In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren Lernenden Dokumente in ihrem Lernbereich zur Verfügung stellen können, unabhängig davon, ob es sich um Dokumente handelt, die mit Digiforma erstellt wurden, oder um andere Dokumente Ihrer Organisation. So haben Sie die Möglichkeit, Dokumente über eine Extranet-Seite an Ihre Lernenden, Referenten oder Unternehmenskontakte weiterzugeben 🚀
1 - In Digiforma generierte Dokumente teilen
2 - Weitere Dokumente Ihrer Organisation teilen
📁 1- Wie kann man ein mit Digiforma erstelltes Dokument teilen?
Die Freigabe von Digiforma-Dokumenten ist den Dokumenten des Lernenden vorbehalten. Hier finden Sie eine Liste der Dokumente, die im Lernbereich freigegeben werden können:
- Einzelvertrag/ Vereinbarung für Einzelne
- Einladungen
- Bescheinigung über die Teilnahme
- Abschlussbescheinigung/ Zertifikat
- Sonstige Unterlagen für Lernende
Sobald Sie ein Dokument erstellt haben, können Sie es über die entsprechende Schaltfläche teilen👇
Wenn ein Dokument korrekt veröffentlicht wurde, sehen Sie einen grünen Punkt sowie die Uhrzeit der Veröffentlichung.
Sobald die Freigabe erfolgt ist, findet Ihr Lernender dieses Dokument im Bereich „Dokumente > Verwaltungsdokumente” seines Lernbereichs.
Wenn Sie ein Dokument versehentlich geteilt haben, können Sie es wieder zurückziehen. Es wird dann automatisch aus dem Lernbereich entfernt.
Um Zeit zu sparen, haben Sie die Möglichkeit, Dokumente dank des ZIP-Formats massenhaft zu veröffentlichen.
Jeder Lernende hat dann sein Dokument in seinem Lernbereich zur Verfügung.
Wichtige Voraussetzung: Aus Gründen der technischen Kompatibilität haben ältere Abonnements keinen Zugriff auf diese Funktion. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, um Ihr Paket zu aktualisieren.
📁 2- Wie kann ich ein Dokument über mein Digiforma-Konto teilen?
Gehen Sie dazu in Ihrer Lernsitzung auf die Registerkarte „Dokumente” im Menü „Extranet der Lernenden”:
Sie haben dann die Möglichkeit, auf „Dokument hinzufügen” zu klicken, um ein Dokument zu teilen:
Im angezeigten Fenster werden Ihnen verschiedene Möglichkeiten zum Teilen des Dokuments angeboten:
👉 Entweder an alle Ihre Kontakte, indem Sie hier klicken:
👉 Entweder alle Lernenden, Referenten oder Unternehmenskontakte, indem Sie dieses Kästchen im entsprechenden Bereich ankreuzen:
👉 Entweder an eine bestimmte Person, indem Sie nur diese auswählen:
Hinweis: Im Menü „Konfiguration > Benachrichtigungen“ können Sie eine Benachrichtigung aktivieren, damit Ihre Lernenden und/oder Referenten informiert werden, sobald Sie einen neuen Dokumentensatz hochladen. (Ein Dokumentensatz entspricht dem Hochladen eines oder mehrerer Dokumente auf einmal. Wenn die Dokumente einzeln hochgeladen werden, werden mehrere Benachrichtigungen versendet).
💡 Aus Speicherplatzgründen beträgt die maximale Dateigröße 400 MB.
👀 Wo finde ich die im Extranet meiner Benutzer freigegebenen Dokumente?
Die Dokumente werden dann den ausgewählten Personen in ihrem Lernbereich in der Registerkarte „Dokumente” ihres Lernbereichs zur Verfügung gestellt, die über die Startseite zugänglich ist. Um sie zu finden, müssen Sie hier klicken 👇
🧑🏽💻 Wie organisiere ich meine Dateien in Ordnern im Lernbereich meiner Benutzer?
ie haben auch die Möglichkeit, Ihre Dateien im Extranet Ihrer Lernenden nach Ordnern zu organisieren. Dazu müssen Sie auf „Neuer Ordner” klicken:
Als Nächstes geben Sie diesen auf der angezeigten Seite einen Namen:
An dieser Stelle finden Sie anschließend Ihren Ordner mit einer Liste aller erstellten Ordner wieder👇
Sobald die Ordner erstellt sind, können Sie Dokumente in diesen verschiedenen Unterordnern hinzufügen:
Die Dateien werden auf der Registerkarte „Dokument” der Seite „Extranet der Lernenden > E-Learning” Ihrer Digiforma-Sitzung angezeigt, indem Sie hier die Ordner auswählen, die Sie interessieren, und dann die verschiedenen Bereiche zu Ihren Benutzern aufklappen.
So haben Sie die Möglichkeit, die Sichtbarkeit und Anordnung der Dokumente zu organisieren, die im Bereich Ihrer Lernenden, Referenten oder Unternehmenskontakte sichtbar sind 🚀
✅ Wie kann man einem Drittnutzer Zugriff auf Dokumente gewähren?
Um einem Unternehmenskunden oder einem Geldgeber Zugriff auf freigegebene Dokumente zu gewähren, müssen Sie ihnen den generischen Link zum Extranet der Sitzung senden, wie folgt ⬇️
Dadurch werden sie zu dieser Anmeldeseite weitergeleitet ⬇️
Anschließend können sie sich über den Bestätigungslink in ihrer E-Mail anmelden ⬇️
📖 Ihre Dokumente online einsehbar machen (ohne Download)
Standardmäßig müssen Dokumente heruntergeladen werden, um gelesen werden zu können. Damit sie direkt im Lernbereich angezeigt werden können:
Erstellen Sie ein Konto (für diese Nutzung kostenlos) und klicken Sie oben rechts auf Ihrem Bildschirm auf „Hochladen“:
Geben Sie nach dem Importieren des Dokuments einen Titel und eine Beschreibung ein und lassen Sie Ihr Dokument vor allem öffentlich (im privaten Modus sind die folgenden Schritte nicht möglich):
Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Senden“ geklickt haben, klicken Sie auf den Bereich „<> Embed“:
Speichern Sie den angezeigten Code (indem Sie ihn in Ihre Zwischenablage kopieren):
Erster Schritt abgeschlossen ! ✨
Gehen Sie anschließend zu einer E-Learning-Sequenz, fügen Sie eine Dokumentenaktivität hinzu und bearbeiten Sie deren Inhalt:
Fügen Sie im Inhalt einen Bereich „Online-Ressource“ hinzu:
Collez le code copié depuis Scribd (ou un autre outil) dans la zone prévue :
Das war's schon! Jetzt haben Sie einen PDF-Reader in Ihre E-Learning-Aktivität integriert und Ihre Lernenden können das Dokument direkt in ihrem Bereich einsehen:
Jetzt sind Sie dran! 😉