, um die Aufgaben nach Verantwortlichem anzuzeigen, werden diese dann nach Verantwortlichem sortiert. Die Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind, werden zuerst angezeigt und diejenigen, die niemandem zugewiesen sind, werden zuletzt angezeigt:
💡 Note : Für jedes Zugangskonto ist es möglich, zu konfigurieren, ob Ihr Mitarbeiter nur die ihm zugewiesenen Aufgaben sehen kann oder ob er alle Aufgaben sehen kann :
Sortieren nach Datum
Wenn Sie auf das Sortiersymbol klicken, um die Aufgaben nach Datum anzuzeigen, werden diese dann nach Datum sortiert. Die überfälligen Aufgaben werden dann mit dem Datum in Gelb hervorgehoben:
Sortieren nach Aufgaben zu tun
Wenn Sie auf die Sortierschaltfläche klicken, können Sie auch "Zu tun" auswählen. Dadurch können Sie alle Aufgaben anzeigen, die noch nicht als erledigt markiert sind. Wenn Sie eine große Anzahl von Aufgaben in einer Sitzung haben, können Sie schneller Klarheit schaffen und auf einen Blick erkennen, was noch zu tun ist:
Personalisierte Sortierung
Sie können auch wählen, Ihre Aufgaben in einer Reihenfolge anzuzeigen, die Sie personalisieren können. Dazu müssen Sie auf das entsprechende Symbol klicken und ein Ziehen/Ablegen durchführen, um Ihre Aufgabe neu zu positionieren:
Wenn Sie auf "Personalisierte " klicken, werden Ihre Aufgaben in der festgelegten Reihenfolge oder nach Erstellungsdatum angezeigt, falls Sie keine spezifische Reihenfolge festgelegt haben:
Farbindikator für den Fortschritt Ihrer Aufgaben
Sie können schnell sehen, ob Ihre Aufgaben überfällig sind oder nicht, dank eines Farbsystems. Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf einen Blick zu orientieren und schnell die Aufgaben zu priorisieren, die am schnellsten ausgeführt werden müssen.
Dies erscheint direkt auf Ebene der Termine Ihrer Aufgaben:
Die Termine in Gelb: Verspätung
Die Termine in Violett: Heute
Die Termine in Grau: in der Zukunft oder Aufgabe bereits angekreuzt
Nachverfolgung des Aufgabenfortschritts in einer Sitzung
Sie können den Fortschritt Ihrer Aufgaben von Ihren Aktivitätsberichten pro Sitzung aus verfolgen, indem Sie die entsprechende Spalte hinzufügen:
Es wird dann einfach sein, die Sitzungen zu identifizieren, für die noch Aufgaben zu erledigen sind!
👉 Um mehr zu diesem Thema zu erfahren, können Sie diesen Artikel lesen.
🔀 Verbindung zwischen den Notizen und den Aufgaben, die mit einer Sitzung oder einem Datensatz in der Datenbank verknüpft sind
Die Notizen und Aufgaben, die von einer Sitzung aus erstellt wurden
Wenn Sie eine Note oder eine Aufgabe erstellen, die Sie einem Lernenden, einem Unternehmen oder einem Referenten zuordnen, von einer Sitzung aus; wird diese dann mit dem entsprechenden Datensatz verknüpft und erscheint im Datensatz mit dem Namen der Sitzung, von der aus sie erstellt wurde:
Die Notizen, die von einem Datensatz in der Datenbank aus erstellt wurden
Auch wenn Sie eine Note von einem Lernblatt, einem Unternehmens- oder Referentenblatt aus erstellen; wird diese dann automatisch in alle Sitzungen eingefügt, in denen Sie den betreffenden Lernenden, das Unternehmen oder den Referenten hinzufügen (diejenige, die von einer bestimmten Sitzung aus erstellt wurde, wird jedoch nicht übertragen, da sie mit einer Sitzung und nicht mit einem Lernenden, einem Unternehmen oder einem Referenten verknüpft ist).
💡Dies kann sehr nützlich sein, wenn Sie einen Lernenden mit Behinderung begleiten, um sich daran zu erinnern, Ihre Bildungsmaßnahme entsprechend anzupassen, zum Beispiel.