Une signature électronique est un procédé qui attache à un document un marquage encrypté qui authentifie de manière stricte l’identité d’une personne qui “accepte” ce document. Cette signature permet de se passer d’une signature manuscrite et réaliser une contractualisation purement dématérialisée. Nous proposons désormais cette fonctionnalité en partenariat avec Lex Persona, entreprise française qui offre des solutions technologiques qui permettent de signer, faire signer et cacheter électroniquement tout type de document.

Vous pouvez affecter ce type de signature à vos contrats et conventions de formation. Pour cela, vous devez au préalable avoir indiqué une adresse email et un numéro de téléphone dans la fiche de votre client.

Ce tutoriel vous explique la démarche :

Voyons ensemble comment cela fonctionne :

Rendez vous dans l'onglet Conventions de votre session de formation et faites glisser le menu pour en face du client concerné, puis cliquez sur Signer :

Sélectionnez par la suite le signataire de la convention du côté de votre organisme de formation puis cliquez sur continuer 👇

Vous pourrez ensuite choisir le contact qui signera la convention / contrat au nom de votre client, puis cliquez sur Enregistrer et lancer le processus de signature👇

Le logiciel vous indiquera par la suite qu'il est en attente de la signature du document.

Le contact que vous aurez choisi côté client recevra un email avec un lien sur lequel il devra cliquer pour signer le document.

Le signataire de votre organisme de formation recevra un email semblable de son côté :

En cliquant sur le lien les deux signataires sont redirigés sur cet espace. Ils pourront cliquer sur suivant pour signer le document.

Les signataires auront tous deux la possibilité de télécharger le contrat ou la convention. Pour signer, il est nécessaire de descendre jusqu'en bas du document.

Une fois en bas du document, le bouton Suivant se dégrise et il faut cliquer dessus pour rejoindre la page qui permet d'accepter les conditions générales d'utilisation :

Les signataires dessinent leur signature (ils ont également la possibilité d'importer une image de leur signature s'ils le souhaitent) 👇

Un code est ensuite envoyé par sms au signataire afin qu'il valide son identité lors de la signature du document. :

Une fois le code de vérification entré, un message apparait pour confirmer le succès de l'opération ✅

Et le second signataire est informé que la convention a été signée par l'autre parti au moment ou il clique sur le lien lui aussi 👌

Une fois le document signé par les deux partis, un email est envoyé par Digiforma aux deux signataires pour leur permet de télécharger le document signé.

Sur Digiforma, dans la page Conventions, le document est automatiquement indiqué comme signé et vous pouvez le télécharger avec les signatures 🏄

Sachez qu'au bout de 72h, si l'une des deux parties prenantes n'a pas signé, le processus de signature est annulé et vous recevrez cet email 👇

Vous savez désormais comment utiliser la signature électronique sur Digiforma !

Pour en savoir plus sur les autres fonctionnalités disponibles avec l'abonnement pro, n'hésitez pas à lire cet article !

Une belle journée à vous ! ☀️

L'équipe Digiforma 🏄‍♀️

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