In Digiforma können Sie den E-Mail-Versand ganz einfach vorab planen.
Video-Tutorial
Im kurzen Video unten sehen Sie Schritt für Schritt, wie Sie eine E-Mail planen können.
Alternativ finden Sie darunter eine schriftliche Anleitung mit Screenshots.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Öffnen Sie in Ihrer Sitzung eines der von Ihnen generierten Dokumente und wählen Sie die Option „Per E-Mail senden“ oder gehen Sie auf den E-Mail-Bereich von Digiforma und erstellen eine Mail
Wählen Sie den oder die Empfänger aus, entscheiden Sie sich für eine E-Mail-Vorlage und nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor.
Klicken Sie anschließend auf die drei Punkte neben dem Button „Senden“ und wählen Sie „Versand planen“, um das Versanddatum festzulegen.
Nun haben Sie zwei Möglichkeiten:
Vordefinierte Verzögerung wählen
Zum Beispiel: „in einem Tag“, „in einer Woche“ oder „in X Monaten“, anschließend die gewünschte Uhrzeit festlegen.
Festes Datum auswählen
Klicken Sie auf ein konkretes Datum im Kalender und wählen Sie zusätzlich die Uhrzeit für den Versand aus.
Bestätigen Sie abschließend mit „Versand planen“.
Geplante E-Mails einsehen
Alle geplanten E-Mails finden Sie auf der Übersichtsseite Ihrer Sitzung im Tab
„E-Mails > Geplante E-Mails“.
Dort können Sie:
den Inhalt der geplanten E-Mail über den Pfeil anzeigen,
den Versand abbrechen, falls Sie sich geirrt haben oder die E-Mail doch nicht versenden möchten.
Die geplanten E-Mails werden in Tabellenform angezeigt. Für jede Spalte stehen Filter zur Verfügung, um Informationen schnell zu finden (z. B. Empfänger, Versanddatum, Betreff usw.).
Geplante E-Mails und Änderungen in der Sitzung
Bitte beachten Sie:
Für den geplanten Versand werden die Empfänger berücksichtigt, die zum Zeitpunkt der Planung mit der Sitzung verknüpft sind.
Das bedeutet:
Werden Teilnehmende oder Kunden nachträglich hinzugefügt oder entfernt,
oder ändert sich ihr Status,
muss der geplante Versand storniert und neu geplant werden, damit diese Änderungen berücksichtigt werden.
Tipp: Automatische Versandplanung nutzen
Um geplante E-Mails nicht bei jeder Änderung aktualisieren zu müssen, empfehlen wir die automatische Versandplanung, sofern diese Funktion verfügbar ist.
Für digitale Anwesenheitslisten und Bewertungen ist diese Funktion bereits vorhanden. Sie berücksichtigt automatisch:
Änderungen bei Empfängern,
E-Mail-Inhalten,
Status,
sowie Datumsanpassungen.
Weitere Informationen finden Sie in diesen Artikeln: