Introduction : quelle différence entre automatisation et planification d'un e-mail ?
Dans Digiforma, vous pouvez envoyer des e-mails de façon instantanée, mais vous avez aussi la possibilité de planifier les envois à une date future. Pour cela, deux fonctionnements coexistent et vous permettront de réduire fortement votre charge mentale :
La planification manuelle : elle consiste à rédiger un e-mail ponctuel et à choisir une date et une heure d’envoi ultérieures. Concrètement, vous écrivez votre message aujourd’hui, mais vous décidez qu’il sera envoyé plus tard, sans intervention de votre part à l'instant T. Cette fonctionnalité vous permet de garder la maîtrise du contenu et du timing, tout en évitant les oublis et les envois de dernière minute. Elle est idéale pour anticiper sereinement, sans mettre en place de scénarios complexes.
L'automatisation va plus loin : il ne s’agit plus d’un envoi ponctuel, mais de règles définies à l’avance. Une fois les règles configurées, les envois se font sans intervention manuelle. Cela permet de gagner un temps considérable, de sécuriser les parcours et d’assurer une communication cohérente et systématique auprès de vos apprenants, de vos clients et de vos intervenants.
À noter que ces deux approches sont complémentaires et contribuent à réduire durablement votre charge mentale. Cet article est donc divisé en deux parties afin de comprendre le fonctionnement de chacune d'elle.
Fonctionnement de l'automatisation des e-mails
Cette fonctionnalité va vous permettre de configurer plusieurs e-mails qui seront automatiquement envoyés à vos apprenants, clients ou intervenants avant, pendant ou après leur session.
Configuration générale
Dans un premier temps, rendez-vous dans l'onglet Configuration > Automatisations > E-mails pour accéder à la configuration par défaut des e-mails automatiques. C'est cette configuration qui sera automatiquement mise en place lors de la création de vos prochaines sessions.
ℹ️ La fonctionnalité d'envoi automatique des e-mails n'est pas rétroactive, ce qui signifie qu'elle ne sera pas mise en place par défaut sur vos sessions déjà créées. Il vous faudra configurer manuellement les e-mails sur vos sessions existantes pour en bénéficier.
La configuration est simple. Vous avez la possibilité de planifier l'envoi automatique de chaque e-mail x jours avant/après le début/la fin de la formation de l'apprenant (pour les e-mails apprenants et clients) ou x jours avant/après le début/la fin de la session (pour les e-mails intervenant). Et il vous suffira ensuite de choisir le modèle d'e-mail que vous souhaitez utiliser parmi la liste des "Autres e-mails apprenants/clients/intervenants".
Lorsque vous avez correctement configuré vos e-mails automatiques, pensez à enregistrer avant de quitter la page.
Une fois l'enregistrement terminé, la configuration sera automatiquement mise en place sur les prochaines sessions que vous allez créer.
Adapter les e-mails automatiques à ma session
Comme évoqué précédemment, la configuration par défaut sera mise en place dès la création d'une nouvelle session. Rendez-vous dans l'onglet Suivi > E-mails > E-mails automatiques pour la consulter.
Ici, vous avez la possibilité de modifier chaque e-mail automatique configuré en changeant le délai d'envoi ou le modèle d'e-mail à utiliser. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des e-mails pour adapter l'envoi des e-mails à cette session en particulier.
ℹ️ Tout ce que vous effectuez dans cet onglet n'influera que sur cette session. Cela n'impactera ni votre configuration par défaut, ni vos autres sessions.
Prévisualiser et consulter les e-mails automatiques de ma session
Dans l'onglet E-mails planifiés vous pouvez prévisualiser la date d'envoi et le contenu des e-mails automatiques qui seront envoyés lors de votre session de formation.
ℹ️ Rappel : si vous avez sélectionné l'envoi d'e-mails en fonction de la date de début de formation de l'apprenant, le même e-mail pourra être dupliqué sur plusieurs lignes différentes pour respecter le parcours de chaque apprenant.
Exemple : Si un apprenant A commence sa formation le 7 janvier et un apprenant B le 14 janvier, alors ils recevront le même e-mail à 1 semaine d'intervalle.
Depuis les lignes de ce tableau, vous avez la possibilité d'annuler l'envoi d'un e-mail. Pas de panique, vous pourrez par la suite réactiver l'envoi de cet e-mail depuis l'onglet E-mails automatiques.
ℹ️ Il est important de noter que les e-mails automatiques s'adaptent aux évolutions de votre session. Cela signifie que si vous ajoutez ou supprimez des parties prenantes à votre session, la liste de diffusion de chaque e-mail sera mise à jour en fonction de ces changements. Il en est de même pour toutes modifications de dates dans votre session.
Néanmoins, si vous ajoutez une partie prenante après qu'un e-mail a déjà été envoyé, l'e-mail ne sera pas renvoyé. De même, si vous modifiez une date de votre session et qu'un e-mail se retrouve planifié dans le passé, il ne sera jamais envoyé.
Fonctionnement de la planification manuelle des e-mails
Tutoriel vidéo
Sur la courte vidéo ci-dessous, vous verrez comment planifier un e-mail étape par étape. Si vous préférez, vous avez juste en dessous les étapes rédigées avec des captures d'écran.
Tutoriel pas à pas
Dans votre session, depuis n'importe quel document que vous avez généré, choisissez l'option "Envoyer par mail" :
Choisissez votre ou vos destinataires, le modèle d'e-mail, réalisez les ajustements que vous souhaitez, puis cliquez sur les trois petits points à côté du bouton "Envoyer" sur "Planifier l'envoi" pour choisir la date d'envoi :
Vous pouvez alors :
choisir un délai prédéfini de type "dans un jour", "dans une semaine", "dans X mois", puis définir l'heure :
choisir une date définie en cliquant sur la date souhaitée dans le calendrier. Vous pourrez également sélectionner l'heure à laquelle vous souhaitez que le mail soit envoyé :
Validez ensuite en cliquant sur Planifier l'envoi.
Consulter les e-mails planifiés
Vous retrouverez ensuite tous vos mails en envoi planifié depuis la page de Suivi de votre session puis dans l'onglet E-mails > E-mails planifiés.
Vous pourrez visualiser le contenu de l'e-mail planifié en cliquant sur la flèche, et annuler l'envoi si vous vous êtes trompé.e et/ou ne souhaitez plus envoyer l'e-mail :
Les e-mails planifiés sont affichés sous format de tableau avec des filtres sur chaque colonne pour vous faciliter la recherche d'une information selon un critère donné : destinataire, date de l'envoi sujet etc.
E-mails planifiés et mise à jour des informations dans la session
A l'inverse de l'automatisation, lorsque vous passez par la planification manuelle d'un e-mail, ce seront les destinataires rattachés à la session au moment de la planification de l'envoi qui seront pris en compte.
Ainsi, si des apprenants ou clients sont ajoutés ou retirés de la session après que l'envoi de l'e-mail a été planifié, ou si leur statut est modifié, il faudra alors annuler cet envoi et en re-planifier un autre pour que les modifications de destinataires soient pris en compte.
Pour éviter de devoir mettre à jour les mails planifiés en cas de modifications dans la session, nous vous invitons à utiliser plutôt la planification automatique lorsque la fonctionnalité est disponible ! En effet, pour l'envoi des émargements, des convocations et des évaluations, cette fonctionnalité existe et prend bien en compte toutes les modifications de destinataires, de mail, de statut ou de date lors de l'envoi du mail. Pour tout savoir concernant ces 2 fonctionnalités, nous vous conseillons ces articles :