⚙️ Standardkonfiguration der Bewertungsmodelle in der Bibliothek
Die automatische Planung umfasst alle Bewertungsarten, mit Ausnahme von E-Learning-Quiz:
Vorevaluierung für Lernende
Evaluation direkt nach der Sitzung für Lernende
Evaluation nach einer bestimmten Zeit für Lernende
Fragebogen für die Manager der Lernenden
Fragebogen für die Dozenten
Fragebogen für externen Geldgeber und Auftraggeber der Bildungsmaßnahme
Um den automatischen Versand einer Bewertung zu planen, genügt es, eine bestehende Bewertung zu bearbeiten oder eine neue Bewertung in der Bewertungsbibliothek zu erstellen.
Die Konfiguration erfolgt anschließend im Abschnitt Automatisierung.
Es besteht die Möglichkeit, den automatischen Versand der Bewertung x Tage vor/nach Beginn oder Ende der Sitzung zu planen. Außerdem kann eine automatische Erinnerung an Nachzügler x Tage nach dem ersten Versand eingerichtet werden.
ℹ️ Die Benachrichtigungs-E-Mail wird automatisch um 11:30 Uhr an dem festgelegten Tag versendet. Sobald die E-Mail verschickt wurde, wird die Bewertung automatisch im Bereich Lernender, Dozent oder Manager sichtbar gemacht.
Beispiel:
Meine Schulungssitzung beginnt am Montag, den 25. April, um 10 Uhr. Ich habe den Versand meiner Vorevaluierung einen Tag vor Beginn der Schulung automatisiert.
Die Benachrichtigungs-E-Mail wird daher am Sonntag, den 24. April, um 11:30 Uhr versendet, und die Lernenden haben ab diesem Zeitpunkt Zugriff auf die Bewertung in ihrem Lernendenbereich.
Ich habe außerdem die automatische Erinnerung für die Bewertung zwei Tage nach dem ersten Versand eingerichtet. Die Erinnerungs-E-Mail wird also am Dienstag, den 26. April, um 11:30 Uhr an die Lernenden gesendet, die noch nicht auf die Bewertung geantwortet haben.
Das E-Mail-Template, das für den ersten Versand und die Erinnerung verwendet wird, ist das standardmäßig im Menü Konto > E-Mail-Vorlagen für den entsprechenden Bewertungstyp festgelegte.
🚀 Der Versand der Bewertung wird automatisch geplant, wenn eine Bewertung zu einer Sitzung hinzugefügt wird
Sie können Bewertungen direkt innerhalb einer Sitzung hinzufügen. Dazu gehen Sie auf den Unterpunkt Fragebögen innerhalb Ihrer Verwaltungseinstellungen:
Wenn Sie zuvor den automatischen Versand für die Nachverfolgung der Bewertungen in der Bibliothek aktiviert haben, werden diese Einstellungen direkt innerhalb der Sitzung übernommen.
Sobald alle Bewertungen hinzugefügt wurden, ermöglicht die Bewertungsübersicht auf einen Blick, alle Bewertungen mit automatisiertem Versand und Nachverfolgung sowie die geplanten Versandtermine einzusehen.
Auf derselben Seite können Sie den automatischen Versand oder die Nachverfolgung nach Belieben deaktivieren und wieder aktivieren. Wenn Sie die Planung der Bewertung in der Bibliothek geändert haben, wird sie aktualisiert, indem Sie die Planung in der Sitzung deaktivieren und anschließend erneut aktivieren.
ℹ️ Sobald die Automatisierung aktiviert ist, kopiert die Software die Standardkonfiguration aus der Bibliothek. Änderungen an der Standardkonfiguration wirken sich anschließend nicht auf bereits in den Sitzungen konfigurierte Einstellungen aus (Prinzip der Nicht-Rückwirkung).
Sie können anschließend im Menü Nachverfolgung / E-Mails, die Details der E-Mails einzusehen, die automatisch an alle Ihre Lernenden, Dozenten, Manager, Auftraggeber und externe Geldgeber gesendet wurden.
