La fonctionnalité du multi-centres permet à un administrateur qui a accès à plusieurs comptes Digiforma de partager des données entre les comptes et de suivre de façon globale et centralisée les indicateurs clés liés à l'activité des différents centres de formation (abonnés à Digiforma).

De façon plus concrète, cette option multi-centres vous permet de partager les éléments de l'onglet Bibliothèque vers vos différents centres de formation :
👉 Partager un programme
👉 Partager un modèle d'évaluation
👉 Partager une séquence e-learning
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Le multi-centres vous permet aussi de visualiser toutes les sessions gérées par les centres de formation, mais également d'analyser les chiffres des centres au travers du suivi de l'activité, du suivi commercial et du suivi des factures.

Le multi-centres vous permet d'avoir une vision transverse sur les activités de vos différents centres de formation.

Cela assure un meilleur pilotage et vous permet de partager en quelques clics vos programmes de formation, et bientôt vos modèles de documents, d'évaluations ou encore vos bases de données.

C'est donc une fonctionnalité à la fois utile si vous êtes amené.e à créer un nouveau centre de formation et que vous souhaitez réutiliser des données existantes, et rapide car vous conservez la même ergonomie sur Digiforma.

Ce sera encore plus utile lorsque vous devrez gérer les chiffres de vos centres de formation, tout se passera à partir de la même page, tous les chiffres seront présents, modulables et exportables au format Excel. Fini donc les multiples tableaux qu'il faut assembler pour analyser ses chiffres !

Pour obtenir les accès au multi-centres, vous devez nous contacter, via le support, pour que l'on active les droits sur votre abonnement et votre profil. Un nom pour identifier le multi-centres devra également nous être communiqué.

Attention, il faut bien, au préalable, que vous soyez administrateur dans différents centres Digiforma.

Une fois les droits activés, vous pourrez simplement vous connecter à votre profil et naviguer d'un compte à l'autre, comme d'ordinaire via le bandeau bleu situé en haut à gauche de l'écran.

Le nom de votre multi-centres apparaît sous l'identification de votre centre de formation pour vous indiquer que vous disposez bien des accès.

Néanmoins, depuis chaque compte des filtres vous permettront de voir tout ou partie des données des différents centres où que vous soyez. Voyons plus en détail ce qui change et comment ça marche !

La barre de recherche est enrichie du champ "Pour" qui vous permet de filtrer la vue selon le centre de formation souhaité.

Les sessions conservent leur classement initial dans les colonnes Projets, Planification en cours, Planifiées, Terminées.

Lorsque le filtre "Pour tous mes centres" est appliqué, une pastille comprenant le trigramme du centre de formation permet de visualiser à quel centre est rattachée chaque session.

Le trigramme correspond aux trois premières lettres du centre de formation.

Il n'est pour l'instant pas possible de changer de colonne une session, via le glisser-déposer, si on n'est pas positionné sur le compte du centre dont elle dépend. C'est une amélioration que nous avons déjà notée 💡

Si vos centres de formation présentent tous le même nom, vous pourrez les distinguer depuis l'onglet Compte > Mon organisme section Entreprise en renseignant le champ "Trigramme" avec un autre identifiant ou le numéro de département par exemple.

Le champ du filtre "Avec un programme" est amené à être enrichi en croisant les informations de tous les centres de formation.

Pour aborder sereinement cette partie, je vous invite à consulter notre article dédié à l'utilisation des rapports d'activité. Cela vous permettra de passer en revue les différentes actions possibles sur les tableaux de suivi et d'être plus familier avec cet aspect du logiciel 👉 Comment utiliser le Rapport d'activité > Suivi de l'activité ?

Toutes les vues du Suivi d'activité disposent d'un nouveau menu déroulant qui propose de cibler les résultats par centre de formation. Attention, une fois le centre sélectionné, il faut bien cliquer sur le bouton "Appliquer" pour actionner le filtre.

En complément, la colonne "Centre de formation" est disponible dans le tableau si l'on souhaite analyser toutes les données de tous nos centres et cibler un ou plusieurs sites.

L'export du tableau au format Excel est toujours disponible et vous permet, plus que jamais, de suivre à la loupe une formation, un client, un apprenant ou un intervenant à travers votre réseau de centres de formation.

Dans le Suivi des factures, on retrouve le même fonctionnement avec le filtre dans la barre de recherche à appliquer, et la colonne à ajouter.

