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Digiforma propose la signature électronique pour les conventions d’intervention de vos intervenants externes. Découvrez dans cet article comment fonctionne la signature dans ce type de document pas à pas 🚀
La procédure pas à pas
Pour faire signer la convention d’intervention à vos intervenants externes rendez-vous dans la section "Intervenants" de votre session de formation.
Une fois votre intervenant externe ajouté, cliquez sur « Convention d’intervention » afin de générer le document au format PDF.
Vous pourrez alors cliquer sur le bouton "stylo plume" pour sélectionner ensuite « signer électroniquement » afin de lancer le processus de signature :
L’intervenant recevra un email avec un lien pour signer électroniquement le contrat via la double authentification. En cliquant sur ce lien, il sera redirigé vers l’espace ci-dessous où il pourra signer le document👇
L’intervenant recevra ensuite un code par sms ou par email afin de valider son identité et qu’il devra renseigner dans la prochaine étape. Une fois le code de vérification entré, la signature sera confirmée ! 🚀
💡 Si vous n'avez pas de numéro de téléphone portable associé à votre intervenant, une adresse mail est suffisante. Digiforma enverra tous les mails de confirmation sur l'adresse mail de votre intervenant.
Une fois le document signé, l'intervenant recevra un e-mail afin de télécharger la convention signée. Sur Digiforma, le document sera automatiquement indiqué comme signé et vous aurez donc la possibilité de télécharger avec la signature intégrée :
Un seul signataire pour la convention d'intervention
💡 Seule la signature électronique de l'intervenant est demandée via cette procédure.
En effet, les conventions d'intervention sont l'équivalent de "bons de commande" encadrés par le Contrat Cadre de Sous-traitance de l'intervenant.
Contrairement aux autres documents signés électroniquement sur Digiforma, la convention d'intervention n'est pas envoyée à votre organisme de formation pour signature ; elle n'est envoyée qu'à votre intervenant pour être signée.
La prestation de formation étant encadrée plus globalement par le contrat cadre de sous-traitance, la convention d'intervention est conçue comme un avenant afin de préciser les dates de formation et communiquer des informations plus précises sur la formation en question. Celle-ci ne requiert pas de signature par les deux parties et cela vous permet de gagner du temps dans vos processus !
Télécharger un certificat de preuve de signature électronique
Certains financeurs externes peuvent être amenés à vous demander une preuve tangible de la signature électronique de leurs conventions.
Vous pouvez générer un certificat de preuve de signature électronique directement dans votre espace Digiforma dans la section Conventions de votre session. Pour cela, réalisez le processus de signature en totalité dans Digiforma, et une fois cela fait, vous pourrez trouver le bouton Télécharger le certificat de preuve
Une fois téléchargé, vous pourrez trouver dans les données du PDF la certification avec une preuve de non-modification générée par Lex Persona, attestant que le document n'a pas été modifié depuis sa certification et attestant de sa validité.
Puisque chaque certificat de preuve est lié directement au document signé électroniquement, il n'est pas possible de télécharger tous les certificats en un clic, vous devrez les télécharger un à un.