Une signature électronique est un procédé qui attache à un document un marquage encrypté qui authentifie de manière stricte l’identité d’une personne qui “accepte” ce document. Cette signature permet de se passer d’une signature manuscrite et réaliser une contractualisation purement dématérialisée. Nous proposons désormais cette fonctionnalité en partenariat avec Lex Persona, entreprise française qui offre des solutions technologiques qui permettent de signer, faire signer et cacheter électroniquement tout type de document.
A ce jour vous pouvez signer électroniquement :
👉 les conventions et contrats de formation à destination des clients et apprenants
👉 les devis de formation
👉 les conventions d'interventions à destination des intervenants
👉 les contrats de sous-traitance à destination des intervenants
Vous pourrez personnaliser le délai imposé aux différents interlocuteurs pour signer électroniquement. Par défaut, ce délai est de 72h pour tous les documents.
Il sera possible de leur imposer une date limite maximum de 30 jours à compter de l'envoi de la demande de signature par email.
Comment configurer le délai de signature ?
Selon les documents, il peut être nécessaire d'avoir des délais de signature.
Digiforma vous permet de les personnaliser en vous rendant directement dans votre onglet Compte puis dans Modèles de document.
Choisissez un document pour lequel vous souhaitez personnaliser le délai de signature et entrez la période de votre choix en heures.
Pour un devis par exemple, ci-dessous, un délai de 72h a été entré.
Comment activer la signature électronique ?
L'exemple d'une convention :
Pour cela, vous devez au préalable avoir indiqué une adresse email et/ou un numéro de téléphone dans la fiche de votre client.
💡 Si vous n'avez pas de numéro portable associé à votre contact, une adresse mail est suffisante. Digiforma enverra tous les mails de confirmation sur l'adresse mail de votre apprenant.
👉 Il est nécessaire de faire une mise en page spécifique
pour que la signature apparaisse au bon endroit dans votre document.
Pour cela, suivez le pas à pas détaillé dans cet article. 👈
Ce tutoriel vous explique la signature électronique :
Rendez vous dans l'onglet Conventions de votre session de formation, puis générez la version PDF du document (💡 la signature n'est pas disponible sur les versions .DOC des documents).
➡️ Vous pouvez alors et dérouler le menu de chaque client concerné, puis cliquer sur Signer :
Sélectionnez par la suite le signataire de la convention du côté de votre organisme de formation puis cliquez sur continuer 👇
Vous pourrez ensuite choisir le contact qui signera la convention / contrat au nom de votre client, puis cliquez sur Enregistrer et lancer le processus de signature👇
Le logiciel vous indiquera par la suite qu'il est en attente de la signature du document.
Le contact que vous aurez choisi côté client recevra un email avec un lien sur lequel il devra cliquer pour signer le document.
Le signataire de votre organisme de formation recevra un email semblable de son côté :
En cliquant sur le lien les deux signataires sont redirigés sur cet espace. Ils pourront cliquer sur suivant pour signer le document.
Les signataires auront tous deux la possibilité de télécharger le contrat ou la convention. Pour signer, il est nécessaire de descendre jusqu'en bas du document.
Une fois en bas du document, le bouton Suivant se dégrise et il faut cliquer dessus pour rejoindre la page qui permet d'accepter les conditions générales d'utilisation :
Les signataires dessinent leur signature (ils ont également la possibilité d'importer une image de leur signature s'ils le souhaitent) 👇
Un code est ensuite envoyé par sms au signataire afin qu'il valide son identité lors de la signature du document. :
Si votre contact n'a pas de téléphone portable associé à sa fiche sur intercom, il recevra celui-ci par mail.
Une fois le code de vérification entré, un message apparaît pour confirmer le succès de l'opération ✅
Et le second signataire est informé que la convention a été signée par l'autre parti au moment où il clique sur le lien lui aussi 👌
Une fois le document signé par les deux partis, un email est envoyé par Digiforma aux deux signataires pour leur permettre de télécharger le document signé.
Sur Digiforma, dans la page Conventions, le document est automatiquement indiqué comme signé et vous pouvez le télécharger avec les signatures 🏄
Sachez qu'au bout du délai imparti que vous aurez configuré, si l'une des deux parties prenantes n'a pas signé, le processus de signature est annulé et vous recevrez cet email 👇
Vous savez désormais comment utiliser la signature électronique sur Digiforma !
Pour en savoir plus sur les autres fonctionnalités disponibles sur demande, n'hésitez pas à lire cet article !
Une belle journée à vous ! ☀️
L'équipe Digiforma 🏄♀️