Même fonctionnement également dans le Suivi commercial pour la vue Opportunité et la vue Devis, avec le filtre dans la barre de recherche à appliquer, et la colonne à ajouter.

La colonne "Commercial" vous permettra de piloter la performance de vos équipes.

Le multi-centres va vous permettre de partager vos programmes de formation à l'intégralité de votre réseau de centres de formation. Il va également vous permettre de synchroniser les modifications apportées sur un programme, mais aussi de partager les documents rattachés aux programmes.

Vous gagnez ainsi du temps si avez besoin de proposer le même programme à travers différents centres de formation, et si ultérieurement vous souhaitez faire évoluer le programme : en un clic les mises à jour seront effectives dans tous les centres.

Si vous souhaitez ouvrir un nouveau centre de formation et profiter de vos programmes déjà existants au format Digiforma, vous pourrez également utiliser la fonctionnalité du multi-centres pour enrichir la bibliothèque de programmes de votre nouveau compte !

Pour diffuser un programme, positionnez-vous sur le compte du centre de formation qui détient le programme d'origine.

Au sein d'un programme, une pastille nous indique la situation de partage du programme. Un bouton "Partager" est quant à lui disponible en haut à droite :

En cliquant sur le bouton "Partager", une page vous permettra de sélectionner les centres à qui vous souhaitez transmettre le programme, en cochant simplement les cases correspondantes. Cliquez ensuite sur le bouton "Partager" pour valider l'action.

La pastille de mon programme a évolué, je sais maintenant que mon programme est disponible dans tous mes centres :

Si je consulte le compte d'un autre de mes centre de formation, je retrouve bien le programme partagé. Il contient lui aussi une pastille m'indiquant la provenance du programme :

En complément, le partage de programme créée automatiquement la catégorie si elle n'existe pas dans les centres de destination.

En revanche, le programme n'est pas automatiquement mis en ligne sur le catalogue du centre de destination.

Les ressources associées de types documents extranet et documents privés sont également partagés. Le partage des évaluations suivra dans une version ultérieure.

Après qu'un programme soit partagé, chaque centre en dispose comme il l'entend. Si vous jugez néanmoins pertinente la mise à jour effectuée sur un centre, vous avez la possibilité d'actualiser le programme sur tous les centres grâce à la synchronisation.

Pour cela, après l'enregistrement des modifications, il faut simplement cliquer sur le bouton "Partager" :

Et valider les centres à qui partager ce programme actualisé, via les cases à cocher. Un message vous prévient des modalités de la synchronisation. Vous retrouvez également la version partagée du programme présente dans chaque centre :

Les modifications seront alors répercutées sur l'ensemble des centres sélectionnés. Cela vaut aussi bien pour les changements au sein du programme, comme pour les documents associés au programme que vous ajoutez ou supprimez.

Depuis l'onglet Bibliothèque > Évaluations, on retrouve la possibilité de partager les questionnaires grâce à la mention "Partager" :

On retrouve ici le même fonctionnement que pour le partage de programme : on sélectionne les centres à qui on désire partager nos formulaires et on clique sur le bouton "Partager" pour lancer le transfert.

Une pop-up nous confirme le traitement en cours :

En cliquant à nouveau sur le bouton "Partager" depuis l'onglet Bibliothèque > Évaluations, on retrouve l'historique des partages réalisés :

Depuis l'onglet Bibliothèque > Séquences e-learning, on peut partager ses contenus pédagogiques avec tout ou partie de notre réseau. Pour cela, il suffit de sélectionner une séquence et de cliquer sur le bouton "Partager" :

On retrouve ainsi notre page de partage afin de choisir les centres de destination des contenus et le bouton final "Partager" pour envoyer les éléments :

Le statut et l'historique de partage sont disponibles lorsqu'on appelle à nouveau la page de partage à partir d'une séquence e-learning :

NB : En cas de partage d'une séquence contenant un module SCORM ou une réalisation à un centre qui ne dispose pas de l'option E-learning avancé alors :

- Les apprenants du centre de destination pourront réaliser l'intégralité de la séquence sans être pénalisés. 👌

- Le centre de destination peut supprimer l'activité (SCORM ou réalisation) de sa séquence.

- Le centre de destination ne peut pas modifier l'activité pour laquelle il ne dispose pas des droits. Il sera redirigé vers une page de présentation de la fonctionnalité et sera invité à contacter le support Digiforma pour tout complément d'information.

💡 Si vous souhaitez en savoir plus sur cette option, rendez-vous ici 👉 Les fonctionnalités avancées du e-learning