ℹ️ Wenn eine oder mehrere Personen zu Ihrer Sitzung hinzugefügt oder daraus entfernt werden, wird die Empfängerliste der E-Mails automatisch aktualisiert.
ℹ️ Wenn das Start- oder Enddatum Ihrer Sitzung geändert wird, wird das Versanddatum der E-Mail automatisch neu berechnet.
ℹ️ Wenn die automatische Erinnerung aktiviert ist, werden Erinnerungs-E-Mails nur an Personen gesendet, die noch nicht auf die Bewertung geantwortet haben.
ℹ️ Mit der automatischen Planung des Versands von Bewertungen werden die Fragebögen an alle Teilnehmenden mit dem Status „gewonnen“ oder „abgeschlossen“ in der Sitzung gesendet, unabhängig von deren Anwesenheitsstatus (anwesend, abwesend mit oder ohne neues Startdatum, Abbruch). Die Antworten von Abwesenden ohne neues Startdatum und von Lernenden, die die Sitzung abgebrochen haben, werden jedoch standardmäßig nicht in die Gesamtergebnisse der Sitzung einbezogen.
💡 Tipp: Bewertungen zu Programmen zuweisen
Um Ihren Prozess vollständig zu automatisieren, empfehlen wir, Bewertungen direkt in der Programmbibliothek Ihren Programmen zuzuweisen. Wenn Sie ein Programm zu einer Sitzung hinzufügen, werden die zugewiesenen Bewertungen automatisch ebenfalls hinzugefügt, und ihr Versand sowie ihre Nachverfolgung werden automatisch geplant!
🙋 An wen werden die automatischen E-Mails gesendet?
Nachfolgend finden Sie die Regeln für den Versand automatischer E-Mails.
🧑🎓 Bewertungen für Lernende
Die E-Mails werden an alle Lernenden mit dem Status „gewonnen“ oder „abgeschlossen“ gesendet, die noch nicht auf die Bewertung geantwortet haben.
🧑💻 Bewertungen für Manager
Die E-Mails werden an alle Kontakte mit dem Label „Manager-Kontakt“ des Unternehmens des Lernenden gesendet.
ℹ️ Einzelne und unabhängige Lernende sind von diesen Bewertungen ausgeschlossen.
ℹ️ Wenn kein Kontakt das Label „Manager-Kontakt“ hat, wird keine E-Mail gesendet.
🧑🏫 Bewertungen für Dozenten
Die E-Mails werden an die Dozenten gesendet, die der Sitzung zugewiesen sind.
ℹ️ Dozenten ohne E-Mail-Adresse erhalten keine E-Mail.
🏦 Bewertungen für externe Geldgeber und Auftraggeber
Wenn ein Kunde einen externen Geldgeber hat, werden die E-Mails an die Kontaktadresse im Datenblatt des externen Geldgebers gesendet.
ℹ️ Geldgeber ohne Kontaktadresse erhalten keine E-Mail.
Wenn ein Kunde keinen externen Geldgeber hat, werden die E-Mails an die Kontakte mit dem Label „Hauptkontakt Finanzen“ des Unternehmens des Lernenden gesendet.
ℹ️ Wenn kein Kontakt das Label „Hauptkontakt Finanzen“ hat, wird keine E-Mail gesendet.
🙋 Wie wird die Automatisierung für eine Bewertung aktiviert, die bereits in einer Sitzung vorhanden ist?
Wenn Sie im Tab Fragebögen innerhalb einer Sitzung die Meldung „Der automatische Versand der Bewertung ist deaktiviert“ sehen, können Sie den automatischen Versand dennoch planen:
👉 Dazu müssen Sie zunächst die Automatisierung dieser Bewertungsvorlage in der Bewertungsbibliothek aktivieren.
Wie Sie dies dennoch einstellen können erfahren Sie im ersten Schritt dieses Artikels:
⚙️ Standardkonfiguration meines Bewertungsmodells in der Bibliothek
Viel Erfolg beim Entdecken!