Wie plane ich meine digitalen Anwesenheits-E-Mails automatisch?

Digiforma ermöglicht es Ihnen, Ihre Sitzung im Voraus so zu planen, dass alle Lernenden automatisch zu Beginn jedes Unterrichtsblocks eine E-Mail zum digitalen Unterzeichnen ihrer Anwesenheit erhalten – ganz ohne manuelle Schritte Ihrerseits. 💥

1. Wie plane ich den Versand der Anwesenheits-E-Mails?

Um die automatische Planung zu aktivieren, wechseln Sie in den Bereich „Nachverfolgung / Anwesenheit“ und klicken auf den entsprechenden Button.

Beim Klick auf „E-Mail-Planung“ zeigt Ihnen Digiforma, welche Zeitblöcke Ihrer Sitzung für die automatische Planung geeignet sind.

Bestätigen Sie anschließend mit „Automatischen Versand planen“.

Danach erscheint ein Hinweis, dass ab dem folgenden Tag alle Lernenden und Referenten zu Beginn jedes Zeitblocks automatisch eine E-Mail zur digitalen Anwesenheit erhalten.

Verwendet wird dabei das Standard-E-Mail-Template für digitale Anwesenheit (für Lernende bzw. Referenten).

👉 Die E-Mail wird immer genau zum Startzeitpunkt des jeweiligen Blocks versendet. 🕐

Wenn Sie die bereits geplanten Sendungen stoppen möchten, klicken Sie einfach auf „Automatischen Senden abbrechen“.

Alle geplanten Versendungen werden dadurch vollständig aufgehoben.

2. Voraussetzungen für den automatischen Versand

Damit der automatische Versand funktioniert, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

✔️ 1. Der Zeitblock muss in der Zukunft liegen

Es können keine Anwesenheits-E-Mails für heutige oder vergangene Termine geplant werden. Nur zukünftige Blöcke sind planbar. 📅

✔️ 2. Die Sitzung muss den Status „Geplant“ oder „Planung läuft“ haben

Diesen Status finden Sie im Bereich „Alle Sitzungen“. 👉 In Beendeten oder Projekt Sitzungen ist die Planung nicht möglich.

✔️ 3. Änderungen bei Lernenden werden automatisch berücksichtigt

Wird ein Lernender nach der Planung hinzugefügt → er erhält automatisch die Anwesenheits-E-Mail.
Hat ein Lernender den Status verloren, abgesagt oder unentschieden → er erhält keine Anwesenheits-E-Mail.
Bei Abbruch oder Abwesenheit ohne Wiederaufnahmedatum → kein weiterer Versand.

Hinweis zu neuen Modulen

Wenn nachträglich ein Modul mit neuen Terminen hinzugefügt wird, informiert Digiforma Sie darüber und fordert dazu auf, die Planung erneut zu bestätigen.